Der Landkreis Hameln-Pyrmont bearbeitet seine Dokumente mit nscale von Ceyoniq

Der Landkreis Hameln-Pyrmont bearbeitet ein monatliches Volumen von mehr als 2500 Rechnungen. Bei durchschnittlich drei Seiten je Rechnung sind das pro Jahr mindestens 90000 Seiten rechtsrelevanter Dokumente.

„Um den rechtlichen Anforderungen zu entsprechen und die Effizienz in der Bearbeitung zu steigern, haben wir uns dafür entschieden, unkompliziert in das Thema digitale Rechnungsbearbeitung einzusteigen.“, erklärt Rainer Thielke, Leiter Referat Personal/IT/Presse des Landkreises Hameln-Pyrmont. „Ein skalierbares und vor allem zuverlässiges System war für unsere Anforderungen unabdingbar. nscale hat uns überzeugt, da es als Standardprodukt in der Lage war, unsere architektonischen und funktionalen Anforderungen vollständig abzudecken. Die elektronische Recherche ermöglicht es, sich auf das Kerngeschäft und nicht auf das Suchen zu konzentrieren.“

In weniger als drei Monaten wurden im Rahmen eines gemeinsamen Projekts sowohl SAP als auch nscale implementiert. Die Einführung von SAP betreute der Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO). Zeitgleich wurde die nscale-Lösung von Ceyoniq implementiert.

„Spätes Ablegen mit Barcode“ – der unkomplizierte Einstieg in die digitale Eingangsrechnungsbearbeitung

Bei der Ablage von Eingangsrechnungen setzt der Landkreis das Szenario „Spätes Ablegen mit Barcode“ ein. Beim Buchen der Eingangsrechnungen wird eine entsprechende Anordnung ausgedruckt, welche einen Barcode enthält. Seine Speicherung in SAP macht eine manuelle Barcodeerfassung überflüssig.

Die Eingangsrechnung samt Anordnung wird durch den Buchungsprozess geleitet und abschließend gescannt und archiviert. Der Barcode wird dabei automatisch erkannt, an SAP gemeldet und eine Verknüpfung zwischen gebuchtem Beleg und Dokument hergestellt. Anschließend können die Dokumente in SAP PSCD (Public Sector Collection and Disbursement) recherchiert und angezeigt werden.
Zusätzlich können die Mitarbeiter des Landkreises sämtliche in SAP abgelegten Dokumente aus dem nscale Desktop und nscale Desktop Web recherchieren. Dabei stehen dem Anwender die SAP-Attribute auch in den Suchmasken des nscale Desktop zur Verfügung. Die Replikation dieser Attribute erfolgt automatisch mit dem nscale for SAP Replication Service.

Die Dokumenten-Management- und Archivlösung des Landkreises besteht aus der nscale-Plattform mit den Komponenten nscale Server, nscale Desktop und nscale for SAP sowie den entsprechenden Hardware-Komponenten. Über das Speichern der geschäftsbezogenen Dokumente hinaus bietet nscale zusätzlich deren revisionssichere Archivierung sowie den unternehmensweiten Zugriff auf die abgelegten Daten.

Ausblick:
Im nächsten Projektschritt ist die Umsetzung der Anforderungen hinsichtlich Workflow mit integrierter digitaler Signatur geplant. Basis dieser Planung sind die neuen EU-Dienstleistungsrichtlinien. Hiernach ist die öffentliche Hand künftig verpflichtet, jeden „Kunden“ elektronisch in festgelegten Zeiträumen zu bedienen. Von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Genehmigung des Antrages soll der Kunde an die Hand genommen werden. Diese europaweit geltende Regelung setzt voraus, dass die zuständigen Behörden vorbereitet sind.

Darüber hinaus soll die herkömmliche Archivfläche begrenzt werden. Im Jahr 2009 soll ein Projekt aufgesetzt werden, die Papier-Archivflächen bis zum 31.12.2010 dauerhaft „einzufrieren“. Voraussetzung hierfür ist eine flächendeckend laufende digitale Alternative. Zusätzlich bietet das Projekt auch die Gelegenheit, die bestehenden Prozesse auf ihr Optimierungspotential zu prüfen. Rainer Thielke: „Die Herausforderung des Projekts wird nach meiner Einschätzung nicht die Hard- und Software sein, sondern ob es uns gelingt, die Kolleginnen und Kollegen mitzunehmen.“

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