Fuhrparkprozesse digitalisieren

In vielen Unternehmen spielt der Fuhrpark eine essenzielle Rolle. Doch mit einem wachsenden Unternehmen steigt auch der Verwaltungsaufwand, egal ob Fahrtenbücher, Tankabrechnungen oder grundlegende Fahrzeugverwaltung. Die Digitalisierung und Vernetzung von Fuhrparkprozessen hilft hier Ihren Arbeitsalltag zu vereinfachen und Prozesse und Dokumentationen schneller voranzubringen.

Welche Vorteile bietet die Fuhrpark-Digitalisierung?

Die Prozessdigitalisierung ist kein Zukunftsthema mehr, sie ist heute schon ein klarer Wettbewerbsvorteil. Durch automatisierte Prozesse und zentralen Verwaltungsmöglichkeiten sparen Sie Zeit, reduzieren Kosten und erhalten mehr Übersicht über Ihren gesamten Fuhrpark.

Dezentrale Nutzung: Der Zugriff auf Ihre Fuhrparkdaten kann von überall aus erfolgen. Egal, ob als Mitarbeiter oder die Geschäftsführung, jeder ist in der Lage auf die notwendigen Daten zuzugreifen. Idealerweise mit der Möglichkeit unterschiedliche Rollen- und Berechtigungsprofile zu definieren.

Ein zentraler Ort für alle Daten: Alle Ihre Daten werden an einem zentralen Ort für Sie bereitgestellt und sind von allen Endgeräten abgreifbar. Es ist nicht mehr notwendig unzählige Excel-Tabellen auszufüllen, Dokumente zu scannen und herauszusuchen oder einen enormen manuellen Dokumentationsaufwand zu betreiben.

Nachhaltigkeit und Effizienz: Die Digitalisierung Ihrer Prozesse verbessert auch die Nachhaltigkeit im Unternehmen. Durch den Wegfall von Papierformularen und manuellen Dokumentationen werden Ressourcen geschont und Fehler reduziert

Höhere Informationsmenge: Durch automatisierte Auswertungen und Echtzeitdaten wird die Fuhrparknutzung so messbar gestaltet und bietet genauere Einblicke in Auslastung, einzelne Einsätze und den tatsächlichen Fahrzugbedarf.

Das digitale Fahrtenbuch

Unternehmen, die Dienst- oder Pool-Fahrzeuge besitzen, kennen die alltägliche Last der manuellen Fahrtenbuchführung. Bei jeder Ab- und Anfahrt die Uhrzeit und den Kilometerstand, die Adressen und die Fahrtzwecke zu dokumentieren ist aufwendig und schnell fehleranfällig. Einfach ins Fahrzeug zu steigen und loszufahren ist unter diesen Umständen nicht wirklich möglich und die Probleme häufen sich, je öfter das handschriftliche Fahrtenbuch in Vergessenheit gerät.

Elektronische Fahrtenbücher bieten durch die automatische Erfassung eine hohe Zeitersparnis. Entgegen der Papiervariante ist hier sowohl die Lückenlosigkeit wie auch die Manipulationssicherheit technisch sichergestellt

Damit das elektronische Fahrtenbuch von den Finanzbehörden akzeptiert wird, ist es besonders wichtig, dass das Produkt die Anforderungen der Oberfinanzdirektion erfüllt. So gilt es als finanzamtskonform. Bei wahrheitsgemäßer und vollständiger Pflege der Fahrtenbucheinträge steht einer Akzeptanz des Fahrtenbuches somit nichts im Wege.

Digitale Fahrtenbuchanbieter, wie FLEETIZE, vereinfachen die Fahrtenbuchpflege durch automatisches Erkennen von wiederkehrenden Orten oder Fahrtzweck-Vorlagen. Auf diese Art kann der Anwender das Fahrtenbuch noch zeiteffizienter bearbeiten

Die digitale Fahrzeugakte

Den Überblick über Ihre Flottendaten zu behalten ist nicht ganz einfach. Gerade wenn diese in irgendwelchen Ordnern im Schrank verstauben.

Die Fahrzeugakte zu digitalisieren, bündelt alle wichtigen Informationen an einem Speicherort. Stammdatenerfassung, Dokumentenablage, TÜV-Termine oder Kosten- & Belegerfassung: Mit digitalen Fahrzeugakten haben Sie den Überblick über den Zustand und die Historie jedes Fahrzeugs. Erinnerungen an anstehende Termine oder Fristen sorgen dafür, dass keine Maßnahme vergessen wird. Das reduziert Ausfallzeiten und vermeidet Bußgelder.

Ein zusätzliches digitales Modul ist die digitale Führerscheinkontrolle. FLEETIZE löst dies mit smarten RFID-Stickern, die auf den Führerscheinen angebracht werden. Eine fällige Prüfung wird dem Nutzer dann in der App signalisiert. Die Prüfung kann durch vorhalten des Führerscheins am NFC-fähigen Smartphone durchgeführt werden. Wenn der Sticker abgelöst wird, zerstört er sich selbst. So ist sichergestellt, dass die Prüfung nur im Besitz des Führerscheines erfolgt. In diesem Beispiel profitieren Nutzer von reduzierten Laufwegen, Zeitersparnis, ordentlicher Dokumentation und automatisierten Erinnerungszyklen.

Tankkarten-Erfassung

Viele Unternehmen bieten Ihren Mitarbeitern Tankkarten zum Dienstwagen an. Diese bieten sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer zahlreiche Vorteile:

Transparenz über Verbrauch und Ausgaben

Einfache Zuordnung zu Fahrzeugen oder Fahrern

Zentrale Kontrolle aller Tankvorgänge über ein Online-Portal

manuelle Tankbelegsammlungen entfallen

Häufig bieten Tankkarten-Anbieter auch digitale Transaktionstabellen an, welche in viele Fuhrparkmanagementsystemen eingespeist werden können. So entsteht eine ordentliche Liste aller Kostenpunkte und eine Ermittlung der Kosten je Kilometer. Mit einer ordentlichen Auswertung dieser Informationen können so auch Ausreißer und Tankkartenbetrug festgestellt werden, da die Betankungen direkt in Relation zu den gefahrenen KM gebracht werden können.

Jetzt den Fuhrpark digitalisieren

Am einfachsten gelingt der Wechsel zu digitalen Lösungen mit einem erfahrenen Partner an der Seite. Anbieter wie FLEETIZE beraten Sie individuell und erarbeiten gemeinsam mit Ihnen die Möglichkeiten für Ihren Fuhrpark

Durch das elektronische Fahrtenbuch von FLEETIZE werden 85% der Fahrdaten wie Abfahrts- und Ankunftsadresse, Kilometerstand, Uhrzeit und hinterlegte Strecke in Kilometern automatisch erfasst und in das Fahrtenbuch übertragen. Die Pflege im Nachgang bedarf nur der Bearbeitung des Fahrt-Typens, -zwecks und des Fahrernamens.

Auch für Poolfahrzeuge bieten wir Ihnen zusätzliche Optionen, um diese Vorgänge für Sie zu verkürzen, beispielsweise durch einen Fahreridentifikation über einen NFC-Stempelsticker im Fahrzeug. Mit diesem wird auch der Fahrername automatisch für die Fahrt erfasst und muss somit nicht mehr nachgetragen werden.

Wir begleiten Unternehmen Schritt für Schritt bei der Planung und Einrichtung digitaler Fuhrparkprozesse , vom digitalen Fahrtenbuch bis hin zu den Fahrzeugakten. Je nach Fuhrparkgröße und Einsatzszenario bietet sich ein gewisser zeitlicher Vorlauf für die Einführung an. Daher nicht zögern und einfach unverbindlich beraten lassen!

Kontaktieren Sie uns jederzeit für eine unverbindliche und individuelle Beratung passend zu Ihrem Fuhrpark

E-Mail: help@fleetize.com

Telefon: 0711 – 52030770

Webite: www.fleetize.com