GoBD-konforme Archivierung mit noeske webDMS

Bad Homburg, 27.06.2016 – Der elektronische Austausch von Unterlagen, das papierlose Führen von Buchhaltungsaufzeichnungen sowie die Dokumentation relevanter Geschäftsvorfälle gehören heutzutage zum normalen Geschäftsalltag. Dabei unterliegen die Verarbeitung und die Aufbewahrung kaufmännischer Unterlagen mit Dokumentenmanagementsystemen heute einer Vielzahl von Compliance-Anforderungen. Nationale und internationale Normen und Rechtsvorschriften verlangen eine langfristige, revisionssichere Archivierung von Dokumenten aller Art.
Geregelt werden die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten in den gesetzlichen Grundlagen AO, HGB, UStG. Zusammen gefasst sind diese durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Seit Anfang 2015 treten die GoBD an die Stelle der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) sowie der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).

Die Umsetzung und Einhaltung der Grundsätze der GoBD erwartet von Entwicklern, Dienstleistern und Anwendern von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) strikte Einhaltung der aufgestellten Gesetze. Unterlagen können auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn sie den folgenden, in den GoBD definierten Anforderungen, entsprechen:
– Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
– Vollständigkeit
– Richtigkeit
– Unveränderbarkeit
– Elektronische Erfassung von Papierdokumenten (Scanvorgang)
– Elektronische Aufbewahrung
– Maschinelle Auswertbarkeit
– Internes Kontrollsystem und Datensicherheit
– Verfahrensdokumentation

Revisionssichere Archivierung mit Hilfe von noeske webdms (http://www.noeske.de/produkte/noeske-webdms/)
noeske netsolutions steht für die Einhaltung der Revisionssicherheit (http://www.noeske.de/loesungen/revisionssicher-archivieren/) innerhalb seiner DMS-Webapplikation noeske webdms und für die Ordnungsmäßigkeit des gesamten Archivierungsverfahrens. Gemäß den GoBD-Anforderungen stellt die integrierte Protokollierung und Dokumentenhistorie die Nachvollziehbarkeit aller Verarbeitungsschritte und Veränderungen sicher.
– Die Versionierung sorgt für die einfache Verfügbarkeit der aktuellen Version. Ein internes Zertifikat überwacht die Unveränderbarkeit archivierter Dokumente.

– Das Modul noeske security gewährt durch eine durch-gängige Verschlüsselung die Sicherheit, dass Doku-mente nicht unberechtigt eingesehen werden können.

– Ein ausgefeiltes Rollen- und Rechtesystem steuert den Zugriff auf die Dokumente gemäß Firmenrichtlinien.

Da es kein allgemeingültiges Zertifikat für die Revisionssicherheit von DMS-Lösungen gibt, ist die Erstellung einer firmenindividuellen Verfahrensdokumentation notwendig. noeske netsolutions berät und unterstützt Sie gerne bei der Erstellung.