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Archivierung und Dokumentenmanagement nach GoBD


 

Die neuen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung gelten seit dem 1.1.2016. Man sollte sie nicht unterschätzen.
? Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
? Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
? Vollständigkeit
? Richtigkeit
? zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung
? Ordnung
? Unveränderbarkeit
Jeder Geschäftsvorfall ist zeitnah, d.h. möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung in einer Grundaufzeichnung oder in einem Grundbuch zu erfassen.
Fluch oder Segen könnte man sich schon alleine bei diesen Vorgaben fragen.
PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG ist der Software-Branchenhersteller und hat als einziger die Vorgaben in das Branchen-ERP WDV 2015 integriert. Mit einem enormen Vorteil: Alle Daten stehen der elektronischen Archivierung umgehend zur Verfügung und müssen nicht umständlich über eine Schnittstelle in ein Archivsystem transferiert werden.
Themen wie Integration von Rechnungseingangs- Workflows mit Eingabe des kompletten Buchungssatzes, Elektronische Ausgangsrechnungen, Angebots- und Auftragsarchivierung werden dabei zur schönsten Nebensache in der Einrichtung. Auch Mails und Word- oder Excel-Dokumente werden mit dem jeweiligen Vorgang verknüpft und stehen durchgängig zur Verfügung.
Je schneller, einfacher und sicherer dem Kunden die Rechnungen übermittelt werden, desto besser für Ihr Tagesgeschäft. Der Aufwand rund um Drucken, Lieferscheine kopieren, kuvertieren und versenden entfällt bei der Anwendung der eRechnung – Rechnungsversand per Mail – völlig. Und, der Geldeingang ist um Tage früher auf dem Konto zu verbuchen. Sendezeiten und Bearbeitungszeiten beim Kunden verkürzen immens.
Anwender der Branchensoftware WDV2015 erleben mit wenigen Schritten die Vorteile. Die Rechnungen werden passwortgeschützt und verschlüsselt als PDF/A-Datei per Mail an den Kunden versendet. „Die WDV bringt bereits alles mit, was für die eRechnung benötigt wird. Die Einrichtung ist kinderleicht, die Vorteile liegen auf der Hand.“, erläutert Beate Volkmann. Nicht nur der große Posten Porto wird eingespart, auch die Abrechnung und damit Bearbeitung beim Kunden erfolgt wesentlich schneller. Beide Seiten profitieren! Mit der Verschlüsselung und dem elektronischen Archiv der WDV2015 haben die Werke die Gewissheit, dass die Belege geschützt ankommen und auf im eigenen Hause langfristig sicher aufbewahrt werden. Denn Lagerkosten und Ordnerhaltung mit Ablage entfallen ebenso.
Mit PRAXIS haben die Unternehmen der Rohstoffzulieferwerke einen professionellen Partner, der die Prozesse und Abläufe seit über 25 Jahren kennt, die Entwicklung am Markt genauestens verfolgt und die Branchensoftware WDV2015 den Marktanforderungen kontinuierlich anpasst.

Die PRAXIS EDV-Betriebswirtschaft- und Software-Entwicklung AG wurde 1989 in Baden-Württemberg gegründet. Seit 1997 richtet sich der Fokus zunehmend auf die Branchensoftware WDV20xx und damit die Geschäftsprozessintegration von der Ausschreibung bis zur Kostenrechnung und Betriebsdatenerfassung und Terminal-Verwiegung für Zulieferbetriebe und Schüttgutunternehmen im Tief- und Straßenbau. Dazu kommt seit 2011 die IT-Automation und Managed Services von IT-Infrastrukturen für die Anwender der Software. Im Jahre 2012 ist der PxDigiStift© als ergänzendes Erfassungsinstrument eine Bereicherung für alle EDV-Anwender – dies völlig branchenneutral und bereichsübergreifend. Im Jahre 2013 wurde die softwaregestützte Baustellenlogistik mit BaustellenApp und LeanManagement entwickelt. Bau-Unternehmen im Asphalteinbau und Zulieferwerke werden erstmalig datenseitig vollkommen automatisiert vernetzt. Dadurch ist die PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG das erste deutsche Unternehmen, das diese zukunftsorientierte Vision verfolgt. Wichtig ist hierbei die Schließung von immer größer werdenden Bedarfslücken: IT-Prozess-Automation in zunehmend in homogenen und komplexen IT-Infrastrukturen bei mittelständischen Unternehmen zu einem bezahlbaren Preis. Das 25-köpfige Team ist der Schlüssel zum Erfolg und immer neuen Innovationen in den Branchen der Kies-, Sand-, Steine-, Erden-, Asphalt-, Transportbeton- und Baustoff-Recycling-Unternehmen und deren Werken, sowie den Bau-Unternehmen im Tief- und Straßenbau. Die Vernetzung der PRAXIS Software AG selbst mit den Branchenverbänden und Institutionen sichert das frühestmögliche Integrieren von Vorschriften und spezifischen Parametern in die Branchen-Anwendungen – und damit hohe Investitionssicherheit für die Kunden.
Mit über 3.500 Anwendern in Deutschland, Österreich und der Schweiz gehört in der Branchensoftware-Entwicklung WDV20xx für die Schütt-, Veredelungs- und Baustoff- Industrie zu den Marktführern. Durch die gesellschaftliche Integration in der BSM Business Software für den Mittelstand eG erweitert das Systemhaus elementar mit über 200 Fachkräften in den unterschiedlichsten Spezialbereichen die Kompetenz bundesweit.
Im November 2013 folgt die Gründung der PRAXIS Branchen-Software Schweiz GmbH für die Schweiz und Österreich mit eigenem Vertrieb und Kundensupport. Im April 2014 wurde mit PRAXIS Bayern in München das Vertriebs- und Servicekonzept für Bayern und Österreich ausgebaut.

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