Großraum statt Einzelzelle: So klappt–s im Open Office

Münchner Beratungsunternehmen CSMM erklärt, wie
Open Offices gelingen

– Betriebsrat und Mitarbeiter sollten früh in Kommunikation und
Entscheidungen einbezogen werden
– Büroknigge für Telefongespräche und Austausch wichtig

Sollen Großraumbüros im Arbeitsalltag funktionieren, müssen
Unternehmen bei der Umsetzung viele Besonderheiten beachten. „Das
Großraumbüro als Konzept ist deutschlandweit weiter auf dem Vormarsch
– unabhängig von der Branche. Damit Mitarbeiter gern im Großraumbüro
arbeiten und die Vorteile von offenen Arbeitslandschaften zum Tragen
kommen, müssen Unternehmen auf viele Faktoren achten. Ausreichend
Platz für jeden Mitarbeiter, attraktive Gemeinschaftsflächen,
Akustikplanung, Rückzugsorte, mobile IT-Technik und
abteilungsübergreifende Workshops sind wichtige Garanten fürs
Gelingen eines Großraumbüros“, erklärt Timo Brehme, Gründer und
Geschäftsführer des Beratungsunternehmens CSMM, das deutschlandweit
Bürokonzepte umsetzt und zu den führenden Anbietern am Markt zählt.
Nachfolgend fünf Expertentipps, wie das Großraumbüro gelingt.

Tipp 1: Mitarbeiter und Betriebsrat ins Boot holen

Vom Einzelbüro ins Großraumbüro ist eine kulturelle
180-Grad-Wende. „Für die Mehrheit der Mitarbeiter ist es ein Schock,
ihre eigenen vier Wände aufzugeben“, weiß Brehme. Wir raten, von
Beginn an in jeder Abteilung einen Sprecher zu identifizieren und
dann gemeinsame Workshops durchzuführen. „Am Ende kann sich nicht
jeder seine Büroausstattung aussuchen, aber auf diesem Weg lassen
sich Wünsche und der Bedarf besser auf die Mitarbeiter abstimmen“,
sagt Brehme. Zudem sollte der Betriebsrat von Anbeginn involviert
sein – nicht nur aus Befindlichkeitsgründen, sondern weil der
Betriebsrat oft wertvolle Hinweise geben kann.

Tipp 2: Baue um und rede darüber

Die fortlaufende Kommunikation beim Umzug oder Umbau in ein
Großraumbüro ist ein Erfolgsfaktor. Ob Newsletter, schwarzes Brett,
Besichtigungen anderer Büros: Sollen sich Mitarbeiter aufs neue
Großraumbüro freuen, müssen sie informiert werden. „Der Austausch
dazu und der Informationsfluss müssen institutionalisiert werden.
Über bestimmte Dinge lässt sich nur zu einem bestimmten Zeitpunkt
sprechen. Ist der Anlass verpasst, ist es zu spät“, erklärt Brehme.
Daher sollten Unternehmen eine Kommunikationskaskade deklinieren.

Tipp 3: Raum statt Enge

Ein Motiv von Unternehmern, zunehmend auf Großraumbüros zu setzen,
ist nach wie vor das Einsparen kostenintensiver Quadratmeter. Die
Flächenkennwerte bewegen sich laut CSMM von früher 30 Quadratmeter
pro Mitarbeiter auf aktuell rund 20 Quadratmeter pro Mitarbeiter.
Brehme: „Das ist mit Blick auf die Digitalisierung nur folgerichtig.
Der einzelne Mitarbeiter benötigt nicht mehr zig laufende Meter für
Ordner und Papier.“ Der Experte warnt jedoch davor, mit
Flächenkennwerten von 10 bis 12 Quadratmetern zu arbeiten, wie es
aktuell einige Coworking-Anbieter tun. „Im Großraum braucht der
einzelne Mitarbeiter dennoch Raum. Dieser sollte jedoch idealerweise
über gut nutzbare Allgemeinflächen bereitgestellt werden“, sagt
Brehme. Ob Teeküche, Bars, Meetingräume, kleine Besprecher, Sofaecken
oder Telefonnischen: Gibt es ausreichend variable Allgemeinflächen,
fühlt sich der einzelne Mitarbeiter in der gesamten offenen Bürowelt
wohl. Laut Brehme verschlechtert eine zu hohe Verdichtung die
Arbeitsumgebung, die Leistungsfähigkeit und Motivation – und kostet
Unternehmen schlimmstenfalls Wertschöpfung und Geld.

Tipp 4: Mobile Technik für alle

Der Großraum lebt von der Flexibilität und vom Austausch der
Mitarbeiter. Dies gelingt ideal, wenn die Mitarbeiter nicht durch
stationäre Computer und Schnurtelefone an den Schreibtisch gebunden
sind. Ausgestattet mit Laptops und Schnurlostelefonen sind
Mitarbeiter im gesamten Büro zu Hause und können flexibel Teams und
Arbeitsgruppen bilden. Ein funktionierender Serverzugriff zählt
ebenso zur technischen Grundvoraussetzung wie die Ausstattung der
Sonderflächen mit Systemen zur Videokonferenz. „Wenn die Technik
funktioniert, wird sie auch genutzt.“

Tipp 5: Für Ruhe und Regeln sorgen

Mit dem Kollegen an seinem Platz eine halbe Stunde intensiv über
ein Projekt sprechen? Geht im Großraumbüro ebenso wenig wie in
Konzertlautstärke mit Kunden telefonieren. „Wenn ein Gespräch länger
als eine Minute dauert, müssen Mitarbeiter dafür Sonderflächen
nutzen. Sonst wird die gesamte Mannschaft abgelenkt“, erläutert
Brehme. Er empfiehlt zum Start in Großraumbüros klare Regeln. Dazu
gehört auch der Hinweis auf die Telefonlautstärke. Diese lässt sich
mit Messgeräten visualisieren und so bewusst drosseln. Das Thema
Lautstärke sollte zudem bereits bei der Planung eine Rolle spielen,
indem beispielsweise Akustikexperten hinzugezogen werden. Eine
weitere Regel bei Großraumbüros ist die „clean desk policy“, nach der
Mitarbeiter am Ende des Arbeitstages ihren Platz aufräumen.

Über CSMM (conceptsued° + Modal M)

CSMM versteht sich seit 15 Jahren als Beratungs- und
Architekturunternehmen, das sich auf Büroimmobilien und Arbeitswelten
im In- und Ausland spezialisiert hat.

Mieter und Nutzer von Gewerbeimmobilien begleitet CSMM bei allen
kreativen und rationalen Entscheidungen rund um das maßgeschneiderte
Bürokonzept. Dazu zählen unter anderem die Beratung bei der Auswahl
des Objektes, Organisationsanalysen, Arbeitsplatzstrategien, Um- und
Einzug sowie die zukunftsfähige Neugestaltung des Arbeitsumfelds.
Darüber hinaus begleiten die Experten auf Wunsch
Change-Management-Prozesse. Für Entwickler, Vermieter und Eigentümer
entwirft und steuert CSMM als Berater und Planer sämtliche baulichen
und kommunikativen Prozesse für den Um-, Aus- oder Neubau von
Gewerbeimmobilien. Dazu zählen Standortbewertung, architektonische
Gesamtplanung und kreative Vermarktungsstrategien.

Die Entstehung der Marke CSMM im Jahr 2018 ist eine konsequente
Weiterentwicklung der zuvor getrennt arbeitenden Unternehmen
conceptsued gmbh (gegründet 2003) und Modal M GmbH (gegründet 2008).
Ziel ist es, die Kompetenzen beider Häuser ganzheitlich anzubieten.
Das 50-köpfige, interdisziplinär und international zusammengesetzte
Team von CSMM ist spezialisiert auf Büros, Hotels und Gastronomie
jeder Größenordnung. Die Geschäftsführung obliegt Sven Bietau, Timo
Brehme, Reiner Nowak und Malte Tschörtner. Neben dem Münchner
Stammsitz agiert das Unternehmen auch mit Dependancen in Berlin,
Frankfurt a.M. und Düsseldorf.

CSMM ist Mitglied des Expertenpools der „Deutschen Gesellschaft
für Nachhaltiges Bauen – DGNB“ sowie des Zentralen
Immobilienausschusses – ZIA „New Ways of Working“. Zudem im
Forschungsbereich aktiv kooperiert das Unternehmen mit der Fakultät
Architektur an der Ostbayerischen Technischen Hochschule und dem
Institut für Sozialwissenschaftliche Forschung. Darüber hinaus
fördert CSMM die „Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche
Forschung – gif e.V.“ und engagiert sich in der „Stiftung Werte
Stipendium“.

Weitere Informationen im Internet unter: www.cs-mm.com

Pressekontakt:
scrivo Public Relations
Ansprechpartnerin: Lilla Lázár
Elvirastraße 4, Rgb.
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