Blitzarchiv: Datenschutz gilt auch im Archiv / Mittelstand: Ungeschützte Aktenlagerung im Keller kann strafbar sein

Um den Jahreswechsel findet in vielen
mittelständischen Firmen das Umräumen der Akten statt – mit der
Gefahr, dass nicht mehr benötigte Akten und Belege ungesichert im
Keller gelagert werden. Das ist ein klarer Verstoß gegen das
Bundesdatenschutzgesetz, teilt die Aktentreuhand DE GmbH mit. Sie
weist darauf hin, dass auch Kellerarchive mit Zugangs- und
Zugriffskontrollen versehen werden müssen, um den gesetzlichen
Anforderungen an die Datenschutzgesetzgebung zu genügen. „Bei
eklatanten Verstößen wie beispielsweise der fortlaufenden
ungesicherten Aufbewahrung personenbezogener Daten wie Lohn- und
Gehaltslisten kann sich der Inhaber, Geschäftsführer oder Vorstand
strafbar machen“, warnt Benedikt Steinmetz, Geschäftsführer von
Blitzarchiv.

Für Mittelständler, die nicht selbst in Zugangs- und
Zugriffskontrollsysteme im eigenen Betrieb investieren wollen, bietet
Blitzarchiv unter www.blitzarchiv.de einen gesetzeskonformen
Archivierungsdienst an. Die nicht mehr benötigten Ordner werden in
versiegelten Kartons im Betrieb abgeholt, sicher eingelagert und im
Bedarfsfall binnen eines Tages wieder zurückgebracht. Mit Zäunen,
Toren, Sicherheitstüren, Sprinkler-, Brandschutz -, Alarm- , Video-
und Zugangskontrollanlagen sind die Unterlagen in jeder Hinsicht
geschützt. Die Einlagerung erfolgt anonym: Auf den Aktenkartons
stehen weder Firmenname noch Anschrift, sondern nur Zahlencodes.

Am Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen – je nach Unterlagen
in der Regel nach sechs oder zehn Jahren – übernimmt die
Aktentreuhand DE auf Wunsch die gesetzeskonforme Vernichtung der
Akten. „Bei der Entsorgung der betrieblichen Unterlagen sind die
gesetzlichen Auflagen ebenso strikt zu beachten wie bei der
Aufbewahrung und bei der ordnungsgemäßen und zeitnahen Vernichtung“,
erklärt Steinmetz.

Gesetzeskonforme Aufbewahrung, strikte Beachtung des
Datenschutzes, stringente Fristenüberwachung und ordnungsgemäße
Vernichtung – all dies bietet die Aktentreuhand DE AG unter
www.blitzarchiv.de mit wenigen Mausklicks. Kartons anfordern (in
einen Karton passen sieben Aktenordner), Aufbewahrungsfrist festlegen
(zum Beispiel sechs oder zehn Jahre) und entscheiden, ob die
Unterlagen nach Fristablauf zurückgeschickt oder nach
Bundesdatenschutzgesetz vernichtet werden sollen. Binnen Sekunden
sieht man online, was die Auslagerung pro Jahr und in Summe über die
Jahre hinweg kostet und kann sofort einen Account anlegen und
beauftragen. Die Rechnung wird online beglichen, die Kartenaufkleber
ausgedruckt. Schon am nächsten Tag – oder wann immer man bereit ist –
werden die Kartons im Betrieb abgeholt.

„Aus den Augen, aus dem Sinn und aus den Füßen“ nennt Blitzarchiv
Geschäftsführer Steinmetz das Verfahren, und sagt: „Die
Aktenauslagerung via Internet geht schneller und ist rechtssicherer
als das Umräumen in den Keller.“

Blitzarchiv (www.blitzarchiv.de), ein Dienst der Aktentreuhand DE
GmbH, ist das erste komplett automatisierte und anonymisierte
Aktenlager. Blitzarchiv übernimmt für seine Kunden die gesetzlichen
Anforderungen bezüglich der Aufbewahrungsfristen, des Datenschutzes
und der Aufbewahrung von Akten. Der Kunde behält dennoch die volle
Kontrolle über seine Geschäftsakten. Mit wenigen Klicks im
gesicherten und verschlüsselten Onlineportal bestimmt der Kunde die
Einzelheiten von Abholung, Lagerung und Rückholung der Akten oder die
Vernichtung der Akten nach Ende der vereinbarten
Aufbewahrungsfristen. Die Abholung der Akten durch Blitzarchiv
erfolgt schon am nächsten Arbeitstag – ganz gleich ob ein kompletter
Container oder nur ein einziger Aktenkarton ausgelagert wird. Die
Akten sind versichert, die Archivierung erfolgt anonymisiert, der
Kunde kann die Akten jederzeit über das Onlineportal zurück fordern.
Ergebnis: die Kunden von Blitzarchiv sparen Raum, Zeit und Geld.

Pressekontakt:
Weitere Informationen: Aktentreuhand DE GmbH, Postfach 50 01 32,
66063 Saarbrücken, E-Mail: presse@blitzarchiv.de, Internet:
www.blitzarchiv.de

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