Mitarbeiter gegen das Kartell der Neinsager: Unternehmen müssen die Schatten-IT einbeziehen, um wettbewerbsfähig zu bleiben

Neue Studie offenbart das Ausmaß, in dem sich die Schatten-IT
ausbreitet:

NTT Communications, der Geschäftsbereich der NTT-Gruppe für
ICT-Lösungen und internationale Kommunikation (NYSE: NTT), gibt die
Ergebnisse einer neuen Studie zum schnellen Vordringen der
Schatten-IT bekannt. Demnach umgehen die Mitarbeiter in Bezug auf
neue Anwendungen absichtlich die IT-Abteilung, da deren
Freigabeprozesse zu langsam und rigide sind und sie oftmals nicht die
erhofften Lösungen bieten. Die Mitarbeiter nehmen die IT häufig als
–Kartell der Neinsager– wahr, was im totalen Widerspruch zum
Selbstbild der IT als „Enabler“ steht. Wenn sich diese Situation
nicht ändert, sind schädliche Auswirkungen auf das Geschäft an sich
zu erwarten. Die Studie wurde von den Marktforschern von Vanson
Bourne im Auftrag von NTT Com durchgeführt

Der Studie zufolge gaben 78 Prozent der Entscheidungsträger in den
Fachabteilungen zu, dass die Mitarbeiter in ihrer Abteilung
Cloud-Services ohne das Wissen der IT-Abteilung nutzen; 77 Prozent
der Entscheidungsträger in der IT sind sich darüber bewusst.

57 Prozent der Befragten gingen so weit zu sagen, dass die
Schatten-IT in mindestens der Hälfte der Abteilungen ihres
Unternehmens vorkommt. Zudem zeigte die Untersuchung auf, dass von
den 500 EU-weit befragten IT- und Fachbereichsentscheidungsträgern
die Schatten-IT durchschnittlich rund 18 Monate genutzt wurde. 87
Prozent gingen sogar davon aus, dass sich das Problem in den nächsten
zwei Jahren noch verstärken wird. Darüber hinaus berichteten 56
Prozent, dass sie nicht wissen, wo ihre Schatten-IT-Daten gespeichert
werden. 79 Prozent speichern die unternehmenskritischen Daten in der
Cloud. Dies dürfte Unternehmen künftig dem Risiko aussetzen, die 2018
in Kraft tretenden Regelungen zum allgemeinen Datenschutz (General
Data Protection Regulations GDPR) zu missachten. Dann könnten hohe
Strafen drohen.

Die Hauptgründe, warum Mitarbeiter die Richtlinien der
IT-Abteilung ignorieren und aus der Reihe tanzen, sind vor allem auf
eine einfache Handhabung zurückzuführen: 62 Prozent nennen eine
einfache Konfiguration als wichtigstes Motiv und 52 Prozent führen
die Benutzerfreundlichkeit als bestimmenden Faktor an. 29 Prozent
berufen sich auf niedrigere Kosten gegenüber der offiziellen Lösung.
Doch die Überwachung und Kontrolle der Schatten-IT gänzlich
auszuschließen, kann laut Len Padilla, Vice President Product
Strategy bei NTT Europe, nicht die Antwort sein: „Unsere Empfehlung
an die IT-Abteilungen ist, ihren „Neinsager“-Ansatz über Bord zu
werfen und anstelle dessen mit ihren Kollegen der Fachabteilungen
zusammenzuarbeiten. Nur so können sie verstehen, was an den
Schatten-IT-Lösungen besser ist als bei denen der IT-Abteilung.
Dieser beratende Ansatz wird es Organisationen ermöglichen, ihre
IT-Umgebung voll und ganz zu überblicken. Dies wird effektiv zu einer
Art Amnestie führen und so mithin für Compliance sorgen, während die
dynamischen Mitarbeiter, die schnell ihre Arbeit erledigen und den
Erfolg des Unternehmens sichern wollen, an Bord gehalten werden.“

Die Studie geht davon aus, dass die Schatten-IT bleiben wird. Da
unautorisierte Dienste auf breiter Ebene genutzt werden und
gleichzeitig akzeptiert wird, dass dieses Vorgehen gegen die
Unternehmenspolitik verstößt, sind 87 Prozent der Entscheidungsträger
aus den Fachbereichen der Meinung, dass der Trend innerhalb der
nächsten zwei Jahre noch zunehmen dürfte.

Zugleich ist die Schatten-IT zu einem wesentlichen Bestandteil im
Geschäftsleben geworden. 80 Prozent der Befragten sagten, dass in der
Schatten-IT gespeicherte Daten unternehmenskritisch sind, und 77
Prozent erklärten, dass die Arbeitsweise der Abteilung darunter
leiden würde, wenn diese Services nicht mehr genutzt würden. 48
Prozent der Entscheidungsträger aus dem IT-Bereich glauben dagegen,
dass die Bereitstellung eigener Cloud-Services durch die Mitarbeiter
Zeit für andere (Entwicklungs-)technische Probleme freisetzt. „Die
Schatten-IT hat zweifelsohne ihren Platz im Unternehmen eingenommen
und wird ihren Einfluss noch weiter ausdehnen“, so Padilla weiter.
„Die Mitarbeiter setzen sich über die IT-Abteilung hinweg und
favorisieren bei ihrer Suche nach einfacher zu nutzenden und
installierenden Optionen Alternativen außer der Reihe. Das Dilemma
für die IT-Abteilung besteht darin, diesen Trend aufzunehmen und
gleichzeitig die Unternehmensdaten zu sichern. Offensichtlich gibt es
einen allgemeinen Widerstand, dieses Problem anzugehen. Dahinter
steckt die Furcht, die Geschwindigkeit und Agilität zu hemmen, die
Angestellte heutzutage benötigen, um ihre Arbeit effizient zu
erledigen.“

„Bei der heutigen umfangreichen IT-Landschaft ist es für eine
Abteilung unmöglich, die technologischen Bedürfnisse einer jeden
Abteilung im Unternehmen zu verstehen. Indem die IT-Abteilung ihre
Beziehung mit den Fachbereichen intensiviert, kann sie die
Schatten-IT als Möglichkeit wahrnehmen, zusammenzuarbeiten anstelle
sich auf ein Tauziehen um Applikationen einzulassen“, resümiert
Padilla.

Praxisbezogene Empfehlungen aus der realen Welt in Bezug auf diese
Situation liefert die Studie unter: http://www.ministryofno.com

Über die Studie

Die Studie wurde im März 2016 von der unabhängigen
Marktforschungsfirma Vanson Bourne durchgeführt. Befragt wurden 500
Entscheidungsträger der Privatwirtschaft mit mehr als 1.000
Mitarbeitern in Deutschland, Frankreich, Großbritannien und Spanien.
Erhoben wurden jeweils zur Hälfte die Meinungen von IT- und
Fachbereichen, um die unterschiedliche Sicht auf die Schatten-IT
aufzuzeigen. Interviewt wurden Unternehmen verschiedener Branchen wie
Finanzdienstleistung, Einzelhandel, Fertigung, professionelle
Services, IT und Energie.

Über NTT Communications Corporation:

NTT Communications bietet Beratung, Architektur-, Sicherheits- und
Cloud-Services zur Optimierung der Informations- und
Kommunikationstechnologie (ICT) in Unternehmen. Diese Angebote
stützen sich auf die weltweite Infrastruktur des Unternehmens. Hierzu
zählt neben dem globalen IPv4/IPv6-konformen IP-Netzwerk der
Tier-1-Klasse auch das VPN-Netzwerk Arcstar Universal One, über das
weltweit 196 Länder und Regionen sowie über 150 sichere Rechenzentren
erreicht werden. Mit seinen Lösungen kombiniert NTT Communications
wirksam die globalen Ressourcen aller Unternehmen der NTT Group,
darunter Dimension Data, NTT DOCOMO und NTT DATA. Weitere
Informationen unter: http://www.eu.ntt.com,
http://www.twitter.com/nttcom, http://www.facebook.com/nttcomtv

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