Neue Steuerregelungen bei Reisekosten und Firmenwagen

Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit
Die bisherige Unterscheidung zwischen Dienstreisen, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit entfällt. An ihre Stelle tritt der Begriff der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit. Diese liegt bei einer vorübergehenden Tätigkeit außerhalb der Wohnung des Arbeitnehmers und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte(n) vor. Bei der Prüfung, ob eine Auswärtstätigkeit vorliegt, hat der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte eine besondere Bedeutung. Das können, so die Definition, sowohl die betrieblichen Einrichtungen des Arbeitgebers als auch ein fremdes Unternehmen oder die eigene Wohnung sein. Es gilt wie bisher auch, dass die betriebliche Einrichtung bereits dann zur regelmäßigen Arbeitsstätte wird, wenn der Arbeitnehmer diese mit einer gewissen Nachhaltigkeit aufsucht (im Jahresdurchschnitt reicht schon ein Arbeitstag pro Woche). Damit genügt eine Tätigkeit von mindestens 46 Kalendertagen (52 Kalenderwochen abzüglich 6 Wochen Urlaub), um im Betrieb eine regelmäßige Arbeitsstätte zu begründen.

Mit der Einführung des Begriffs der Auswärtstätigkeit endet auch die bisherige Regelung, wonach eine auswärtige Einsatzstelle nach Ablauf von drei Monaten zur regelmäßigen Arbeitsstätte wird. Das gilt auch bei Aus- und Weiterbildungen. Die Dreimonatsfrist ist nunmehr – außer bei Verpflegungsmehraufwendungen – nicht mehr maßgeblich.

Für die einzelnen Kostenarten hat das folgende Auswirkungen:
– Fahrtkosten
Durch den Wegfall der Dreimonatsfrist kann der Arbeitgeber die Fahrtkosten zeitlich unbegrenzt steuerfrei erstatten, solange eine vorübergehende Auswärtstätigkeit vorliegt. Ferner können durch den Wegfall der 30-Kilometer-Grenze auch die Fahrtkosten bei Arbeitnehmern mit ständig wechselnden Tätigkeitsstätten unabhängig von der Entfernung zur Tätigkeitsstätte entweder in nachgewiesener Höhe oder im Rahmen der pauschalen Kilometersätzen (0,30 Euro je Kilometer) vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden oder vom Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend gemacht werden.
– Verpflegung
Für dieselbe Auswärtstätigkeit ist die steuerfreie Erstattung der Pauschbeträge auf die ersten drei Monate begrenzt. Dies gilt auch für die pauschalen Auslandstagegelder.
– Übernachtungskosten
Für Arbeitnehmer gilt, dass ab 2008 Übernachtungskosten nur noch in nachgewiesener Höhe als Werbungskosten berücksichtigt werden und zwar sowohl bei Inlands- als auch Auslandsübernachtungen. Der Arbeitgeber kann aber wie bisher die Pauschalen steuerfrei an seine Arbeitnehmer erstatten (bei Inlandsübernachtungen 20 Euro je Übernachtung). Beim Einzelkostennachweis erfolgt bei Tagespauschalen eine Kürzung der Übernachtungskosten um 4,80 Euro für ein Frühstück, für Mittag- und Abendessen sind es jeweils 9,60 Euro. Bei Auslandsübernachtungen ohne Einzelnachweis können die länderspezifischen Pauschalen steuerfrei erstattet werden. Allerdings muss ab 2008 der Gesamtpreis um 20 Prozent der landesspezifischen Pauschale bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden für ein Frühstück gekürzt, für ein Mittag- und Abendessen müssen jeweils 40 Prozent abgezogen werden, wenn die Übernachtungskosten als Tagespauschale in der Rechnung ausgewiesen sind.

Änderungen bei privat genutzten Firmenwagen
Fast unbemerkt hat der Bundesfinanzhof kurz vor dem Jahresende zu der Frage Stellung genommen, ob und inwieweit im Zusammenhang mit privat genutzten Firmenwagen, bei denen der daraus resultierende Vorteil nach der so genannten Ein-Prozent-Regelung versteuert wird, private Kostentragungen des Arbeitnehmers Auswirkungen auf die Höhe des zu versteuernden geldwerten Vorteils haben. In den Streitfällen hatten die Arbeitnehmer entweder die Treibstoffkosten für die überlassenen Firmenwagen übernommen oder erhebliche Zuzahlungen zu den Anschaffungskosten geleistet.

Nun steht fest, dass selbst getragene Treibstoffkosten keinen Einfluss auf den geldwerten Vorteil haben und damit auch nicht mit diesem verrechnet werden können. Vom Arbeitnehmer selbst getragene Aufwendungen seien zwar grundsätzlich Werbungskosten im Sinne des § 9 EStG, da aber bei der pauschalen Nutzungswertermittlung die Höhe des Vorteils nicht von den individuellen Kosten abhängt, ist damit auch der Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer ausgeschlossen. Bei Zuzahlungen zu den Anschaffungskosten kommt der BFH zwar ebenfalls zu dem Ergebnis, dass diese Aufwendungen dem Grunde nach Werbungskosten darstellen. Jedoch lässt der BFH in diesen Fällen den Abzug der Aufwendungen zu, denn diese Aufwendungen seien wie Anschaffungskosten für ein Nutzungsrecht zu behandeln, weshalb der Arbeitnehmer seine geleisteten Aufwendungen damit im Wege der Abschreibung nach § 7 EStG als Werbungskosten geltend machen kann.

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