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Dank Marketingportal Fehlerquote minimieren

Das Unternehmen mit über 2000 Mitarbeitern stellt dem Vertrieb und seinen Interessenten rund 30 unterschiedliche Produktbroschüren in verschiedenen Sprachen zur Verfügung. Der Versand der einzelnen Broschüren erfolgte bisher durch die Marketingabteilung, meistens durch den Praktikanten: Entgegennahme der Bestellungen per E-Mail, Telefon oder persönlichen Kontakt. Abzählen und Verpacken der Broschüren in ein Postpaket. Ein Anschreiben an den Interessenten in einer Texterstellungssoftware erstellen, hierfür den zuständigen Vertriebsmitarbeiter aus einer Liste raussuchen. Ihn anschließend per E-Mail über die Bestellung informieren. Eventuell saisonale Werbematerialien mit in das Paket legen, wie zum Beispiel einen Kalender. Das Paket je nach Gewicht und Bestimmungsland richtig frankieren und je nach Zielland Zollpapiere erstellen. Durch die Bearbeitung der „ungeliebten“ Aufgaben durch mehrere Personen ist es schwierig den Gesamtüberblick zu behalten. Es gibt keine automatischen Auswertungen über die einzelnen Abrufe und die Lagerbestände. Nachproduktionen müssen manuell bei der jeweiligen Druckerei bestellt werden. Hohe Fehlerquote beim bisherigen Ablauf, da fast alle Arbeitsschritte manuell und nicht automatisch ausgeführt werden.

Ortmaier Druck hat für den Kunden nun ein Marketingportal auf Basis von Web-to-Print eingerichtet, welches auch auf der Internetseite des Kunden integriert ist. Der Interessent des Kunden kann nun ganz bequem durch die vorhandenen Produktkataloge stöbern und diese in der gewünschten Sprache und Menge direkt über die Webseite bestellen. Beim Dienstleister Ortmaier Druck liegen diese Kataloge auf Lager. Der Fulfillment-Dienstleister übernimmt dabei das Kommissionieren der Bestellung sowie das Beilegen von Werbeartikeln je nach Saison, zum Beispiel Imagebroschüren, Schokoladen-Nikoläuse oder Kalender. Das Marketingportal erzeugt automatisch ein Anschreiben mit den Kontaktdaten des zuständigen Vertriebsmitarbeiters, der über die Bestellung per automatisiertes E-Mail informiert wird. Im Anschluss folgen das Verpacken und das Frankieren sowie das Erstellen eventueller Zollpapiere. Die Bestellung ist mit der Postauflieferung durch die Firma Ortmaier abgeschlossen. Darüber hinaus erhält die Marketingabteilung des Unternehmens eine Statistik über abgerufene Produktkataloge. Sobald ein definierter Mindestbestand von Artikeln erreicht wird, bekommt Ortmaier Druck vom System eine Meldung und kann eine Nachproduktion der Artikel veranlassen bzw. Rücksprache mit dem Kunden halten.

Fazit: Die ungeliebte und aufwändige Aufgabe des Broschürenversands wurde komplett zu Ortmaier Druck ausgelagert. Der Kunde profitiert nun von dem professionellen Lagermanagement, das Fulfillment-Dienstleister Ortmaier Druck, für mehrere Kunden – und dadurch sehr günstig – anbieten kann. Es müssen nicht mehr regelmäßig neue Personen eingewiesen werden, Nachproduktionen erfolgen automatisch. Dies alles führte zu einer Senkung der Fehlerquote, Zeiteinsparung und zu mehr Transparenz.

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