IT-Equipment-Ausgabe mit Smart Locker und COSYS Bestandsführung – effizient, sicher, digital

Moderne Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre IT-Assets wie Laptops, Headsets, Smartphones oder Adapter zuverlässig und nachvollziehbar zu verwalten. Gerade bei häufig wechselnden Nutzern – etwa in der IT-Abteilung, im Field-Service oder bei Remote-Mitarbeitenden – ist eine manuelle Ausgabe kaum noch praktikabel.

Die Lösung: eine automatisierte IT-Equipment-Ausgabe mit einem intelligenten Smart Locker in Kombination mit der digitalen Bestandsführung von COSYS.

Die Vorteile smarter IT-Ausgabesysteme

Ein Smart Locker ist ein elektronisch gesteuertes Schließfachsystem, das den Zugriff auf Gegenstände zeit- und benutzerbasiert steuert. In Verbindung mit COSYS Software wird daraus ein vollumfängliches Ausgabe- und Rückgabesystem, das IT-Prozesse sicherer, transparenter und einfacher macht.

Typische Anwendungsfälle:

Laptop-Ausgabe an Mitarbeitende bei Arbeitsbeginn

Ersatzgeräte-Verwaltung für Außendienstteams

Abholung von repariertem oder vorkonfiguriertem Equipment

24/7-Zugriff auf IT-Zubehör ohne Personalbindung

COSYS Bestandsführung + Smart Locker: So funktioniert das Zusammenspiel

Das Herzstück des Systems ist die COSYS Bestandsführungssoftware, die alle Bewegungen im Hintergrund dokumentiert. In Kombination mit dem Smart Locker ergibt sich ein durchgängiger, automatisierter Workflow:

IT-Admin lagert Geräte ein, z.?B. ein neues Notebook

Gerät wird im COSYS System erfasst und mit Fach-Nummer verknüpft

Nutzer erhält automatisch eine Benachrichtigung mit QR-Code oder PIN

Der Nutzer scannt seinen Code am Locker – das Fach öffnet sich automatisch

Entnahme und Rückgabe werden digital protokolliert und im System gebucht

COSYS WebDesk zeigt in Echtzeit: Wer hat was, wann entnommen

Digitale Kontrolle und Transparenz in der IT-Verwaltung

Durch die zentrale Erfassung aller Ausgaben und Rückgaben über das COSYS System erhalten IT-Abteilungen ein zuverlässiges Tool zur Bestandskontrolle und Nachverfolgung:

Jeder Artikel ist eindeutig identifizierbar (per Seriennummer, Barcode, etc.)

COSYS WebDesk zeigt alle Bewegungen, Ausleihzeiten und Lagerbestände

Automatische Erinnerungen bei überfälliger Rückgabe möglich

Zugriff nur für berechtigte Personen – mit Zeitfenstersteuerung

Vollständige Historie für Audits, ITIL-Prozesse oder Inventuren

Modular und individuell anpassbar

Das System ist flexibel auf Ihre Anforderungen anpassbar – ob für zehn oder 100 Fächer. Auch Ihre bestehenden MDE-Geräte oder Smartphones können für die mobile Erfassung genutzt werden.

COSYS bietet zusätzlich:

Geräteberatung und MDM

Etikettierung und Scanlösungen

Remote-Support und Wartung

Cloud- oder On-Premises-Hosting

Fazit: IT-Ausgabe neu gedacht – mit COSYS und Smart Locker

Die Kombination aus Smart Locker und COSYS Bestandsführung schafft einen voll digitalisierten, sicheren und effizienten Prozess für die Ausgabe und Rückgabe von IT-Equipment. Mitarbeiter erhalten ihre Geräte zuverlässig – ohne Umwege und ohne unnötige Rückfragen. IT-Abteilungen behalten jederzeit den Überblick.

So sparen Sie Zeit, Kosten und Nerven – und erhöhen gleichzeitig Transparenz, Nachverfolgbarkeit und Sicherheit.

Jetzt beraten lassen unter +49 5062 900 0 !

Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.