Fristen zur Aufbewahrung von Dokumenten

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Fristen zur Aufbewahrung von Dokumenten

Für alle Arten von Dokumenten gibt es eine andere Aufbewahrungsfrist. Wie lange muss ein Lieferschein, eine Rechnung oder ein Bewirtungsbeleg aufbewahrt werden? Wir zeigen Ihnen eine Auflistung der wichtigsten Aufbewahrungsfristen auf.

Zu klären ist zuerst der Zeitpunkt der letzten Eintragung in den jeweiligen Unterlagen, bevor Sie diese in den Reißwolf geben. Denn die Fristen beginnen nicht in jedem Fall am Tag nach Ende des Geschäftsjahres auf das sich Unterlagen und Dokumente beziehen, sondern erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im Dokument die letzte Eintragung gemacht wurde. Addieren Sie also die Aufbewahrungsfrist, beginnend mit dem folgenden Kalenderjahr.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie steuerrechtlich in der Abgabeordnung (AO) geregelt. Die Frist zur Aufbewahrung von Dokumenten ist im HGB geregelt. Es wird darin zwischen sechs und zehn Jahren unterschieden. Für welche Art von Dokument welche Frist gilt, wird wiederum in der Abgabeordnung geregelt, wenn das Handelsgesetzbuch darüber noch keine vollständige Aussage getroffen hat. In welcher Form bestimmte Dokumente aufbewahrt werden müssen (ob digital, als Kopie oder Original), ist ebenfalls in der Abgabeordnung festgehalten.

Einhaltung der Aufbewahrungsfristen

Wenn das Finanzamt die Vorlage eines entsprechenden Papiers oder Daten fordern sollte, die nicht vorgelegt werden können, ist es sehr wichtig, dass diese Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Sonst besteht die Möglichkeit, dass das Finanzamt die Steuern schätzen wird. Dies führt zu einem erheblich höheren Steueraufkommen, als es ursprünglich angefallen wäre. Aufgrund der Pflichtverletzung der Aufbewahrung der Dokumente sind Bußgelder keine Seltenheit. Sollte Ihnen zur Last gelegt werden, dass Sie vorsätzlich bestimmte Unterlagen vernichtet haben und diese in Zusammenhang mit einer Insolvenzstraftat gestellt wird, ist die Verletzung der Aufbewahrungsplicht ein Strafbestand.

Wenn Sie mehr über die Aufbewahrung von Belegen und mögliche Ausgestaltung Ihrer Prozesse wissen möchte, dann Kommen Sie gerne auf uns zu, wir beraten Sie ausführlich.

Dokumente mit einer Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren:

Alle steuerrelevanten Unterlagen, die nicht unter die Aufbewahrungsfrist für 10 Jahre fallen

Geschäftliche Korrespondenz

Dokumente mit einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren:

Lieferscheine

Buchungsbelege jeglicher Art wie z.B.

Lohn- und Gehaltsabrechnung

Rechnung

Gutschrift

Eigenbeleg

Kassenbericht

Steuerbescheid

Scheck

Reisekostenabrechnung

Gebühren- und Abgabenbescheid

Auftragsdokumente

Lageberichte

Inventare

Eröffnungsbilanzen

Jahresabschlüsse

Handelsbücher

Beginn und Ende der Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in welchem Änderungen oder Neuanlagen der Unterlagen erfolgte. Die Frist endet mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie ausläuft.

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Dies ist bei der Aufbewahrung von Dokumenten zu beachten:

Die Lesbarkeit: hier ist hauptsächlich darauf zu achten, dass die Unterlagen dauerhaft für die Zeit der Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Um dies zu gewährleisten, müssen beispielsweise Tankbelege, die auf Thermopapier gedruckt wurden, kopiert und zusammen mit dem Originalbeleg aufbewahrt werden.

Eine strukturierte Ablage: die abgelegten Dokumente müssen stets geordnet aufbewahrt werden. Dies ermöglicht einem externen Dritten, eine Betriebsprüfung in einem angebrachten zeitlichen Rahmen durchzuführen.

Der Schutz der Dokumente: es müssen alle möglichen Maßnahmen ergriffen werden, um die Dokumente bestmöglich zu schützen. Dazu gehören Maßnahmen wie Brandschutz, Schutz vor Wasserschäden, Einbruchsschutz, redundante Speicherung, usw.

Die Aufbewahrung in Deutschland: die digitalen oder analogen Unterlagen müssen in Deutschland aufbewahrt werden. Nur das Finanzamt kann bestimmte Sondergenehmigungen erteilen, um die Dokumente außerhalb des Landes aufzubewahren, beispielsweise auf ausländischen Servern.

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