Betriebsprüfung und elektronische Kassensysteme

Essen, 18. April 2016****Die elektronische Datenverarbeitung ist aus unserem Leben nicht mehr wegzudenken. Zahlreiche Hard- und Software erleichtern das Leben ungemein, beinhalten aber auch entsprechende Risiken. Gerade die elektronischen Kassensysteme sind aus dem Einzelhandel und der Gastronomie nicht mehr wegzudenken. Bei Betriebsprüfungen hat Dipl.-Finw. Bettina M. Rau-Franz, Steuerberaterin und Partnerin in der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert, leider immer wieder die Erfahrung gemacht, dass die Unternehmer, die diese Kassensysteme im Einsatz haben, gegen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verstoßen.

„Allgemein wird von den Unternehmern die Rechtsauffassung vertreten, dass sie ihren Aufbewahrungspflichten Genüge getan haben, wenn sie einen ordnungsgemäßen Z-Abschlag täglich in der Finanzbuchhaltung erfassen. Dies ist aber leider ein Irrglaube“, warnt Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz.

Bereits in den 90er Jahren wurden bei Einführung der elektronischen Kassen die sogenannten Bonrollen durch elektronische Tagesjournale ersetzt. In der Vergangenheit war die Bonrolle Bestandteil der Kassenführung und somit entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aufzubewahren. Als das elektronische Kassenjournal die Bonrolle ersetzte, war dieses Journal genauso aufbewahrungspflichtig wie seinerzeit die Bonrolle.

„Sehr viele Unternehmer haben dies missachtet und stehen im Rahmen von Betriebsprüfungen durch die Finanzverwaltung vor dem Problem, dass man ihnen vorwirft, gegen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verstoßen zu haben und somit – wenn z. B. bei Nachkalkulationen Kalkulationsdifferenzen entstanden sind – Zuschätzungen erfolgen, die zu einem erheblichen finanziellen Schaden, wenn nicht sogar zur Insolvenz, führen können“, berichtet Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz.