Effiziente Archivierung von Dokumenten aus der Personalabrechnung

amburger Software (HS) bietet ab sofort ein Archivierungsmodul für sein Lohnprogramm HS Personalabrechnung an. Mit der Lösung können Unternehmen Dokumente aus der Personalabrechnung elektronisch ablegen und dadurch Geld, Platz und Zeit sparen, wie der Hersteller meldet.

„Viele Personaler in kleineren bis mittelgroßen Firmen wünschen sich eine smarte Lösung, mit der sie sich das lästige Ausdrucken und Abheften von Dokumenten aus der Lohnabrechnung und die mühsame Suche danach ersparen. Mit der HS Personalabrechnung und dem Erweiterungsmodul Archivlösung erfüllen wir unseren Kunden diesen Wunsch“, sagt HS Produktmanager Christian Seifert. Seinen Angaben zufolge rentiert sich die elektronische Archivierung bereits dann, wenn beispielsweise in der Personalabteilung eines 80-Mitarbeiter-Betriebs pro Sachbearbeiter monatlich mehr als 50 Sekunden für das Handling von Papierdokumenten aufgewendet werden. Die Ersparnis an Papier, Toner oder Tinte ist in diesem Rechenbeispiel noch nicht berücksichtigt.

Aufruf archivierter Dokumente mit der Lohnsoftware

Mit der Software lassen sich rund 20 verschiedene Dokumentenarten, die im Rahmen der Lohnabrechnung entstehen, revisionssicher und automatisch archivieren sowie anschließend mit der HS Personalabrechnung direkt aufrufen. Dazu gehören Verdienstabrechnungen, Lohnsteueranmeldungen und alle Bescheinigungen, die mit dem HS Modul Elektronisches Bescheinigungswesen erstellt werden.

Skalierbare Lösung

Die Archivlösung lässt sich laut Hersteller leicht einrichten und sofort nutzen. „Unternehmen, die künftig auch ihre Personalakten digitalisieren möchten, können jederzeit auf das funktionell umfangreichere HS Personalwesen und die HS Digitale Personalakte umsteigen“, erläutert Christian Seifert. Diese Lösung biete die zusätzliche Möglichkeit, dem Archiv auch programmexterne Dokumente hinzuzufügen, so der Produktmanager.

Die Initiative Mittelstand hat die Archivlösung von HS im Rahmen der Verleihung des Innovationspreis-IT in der Kategorie ERP mit dem Zertifikat „Best of 2012“ ausgezeichnet (www.innovationspreis-it.de).

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HS – Hamburger Software (HS) ist mit rund 100.000 Installationen in Deutschland und Österreich einer der führenden deutschen Hersteller betriebswirtschaftlicher Software. Seit 1979 entwickelt und vertreibt HS systemgeprüfte, branchenunabhängige Lösungen für Auftragsbearbeitung, Finanzbuchhaltung und Personalwirtschaft.

Mehr als 26.000 Kunden – vom Kleinbetrieb bis zum Großunternehmen – setzen auf die Erfahrung und die Anwendungen des ERP-Spezialisten. Monatlich werden über 1.000.000 Löhne und Gehälter mit der Software abgerechnet.

In Teilbereichen der Entwicklung arbeitet HS mit der DATEV zusammen. Im Rahmen dieser strategischen Kooperation bietet die DATEV ihren Kunden die Warenwirtschaftssoftware von HS seit 2001 unter eigenem Namen an.