OPTIMAL SYSTEMS: Digitale Akten für die Kirchlichen Versorgungs-kassen Dortmund

Die Kirchliche Zusatzversorgungskasse Rheinland-Westfalen (KZVK) und die Gemeinsame Versorgungskasse für Pfarrer und Kirchenbeamte (VKPB) haben im Ergebnis einer Ausschreibung entschieden, die Enterprise Content Management-Software (ECM) von OPTIMAL SYSEMS unternehmensweit einzuführen.
Bild: Eingang KZVK-DortmundDie Bearbeitung der rund 60.000 Rentenakten und 400.000 Versicherungsverhältnisse der KZVK ist zurzeit papiergetrieben und somit sehr aufwändig, der Archivraumbedarf ist enorm. ?Die Versichertenakte in Papierform ist derzeit dezentral organisiert, so dass Dokumente an mehreren verschiedenen Stellen aufbewahrt werden. Der Einsatz der ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS wird uns helfen, unsere Archivflächen zu reduzieren und die Sachbearbeitung durch schnelleren Dokumentenzugriff zu unterstützen. Damit werden wir unsere Service für Versicherte, Rentner, Mieter und Partner verbessern?, so Hans-Ulrich Krause, Projektleiter ECM bei den Kirchlichen Versorgungskassen in Dortmund.
Erster Projektschritt ist der Aufbau der Infrastruktur und die Anbindung von OS|ECM an der bestehenden IT-Landschaft. Die Schnittstellen zu den Fachsystemen für Finanzbuchhaltung, Personal und Rente spielen dabei eine große Rolle. Zunächst wird OS|ECM in den Abteilungen Versicherte und Rente zur Verwaltung elektronischer Dokumente eingesetzt. In eine weitere Ausbaustufe werden digitalen Akten mit OS|ECM realisiert: Versicherten-, Renten- sowie Mieterakten stehen auf dem Plan. Altakten werden durch einen externen Dienstleister gescannt und in das ECM-System importiert.
OS|ECM wird als Basis für eine elektronische Vorgangsbearbeitung verwendet – und zwar während des kompletten Lebenszyklus von Informationen ? von der Erstellung bis zur Langzeitarchivierung und Vernichtung.
?Die digitalen Akten in OS|ECM sind werden zukünftig Kernstück unserer Informationsverarbeitung, -verwaltung und -dokumentation sein. Wenn eine Akte als geschlossen erklärt wird, werden die dazu gehörende Dokumente und Informationen zur Langzeitarchivierung übergeben?, erklärt Hans-Ulrich Krause.

Die OPTIMAL SYSTEMS GmbH entwickelt und vertreibt Softwarelösungen für Enterprise Content Management. Die OPTIMAL SYSTEMS-Unternehmensgruppe wurde 1991 in Berlin gegründet und beschäftigt zurzeit ca. 255 Mitarbeiter. Die Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS sind bei über 1.200 Installationen in sämtlichen Branchen in Deutschland und weiteren europäischen Ländern im Einsatz.
Mit OS|ECM bietet OPTIMAL SYSTEMS eine zentrale Informationsmanagement-Plattform, um Informationen schnell und sicher zu finden, zu verwalten und zu archivieren – wann, wo und in welchem Format auch immer sie gebraucht werden. Im Kern geht es dabei um digitale Archivierung, Dokumentenmanagement und Prozess-Workflows.

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