Ideal vorbereitet in den unternehmerischen Alltag

Görlitz, 29. April 2011 (jk) – Die Finanzierung steht, die Räumlichkeiten sind eingerichtet und die Verträge der Angestellten unterschrieben: Wem die Eröffnung seiner Ich-AG unmittelbar bevor steht, der darf zu Recht stolz sein, denn in der Regel hat er in den letzten Wochen oder Monaten einen enormen Arbeits- und Organisationsaufwand bewältigt. Die meisten frischgebackenen Unternehmer freuen sich nach der turbulenten Gründungsphase auf eine allmähliche Beruhigung und darauf, dass sich mit dem Unternehmeralltag eine gewisse Routine und Sicherheit einstellt. Doch Firmenchefs lernen nie aus und müssen sich gut organisieren, um ihren anspruchsvollen Tagesablauf zu koordinieren, besonders wenn zu Beginn das Budget nicht ausreicht, um sich zur Organisation von Terminen, Abläufen und Kommunikation Mitarbeiter einzustellen. Die Redaktion von www.alg-zuschuss.de hat die wertvollsten Tipps für Einsteiger in den beruflichen Unternehmeralltag zusammengestellt:

Telefonmanagement
Zwei Telefonnummern zur Trennung persönlicher und geschäftlicher Kommunikation zahlen sich aus. Je nach Situation kann ein- aus-, und lautlos geschaltet werden, wobei für das Firmentelefon gilt: Erreichbarkeit ist alles. Gerade in der Anfangszeit, die viel außerplanmäßiges Engagement auch zu ungewöhnlichen Arbeitszeiten erfordern kann, sollte immer zumindest der Anrufbeantworter oder die Mobilbox erreichbar bleiben. In längeren Abwesenheitszeiten oder bei Außenaufträgen lohnt es sich, sich mit der Option „Rufnummernweiterleitung“ im Festnetzgerät des Firmenanschlusses vertraut zu machen. Noch besser sind aber externe Sekretariatsdienste, die rund um die Uhr arbeiten, denn hier kann die Weiterleitung eingehender Telefonate des Kunden individuell und nach Bedarf erfolgen. Sie kann ständig, zeitweise, bei besetztem Anschluss oder als Ergänzung bei erhöhtem Anrufvolumen genutzt werden. Im Übrigen sollte das Firmentelefon wirklich nur von Mitarbeitern der Firma und mit einer abgesprochenen einheitlichen Begrüßung abgehoben werden. Muss doch einmal das Privathandy als Firmentelefon herhalten, lohnt es sich unbedingt, privaten und geschäftlichen Anrufern zumindest unterschiedliche Klingeltöne zuzuweisen, um zu vermeiden, dass der potenzielle Kunde sofort mitbekommt, dass der Firmenchef gerade mit seinem Zweijährigen auf dem Arm einen Eintopf umrührt.

Dokumentmanagement
Ob hochprofessionelles DMS-System oder Leitz-Ordner: Wer hier nicht von Beginn an Ordnung hält, der muss nicht bis zur ersten Betriebsprüfung warten, um ein böses Erwachen zu erleben. Schon viel früher werden ihm fehlende oder fehlerhafte Unterlagen den Ärger von Kunden und Partnern einbringen und für einen Rufschaden seines Unternehmens sorgen. Je mehr Kundenkontakt herrscht, desto lohnender sind digitale Dokumentmanagementsysteme, denn sie vereinen alle Dokumente eines Kunden, wie zum Beispiel Rechnungen, Anfragen, getätigte Angebote und Preislisten und machen sie auf einen Klick abrufbar – das erhöht die Kompetenz bei spontanen Kundenanfragen und spart enorm viel Zeit, die ansonsten beim Durchblättern von Ordnern verloren geht. Schulungen für die gängigen DMS-Systeme und technisches Equipment wie Scanner zum Digitalisieren von Rechnungen lassen sich außerdem von der Steuer absetzen.

Zeitmanagement
In allen Gründermagazinen und –Portalen sind unfehlbare Tipps und Heilmittel gegen das ewige Unternehmerleiden Zeitmangel zu lesen. Fakt ist, dass erfolgreiche Unternehmer einen strafferen und notgedrungen flexibleren Zeitplan haben als Angestellte – und mit diesem Wissen leben sie. Das Gespür für die richtige Life-Work-Balance und die effizienteste Selbstorganisation kann nur mit der Zeit wachsen. Drei Anfängerhilfen sind jedoch so alt wie bewährt: 1. Die gute alte To-Do-Liste: Morgens angelegt, abends abgearbeitet und möglicherweise in einem Word-Dokument zur Workflow-Übersicht angelegt – so einfach kann Aufgabenmanagement sein. Außerdem gibt das Abhaken der Punkte ein gutes Gefühl und ist präsenter als ein digitales Dokument. 2. Drei-Bereichs-Planung: Wie viel Zeit wollen Sie täglich für „Kleinkram“ wie e-mails und Telefonate, wie viel für das Tagesgeschäft und wie viel für die großen Zukunftsvisionen aufbringen? Allein drei Minuten täglich zur Reflexion dieses Gedankens können Zeit sparen helfen. 4. E-Mail-Flut eindämmen: Ihr Outlook stiehlt Ihnen nur so viel Zeit, wie Sie ihm zu schenken bereit sind. Für wichtige Mails eine Regel erstellen, die ihr Erscheinen in einem Pop-up Fenster ankündigt. Die meisten e-Mail-Server bieten zum selben Zweck SMS-Benachrichtigungsdienste an, was sich lohnt, wenn man nicht über mobiles Internet verfügt. Für den Rest müssen 1-2 Checks täglich genügen.

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