Information Factory: Tools für die Datenvalidierung vor Befragungsprozessen

Nürnberg, 23. November 2010. Information Factory, Spezialist für Online-Befragungen im HR-Umfeld, stellt Unternehmen eine effiziente Lösung für die Validierung von Personaldaten im Vorfeld von Mitarbeiterbefragungen vor. Um Online-Befragungen im HR-Umfeld erfolgreich durchzuführen, müssen größere Firmen oder Konzerne erhebliche Mengen an Daten koordinieren und auswerten. Aber bereits vor der Befragung stehen sie vor einer großen Herausforderung. Wenn für eine Befragung die Mitarbeiterdaten aus den dezentralen HR-Systemen exportiert und zusammengeführt werden, müssen diese Daten überprüft und validiert werden. Ist der Datensatz noch aktuell? Stimmt die angegebene Position des Mitarbeiters? Fällt eine spezifische Fragestellung in seinen Arbeits- und Verantwortungsbereich? Diese Überprüfung kostete Personalabteilungen bisher viel Zeit und Projektressourcen. Über ein Webformular von Information Factory können Personalabteilungen diese Prozesse nun wesentlich beschleunigen und auf mehrere Schultern verteilen.

Zusammenführung der Mitarbeiterdaten aus dezentralen HR-Systemen

Im ersten Schritt führt das Werkzeug die Teilnehmer-Daten aus verschiedenen dezentralen HR-Systemen zusammen. Dazu erhält jede dezentrale Einheit (Projektkoordinatoren der Länder, Unternehmensbereiche etc.) ein Webformular und eine Daten-Vorlage im CSV-Format, die vorgibt, wie die Datensätze geliefert werden sollen. Über das standardisierte Ein- und Ausgabeformat ist die Zusammenführung auch aus unterschiedlichen HR-Systemen problemlos möglich. So können zum Beispiel Informationen aus verschiedenen Ländergesellschaften, die unterschiedliche Software benutzen, zusammengeführt werden. Die Datensätze werden beim Hochladen über das Webformular zunächst einer syntaktischen und regelbasierten Validierung unterzogen. Dabei prüft das System, ob Informationen fehlen, Bezeichnungen zu lang oder Adressen ungültig sind und alle Regeln erfüllt sind.

Delegation und Kontrolle

Ãœber genau festgelegte Rollen und Berechtigungen erhalten die Standortkoordinatoren Zugriff auf Organisationsbäume und können die Mitarbeiterdaten in den verschiedenen Organisationseinheiten prüfen. Die Organisationsbäume visualisieren das Organigramm vom Konzern über die Niederlassungen, Abteilungen und Teams bis auf die Position der Mitarbeiter innerhalb der Organisation. Dem Organigramm lässt sich die Anzahl der Mitarbeiter pro Organisationseinheit, die Position der Führungskräfte und ihrer Mitarbeiter entnehmen. Die visuelle Einbettung im Organigramm lässt sich viel übersichtlicher und schneller bearbeiten als ein herkömmliches Excel. Durch die Möglichkeit mit einem differenzierten Rechtesystem die Arbeit dezentral zu organisieren – liegt die Validierung der Mitarbeiterdaten somit bei den Personalsystemverantwortlichen oder Fachansprechpartnern vor Ort, die Zugriff auf die Mitarbeiterdaten haben und die Organisationsstrukturen am besten kennen. Der Vorteil: Bei Unstimmigkeiten sind sofort die betroffenen Abteilungen informiert und eingebunden.

Wenn alle Daten korrekt und aktuell sind, geht es an die Befragung. Auch hier geben die Organigramme wichtige Aufschlüsse für die Gestaltung: Es lässt sich schnell erkennen, welche Mitarbeiter welchen Fragenkatalog in welcher Form (per E-Mail oder Papier) erhalten sollen, beziehungsweise welche Fragen für welche Mitarbeiter sinnvoll sind. Außerdem kann leichter festgelegt werden, wer die Berichte über welche Organisations-Einheit erhält und für welche Einheiten – aufgrund von fehlenden Mitarbeiterzahlen – z.B. kein Bericht erzeugt werden kann. So lässt sich die Befragung noch effizienter und individueller auf den speziellen Bedarf des Unternehmens und die Mitarbeiter ausrichten. Für die Personalabteilungen bedeutet der Einsatz des Webformulars, eine Ersparnis an Zeit und Projektressourcen und – ganz nebenbei – einen besseren und aktuelleren Datenbestand.

Weitere Informationen zu den Lösungen von Information Factory unter:
www.information-factory.com