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Compraga beschert Voith Industrial Services erhebliche Einsparungen von bis zu 45 Prozent

Durch die Einführung innovativer Einkaufsprozesse spart Voith Industrial Services, führender Anbieter von technischen Dienstleistungen für Schlüsselindustrien wie Automotive, Energie und Chemie, Kosten von bis zu 45 Prozent im Ad-Hoc- und Longtail-Bereich ein. Möglich geworden ist diese Optimierung durch einen Best Practice Prozess, den Compraga, Spezialist für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Einkauf und Finanzen, in Zusammenarbeit mit Lufthansa Air Plus Servicekarten entwickelt hat.

Seit 2014 wickelt Voith Ad-Hoc Beschaffungsvorgänge und Longtail-Lieferanten (Lieferanten mit wenigen Transaktionen) über einen gemeinsamen Prozess von Compraga und Lufthansa Air Plus effizient ab. Dabei kaufen die Mitarbeiter von Voith neben der Beschaffung über Rahmen- und Einzelverträge sowie E-Procurement im Namen und auf Rechnung von Compraga ein. Die Ware geht direkt an den jeweiligen Mitarbeiter oder eine Niederlassung von Voith.

Die bei Compraga eingehende Rechnung wird auf ihre umsatzsteuerliche Korrektheit geprüft und dem Mitarbeiter per elektronischem Workflow zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet. Im Rahmen der Freigabe gibt der Mitarbeiter auf Basis vorgegebener Listen Kostenstelle und Sachkonto an, wodurch sich die Datenqualität deutlich erhöht. Anschließend wird eine Lufthansa Air Plus Purchasing Karte von Voith mit allen relevanten Daten belastet und die Lieferantenrechnung bezahlt. Für Mitarbeiter und Verantwortliche im Einkauf stehen zahlreiche bedürfnisgerechte Auswertungen zur Verfügung, die die Transparenz des Prozesses erheblich steigern.

Durch die Etablierung der neuen Abläufe ist es Compraga gelungen, die Prozesskosten bei Voith um rund 45 Prozent zu senken. Die Einsparungen ergeben sich durch reduzierte Lieferantenanlagen und eingesparte Teil-Prozessschritte für die Rechnungsprüfung und Buchung. Die Nutzung des Compraga-Prozesses reduziert neben der Anzahl der Lieferanten im System auch die Anzahl der eingehenden Rechnungen, die aufgrund der Kontierung und elektronischen Freigabe im Idealfall direkt verbucht werden. Daneben hat die Abwicklung über Compraga auch einen Vorteil für das Working Capital Management. Lieferanten werden direkt und unverzüglich bezahlt, die Belastung über Air Plus erfolgt später. Zudem können Preise und Einkaufskonditionen sowie die Ausgaben einzelner Kostenstellen und -träger effektiv analysiert werden.

Das Feedback der Lieferanten von Voith ist durchweg positiv. Durch klare Regelungen auf den Einkaufskarten und den begleitenden Dokumenten wird der Einkaufsprozess von Lieferanten jeder Branche wie Werkstätten, Händler und lokale Baumärkte akzeptiert. „Mit unserem neuen Prozess können unsere Kunden im Bedarfsfall flexibel und schnell reagieren und trotzdem Ihre Prozesskosten im Ad-Hoc- und Longtailbereich um bis zu 45 Prozent reduzieren. Von den über 3.000 angebundenen Lieferanten sowie den Mitarbeitern unserer Kunden wird der Prozess sehr gut angenommen“, betont Dr. Donovan Pfaff, Geschäftsführer der Compraga.

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