Das Finanzamt zahlt bei der Geburtstagsfeier in der Firma mit

In den meisten Firmen ist es üblich, dass ein
Arbeitnehmer anlässlich seines Geburtstags für die Kollegen und
Vorgesetzen eine Verpflegung stellt. Ob selbstgebackene
Geburtstagstorte, Häppchen oder eine Runde Leberkäs-Semmeln vom
Metzger, die Kosten einer dienstlichen Geburtstagsfeier waren lange
nicht als Werbungskosten absetzbar, da solche Bewirtungen den
gesellschaftlichen Gepflogenheiten zugeordnet wurden. Aber der BFH
lässt es seit einem Urteil von 2016 zu und erkennt betriebliche
Bräuche an.

„Trotz des vornehmlich privaten Anlasses können die Kosten einer
betrieblichen Geburtstagsfeier in vollem Umfang als Werbungskosten
abgesetzt werden, wenn ein klarer Zusammenhang zwischen dem Aufwand
und den Einkünften besteht“, erklärt Mark Weidinger, Vorstand der
Lohnsteuerhilfe Bayern e.V. (Lohi). Daher muss jeder, der die Kosten
seiner betrieblichen Geburtstagsfeier im Rahmen der
Einkommensteuererklärung abziehen möchte, dem Finanzamt plausibel
darlegen, dass der gesamten Ausrichtung seiner Feier berufsbezogene
oder betriebliche Sachverhalte zugrunde liegen.

Diese Kriterien sprechen für eine Absetzbarkeit

Kommen zum privaten Anlass des Geburtstags weitere berufsbezogene
Gründe für die Feier hinzu, kann der Einreicher beim Finanzamt
punkten. Berufsbezogene Aspekte können beispielsweise der Ausbau des
beruflichen Netzwerkes, die Pflege des Betriebsklimas, das Fördern
eines kollegialen Miteinanders oder ein Dank an die Mitarbeiter durch
den Chef sein. Und schon ist der Anlass nicht mehr nur rein privat.

„Die geladenen Gäste sollten ausschließlich aus dem betrieblichen
Umfeld stammen“, rät der Steuerexperte. Werden private Freunde,
Bekannte und Familie eingeladen, wird es mit dem anteiligen
Werbungskostenabzug schwierig und das Finanzamt lehnt in der Praxis
häufig ab, obwohl eine Aufteilung der Aufwendungen nach der Herkunft
der Gäste nach einem Urteil des BFH erfolgen kann. Entscheidend ist,
dass die eingeladenen Kollegen nicht anhand des Kontaktgrades, der
Sympathie oder anderen Kriterien ausgewählt werden. Es sollte die
komplette betriebliche Einheit, wie Abteilung, Division oder Sparte,
zur Feier eingeladen werden. Umfasst die Gästeliste zum Beispiel alle
Auszubildenden oder alle Außendienstmitarbeiter, so ist das auch
akzeptiert.

Betriebliche Traditionen spielen eine Rolle

Weitere Kriterien für eine steuerliche Anerkennung der
Geburtstagsfeier können der Veranstaltungsort, das Organisationsteam
und die Tageszeit sein. Es ist vorteilhaft, wenn andere Mitarbeiter
aus der Firma, wie z.B. eine Sekretärin oder Kollegen, bei der
Organisation der Feier miteingebunden werden. Findet die
Veranstaltung während der üblichen Arbeitszeiten oder sogar teilweise
auf Arbeitszeit statt, so kann man davon ausgehen, dass der
Vorgesetzte und damit der Arbeitgeber seine Zustimmung zur Feier
erteilt hat. Völlig unstrittig wird es, wenn als Veranstaltungsort
ein Besprechungszimmer, Seminarraum, Pausenraum oder eine Werkhalle
auf dem Betriebsgelände gewählt werden.

Zu guter Letzt wird der prüfende Finanzbeamte einen Blick auf die
Kosten der Geburtstagsfeier werfen. Diese sollten nicht überhöht
sein, sondern im Rahmen des üblichen liegen. Wer seinen Kollegen
Kaviar und Champagner kredenzt, wird in der Regel schlechte Karten
haben, es sei denn, diese Art von Verpflegung ist in der Branche
üblich und hat Firmentradition. Ein anderes No-Go ist es, wenn
Vertreter aus Politik und Presse oder andere Repräsentanten außerhalb
der Firma eingeladen werden. „Das spricht dann für eine
gesellschaftlich repräsentative und nicht betrieblich begründete
Feier bei Angestellten“, erklärt Mark Weidinger. Hierfür gelten beim
Werbungskostenabzug andere Regeln.

Durchdachte Planung und Dokumentation helfen

Letztendlich obliegt es dem Finanzamt, anhand der Umstände im
einzelnen Fall zu entscheiden, ob eine Anerkennung als Betriebsfeier
stattfindet. Da die Beweislast beim Einreicher liegt, wird eine gute
Planung und Dokumentation der Feier gegenüber dem Finanzamt
empfohlen. Dazu zählen die Einladungen und die Gästeliste, die z. B.
idealerweise per E-Mail verschickt werden. Die Catering-Kosten müssen
selbstverständlich mit einer Rechnung belegt werden. Auch offizielle
Fotos von Seiten des Arbeitgebers können manchmal hilfreich sein, um
sich von einer privaten Party abzugrenzen.

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Kontakt für Rückfragen:

Jörg Gabes, Pressereferent
Tel: 09402 503159 / E-Mail: j.gabes@lohi.de
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