Effizienz 2013 – Wettbewerbsvorteile mit Managed Document Services erzielen / Warum Unternehmen ihr Dokumentenmanagementüberdenken sollten

Wer sein Dokumentenmanagement optimal und
effizient gestalten will, sollte auf einfach zu bedienende und
durchgängige Managed Document Services (MDS) setzen. Die TA
Triumph-Adler GmbH, der deutsche Marktführer im Document Business,
unterstützt Unternehmen dabei, schlanke und bedarfsgerechte
Dokumentenprozesse zu etablieren und Kosten einzusparen. Nach den
Erfahrungen der MDS-Spezialisten verbergen sich hinter den oft
komplexen Dokumenten-Prozessen in den Unternehmen erhebliche
Einsparpotenziale.

Aktuellen Studien zufolge verdoppeln Unternehmen alle zwei Jahre
die Anzahl ihrer Dokumente. Dadurch erhöht sich nicht nur der Aufwand
für deren Verwaltung. Das herkömmliche Drucken, Faxen, Kopieren und
Archivieren ist zudem mit hohen Kosten verbunden – von der
Anschaffung der Hardware über die Wartung der Systeme bis hin zur
Bereitstellung von Verbrauchsmaterialien. Deutsche Unternehmen geben
etwa 34 Milliarden Euro jährlich allein für das Drucken von
Dokumenten aus. Für Christopher Rheidt, General Manager Corporate
Sales & Marketing der TA Triumph-Adler GmbH, ist dies nicht nur
Ausdruck der gewachsenen Bedeutung der Dokumentenverwaltung im harten
Wettbewerb der Märkte. Er ist auch überzeugt: „Hinter dieser
eindrucksvollen Zahl verbergen sich auch Einsparpotenziale, die die
Effizienz der Systeme sowohl in Unternehmen wie auch öffentlichen
Verwaltungen deutlich erhöhen.“

So werden prozessbedingte Einsparpotenziale, etwa mittels
digitaler Archivierung, heute vielfach noch immer nicht ausreichend
genutzt. Doch gerade in den Prozessabläufen rund um den
Dokumenten-Workflow verbergen sich die größten Kostenfallen. „Auf die
Hardwarekosten entfallen gerade einmal 15 Prozent der Gesamtkosten
für den Betrieb einer Drucker-Infrastruktur“, weiß Rheidt. „Deshalb
lässt sich das Dokumentenmanagement erst durch den Einsatz einer
individuell zugeschnittenen Lösung für das Asset- und
Systemmanagement wie wir sie mit KIRK anbieten, durchgängig
vereinfachen und damit effizienter gestalten.“ In der Regel lassen
sich auf diese Weise über 50 Prozent des typischen Aufwands
einsparen.

Reine Print-Services greifen in diesem Kontext erheblich zu kurz.
Insbesondere mit KIRK hat der Nürnberger Spezialist für das Document
Business eine herstellerunabhängige Lösung auf den Markt gebracht,
die das Verwalten und Steuern von Systemlandschaften fremder
Hersteller genauso einfach macht wie das von eigenen Systemen. Auf
diese Weise lässt sich der notwendige Dokumentenfluss effizient,
nutzenorientiert und damit kostengünstig gestalten. „Wir richten
unsere MDS-Lösungen kundenindividuell vor allem auf eine intelligente
und durchgängige Automatisierung von Arbeitsabläufen und Prozessen
aus“, stellt Christopher Rheidt fest. Der Vorteil solch
ganzheitlicher Lösungen liegt in der Vereinfachung von Prozessen
entlang des gesamten Dokumenten-Workflows, von der Beschaffung über
den Betrieb bis hin zur Entsorgung von Druckern,
Multifunktionsgeräten und Kopiersystemen. „Unsere Erfolgsformel
lautet: Mit vereinfachten Prozessen verschaffen wir unseren Kunden
Gewinn. Gewinn an Zeit, Geld und Flexibilität.“

In einer immer komplexer werdenden Geschäftswelt sollten
Unternehmen Dienstleister auswählen, die herstellerunabhängig alles
aus einer Hand anbieten, die die Prozesse beherrschen und ihnen
modulare Services ganz individuell implementieren können. Die
Unternehmen profitieren besonders von zentralen und ganzheitlichen
Echtzeit-IT-Services und einem leistungsstarken Asset- und
Systemmanagement. Lösungen „von der Stange“ oder überdimensionierte
Lastenhefte funktionieren eben nicht, sondern kosten nur.

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