BlueBioTech International GmbH: Frischer Wind für Softwarelandschaft und Geschäftsprozesse

Die BlueBioTech International GmbH vertreibt hochwertige Nahrungsergänzungsmittel. Seit über 40 Jahren entwickelt und produziert das Unternehmen Nahrungsergänzungsmittel aus natürlichen Rohstoffen – mit Leidenschaft für Qualität, Forschung und Nachhaltigkeit. Das Ergebnis sind innovative Produkte, die auf wissenschaftlicher Expertise basieren und einen wertvollen Beitrag zu Gesundheit und Wohlbefinden leisten.

Die Produkte der BlueBioTech International GmbH werden über verschiedene Verkaufskanäle vertrieben. Neben dem Direktvertrieb über einen eigenen Webshop verkauft das Unternehmen seine Waren auch über Drittanbieter-Marktplätze wie Amazon, Shop-Apotheke und Teleshopping-Kanäle, welche als Zwischenhändler agieren.

Zurück zum Standard und ab in die Cloud

Für die Abwicklung ihrer Geschäftsabläufe wurde bei der BlueBioTech International GmbH bisher die ERP-Anwendung Microsoft Dynamics NAV 2016 in einer individualisierten Form betrieben und insbesondere mit mehreren zusätzlichen Add-on Modulen an die Anforderungen der Prozesse im Versandhandel angepasst. Hierbei wurde ein großes Branchenpaket eingesetzt, welches viele Funktionen enthielt, die man nicht nutzte. Benötigte Funktionalitäten waren hingegen teils nicht vorhanden. Updates gestalteten sich in diesem komplexen Zusammenhang meist sehr aufwändig.

Auf dieser Grundlage bestand der Wunsch, mit der eingesetzten ERP-Lösung wieder möglichst standardnah arbeiten zu können und außerhalb dessen nur die spezifischen Prozesse umzusetzen, die einen wirklichen USP und Effizienzvorteile in der eigenen Organisation schaffen. Ein Update auf eine aktuelle Dynamics 365 Business Central Version war bei der BlueBioTech International GmbH somit ohnehin geplant. Dabei wollte das Unternehmen auch direkt die Chance zum Übergang in die Cloud nutzen, um die eigene Serverlandschaft nicht mehr selbst betreuen zu müssen.

„Um mit der modernen Geschäftswelt Schritt zu halten, haben wir bereits seit Längerem die Migration unseres Systems in die Cloud geplant. Die prisma informatik hat uns dann optimal bei der Realisierung des Übergangs unterstützt und gleichzeitig dafür gesorgt, dass wir mit der neuen Version der eingesetzten ERP-Lösung wieder möglichst standardnah arbeiten können.“ – Tanja Steinberg: Leitung Buchhaltung | BBT

Der Weg in die Cloud mit neuem Partner

Für die Realisierung des Updates und die Migration in die Cloud suchte die BlueBioTech International GmbH schließlich nach einem neuen kompetenten Partner, der sie während der Umsetzungsphase mit dem nötigen Know-how unterstützt und im Anschluss weiterhin betreut – und fand diesen in der prisma informatik GmbH. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Nürnberg konnte hierbei insbesondere durch seine Lösungskompetenz im Bereich Cloud, in Standardrückführungen und in Handelsprozessen überzeugen. Zudem konnte die prisma informatik GmbH die notwendige Integrationskompetenz bei der Cloud-to-Cloud Integration und bei hybriden Szenarien vorweisen. Zur Realisierung der Anforderungen wurde schließlich schon in den ersten durchgeführten Workshops gemeinsam eine tragfähige Lösungsarchitektur entwickelt.

Im Zuge der Einführung der neuen Dynamics 365 Business Central Version wurde auch das Dokumentenmanagementsystem im Unternehmen modernisiert.  Hier wurde ebenfalls auf die cloudbasierte Lösung von DocuWare migriert.

Neben einer Aktualisierung des ERP- und des Dokumentenmanagementsystems bestand bei der BlueBioTech International GmbH weiterhin die Anforderung, die E-Commerce-Prozesse im Unternehmen gänzlich zu integrieren. Mit dem Anbieter der Middleware Alumnio wurden die Prozesse zusammen mit der prisma informatik GmbH komplett in das neue Betriebsmodell in neuester Technik konzipiert und realisiert, sodass am Ende die Stammdatenversorgung der Webshops, die bidirektionale Auftragskommunikation sowie die Zahlungsabwicklung (z.B. mit PayPal) so in der Schnittstelle umgesetzt werden konnten, dass in Dynamics 365 Business Central nun wieder weitgehend mit den dort vorhandenen Funktionen weitergearbeitet werden kann.

Neue Möglichkeiten für Beschaffung und Produktion

Im Rahmen des Migrationsprojektes wurden darüber hinaus die Prozesse in den Bereichen Beschaffung und Produktion konsequent auf die neuen Möglichkeiten und die Module von Microsoft Dynamics 365 Business Central angepasst und optimiert. Die gesamte Prozesskette – von der Disposition und dem Einkauf der Rohstoffe über die Zwischenlagerung, den eigentlichen Herstellungs- und Verpackungsprozess bis hin zur Auslieferung – wird nun vollständig im ERP-System abgebildet und gesteuert. Durch die Integration der Fertigungsbetriebe und Lieferanten in die Systemlandschaft konnten die Produktionsabläufe transparenter gestaltet sowie eine effizientere Steuerung der gesamten logistischen Kette geschaffen werden.

Papierlose Prozesse für die Logistik

Auch die Logistik im Unternehmen wurde im Zuge der Migration optimiert. Ziel dabei war es, das Lager zu modernisieren bzw. zu digitalisieren. Bisher existierte bei der BlueBioTech International GmbH noch eine reine Papier-Kommissionierung. Diese wurde im Zuge des Projektes durch mobile Endgeräte wie Tablets und Handscanner abgelöst, was die Effizienz und die Qualität beim Kommissionieren erheblich steigert. Dabei soll künftig auch eine durchgängige Chargenverfolgung sichergestellt werden.

Im Bereich der Logistik wurde zudem die bestehende bisher lokal eingesetzte Versandlösung von DHL zum Druck der Etiketten und der Kommunikation mit dem Versender unter den Bedingungen eines Betriebsmodells ebenfalls in die Cloud migriert.

Optimierungen in weiteren Unternehmensbereichen

Neben der Modernisierung von ERP-System, E-Commerce, Produktion und Logistik wurden im Projekt noch weitere Optimierungen an der Systemlandschaft der BlueBioTech International GmbH durchgeführt. So wurden beispielsweise die Anforderungen des Kundenservice-Centers in den Funktionen noch einmal gemeinsam verbessert, sodass auch die Mitarbeitenden im telefonischen Kundenkontakt optimale Voraussetzungen für die Abwicklung ihrer Prozesse bei Bestellung, Rücksendung und Reklamation haben. Ebenso ermöglicht die erweiterte Systemunterstützung nun eine verbesserte Kostenkontrolle innerhalb der Wertschöpfungsprozesse im Bereich des Controllings bzw. des Finanz- und Rechnungswesens.

Im gemeinsamen Projekt konnte die prisma informatik GmbH die BlueBioTech International GmbH somit optimal bei der Modernisierung ihrer Systemlandschaft unterstützen. Neben der Aktualisierung, der Standardrückführung und der Cloud-Überführung des ERP-Systems und die Integration zahlreicher wichtiger Geschäftsprozesse konnten auch die Bereiche Produktion und Logistik maßgeblich modernisiert und optimiert werden.

prisma informatik GmbH wurde im Oktober 2006 gegründet. Das Leistungsspektrum umfasst Dienstleistungen und Lösungen auf Basis der Microsoft-Technologie Microsoft Dynamics 365 für mittelständische Unternehmen insbesondere aus den Bereichen Technischer Großhandel, Finance, Projekte und Services sowie Industrie. Zusätzlich setzt prisma informatik im Bereich Business Intelligence die Anforderungen der Kunden mit den innovativen Self Service BI-Lösungen von Qlik um. prisma informatik übernimmt Projektimplementierung, Konzeption und Realisierung von komplexen Systemen. Projektarbeit, langfristige Fortentwicklung und Betreuung erfolgen aus einer Hand. Die Anwender der Lösungen von prisma informatik sind national und international agierende Unternehmen.

Die zum Januar 2018 gegründete prisma csp GmbH verstärkt das Portfolio der Gruppe um Cloud Solutions und Systemintegration. Zudem ist sie autorisierter DocuWare Cloud Partner.