Effiziente Verwaltung der Reisekosten

In Ihrem Unternehmen gibt es regelmäßig Außentermine, für die Sie Mitarbeiter auf Reisen schicken müssen? Dann kennen Sie mit Sicherheit das Problem der Reisekostenabrechnung. Nicht nur die Mitarbeiter selbst, auch die Finanzabteilung hat alle Hände voll damit zu tun, Rechnungen zu prüfen und Spesen einzureichen. Dabei geht wertvolle Zeit verloren, die für wichtigere Dinge auf der Arbeit notwendig wäre. Wir möchten Ihnen deshalb gerne verraten, wie Sie Ihre Reisekosten künftig schnell und einfach verwalten können, ohne großen Aufwand betreiben zu müssen. Lassen Sie Geschäftstermine für alle Beteiligten zu einem wahren Genuss werden!

Schluss mit der Vorkasse

Geschäftstreffen sind für Unternehmen von großer Bedeutung und der Großteil aller Arbeitnehmer packt gerne seinen Koffer, um aus beruflichen Gründen auf Reisen zu gehen. Allerdings gibt es auch einige Haken an der Sache, die Geschäftsreisende noch heute ziemlich ärgern. Einer der wesentlichen Punkte ist dabei die Tatsache, dass die meisten Mitarbeiter während der Geschäftsreise noch immer in Vorkasse treten müssen und ihre Reisekosten im Nachhinein bei der Firma einzureichen haben. Das drückt nicht nur auf den eigenen Geldbeutel, sondern erfordert auch zusätzliche, unbezahlte Arbeit. Wir stellen Ihnen folgend drei Alternativen vor, mit denen Sie dieses Ärgernis verhindern können:

• Firmenkreditkarte: Es gibt Unternehmen, die eine Firmenkredite schon vor einiger Zeit eingeführt haben. Viele Unternehmen sträuben sich aber davor und fürchten hohe zusammenhängende Kosten. Sämtliche Kreditanbieter haben allerdings spezielle Angebote für Firmen entwickelt, über welche für ein und dasselbe Konto individuelle Kreditkarten für alle Mitarbeiter erhalten werden können. Dies ist eine der günstigsten Alternativen für Geschäftsreisende. Der Kopf ist in diesem Fall frei für das Wesentliche, da weder über das eigene Budget, noch über eine folgende, anstrengende Abrechnung der Spesen nachgedacht werden muss.

• Online Programm fürs Reisekosten-Management: Mobil oder online – es gibt heute vorteilhafte Programme wie zum Beispiel das Rydoo Reisekosten Management, welches von Firmen wie Deloitte eingesetzt werden, die Sie bei Ihrer Reisekosten-Abrechnung unterstützen. Zwar erfolgt die Abrechnung nicht vollautomatisch, doch Sie wird Ihnen wesentlich erleichtert. Zu den Funktionen eines solchen Programms gehören Echtzeit-Abrechnungen per Fotoscan von Rechnungen und die automatische Überprüfung der Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien. Sowohl Mitarbeitern als auch der Finanzabteilung wird auf diesem Weg eine Menge Arbeit abgenommen.

• Unterstützung aus dem Reisebüro: Viele Reisebüros haben sich auf Geschäftsreisen spezialisiert und bieten Unternehmen moderne Lösungen für die gefürchtete Reiseabrechnung an. Erfahrene Mitarbeiter kümmern sich hier vollständig um die administrativen Aufgaben. Sämtliche Belege und Rechnungen werden nicht nur geprüft, sondern auch mit den gesetzlichen und steuerrechtlichen Vorgaben abgeglichen. Damit erledigen sich Ihre Reisekostenabrechnungen einfach per Outsourcing.

Stressfrei auf das Wesentliche konzentrieren

Haben Sie erstmal eine kostengünstige und praktische Lösung für die Verwaltung der Reisekosten gefunden, ist die Bahn frei für künftige Geschäftstermine im In- und Ausland. Die Zufriedenheit der Geschäftsreisenden wird deutlich steigen, wenn Ihnen diese Last von den Schultern genommen wird. Besonders dankbar werden Ihnen Ihre Mitarbeiter sein, wenn auch die Planung bezüglich des Transports und der Übernachtung einen problemlosen Aufenthalt ermöglicht. Sie profitieren als Unternehmen davon, dass Ihre Mitarbeiter zu 100% bei der Sache sind und mit großer Motivation die nächste Geschäftsreise antreten. Im Endeffekt genießt es schließlich jeder, hin und wieder das Büro verlassen zu können und einen, wenn auch nur vorübergehenden, “Tapetenwechsel” zu erleben.