Stichtagsinventur: So bereiten sich Einzelhändler optimal vor

Die jährliche Stichtagsinventur zählt zu den aufwendigsten Prozessen im Einzelhandel. Manuelle Zähllisten, Personalengpässe und Filialschließungen führen zu hohen Kosten und Fehlerquoten. Eine vollständig digitalisierte Inventur mit mobiler Datenerfassung und zentralem Backend steigert die Genauigkeit, reduziert den Aufwand und sorgt für eine verlässliche Datenbasis in der Warenwirtschaft.

Digitalisierung als Schlüssel zur effizienten Inventur

Die gesetzliche Pflicht zur vollständigen Bestandsaufnahme an einem festgelegten Stichtag stellt für Einzelhändler jedes Jahr eine logistische und personelle Herausforderung dar. Papierlisten, Nachzählungen und manuelle Eingaben führen zu Fehlern, die nicht nur zeitaufwändig in der Korrektur sind, sondern auch die Bilanzierung und Systembestände verfälschen.

Die Lösung liegt in der konsequenten Digitalisierung des gesamten Zählprozesses. Führende Handelsunternehmen setzen auf integrierte Inventurservices, die Software, Hardware und Support aus einer Hand bereitstellen und so eine präzise, revisionssichere Abwicklung ermöglichen.

Prozessqualität steigern mit mobilem Inventurservice

Der moderne Inventurservice von COSYS Ident entlastet IT- und Logistikabteilungen spürbar. Im Zentrum steht die Kombination aus mobiler Datenerfassung (MDE) und einem leistungsstarken Backend.

Die COSYS Inventur App ermöglicht die fehlerfreie Erfassung der Warenbestände direkt am Regal oder im Lager. Durch Barcode-Scanning werden Artikelnummer, EAN, Zählort und Menge automatisch erfasst.

Vorteile im Überblick:

Fehlerreduzierung: Barcode-Scanning minimiert manuelle Zähl- und Tippfehler.

Intuitive Bedienung: Die App ist benutzerfreundlich und erfordert kaum Schulung, ideal auch für temporäres Personal.

Offline-Fähigkeit: Daten werden lokal gespeichert und bei bestehender Verbindung automatisch synchronisiert.

Prozesssteuerung: Funktionen wie die Mengen-1-Erfassung (jeder Scan = 1 Einheit) und mobile Korrekturen beschleunigen die Inventur deutlich.

Volle Transparenz durch das zentrale Backend

Das Herzstück des Systems ist der COSYS WebDesk, ein webbasiertes Backend, das die Kontrolle und Dokumentation der Inventur zentralisiert.

Zentrale Funktionen:

Echtzeit-Überwachung: Der Fortschritt aller Zählstellen wird live visualisiert, Manager erhalten sofortigen Überblick.

Soll-Ist-Vergleich: Abweichungen zwischen gezählten und Systembeständen werden automatisch erkannt.

Nachzählungen: Auffällige Differenzen können direkt vor Ort überprüft werden, um die Genauigkeit zu erhöhen.

ERP-Integration: Die bereinigten Daten werden über standardisierte Schnittstellen (Datei oder Web Service) an WWS/ERP-Systeme wie SAP oder Dynamics übergeben.

Damit wird die Inventur revisionssicher dokumentiert und in die bestehende IT-Landschaft nahtlos integriert.

Flexible Hardware-Lösungen für maximale Effizienz

Da MDE-Geräte im Einzelhandel meist nur einmal im Jahr zum Einsatz kommen, ist das Mietmodell von COSYS besonders wirtschaftlich. Unternehmen erhalten exakt die Anzahl an Geräten, die sie benötigen, vollständig konfiguriert und einsatzbereit.

Vorteile der Mietlösung:

Kosteneffizienz: Keine Investition in selten genutzte Hardware.

Hohe Verfügbarkeit: Zugriff auf Tausende Geräte führender Hersteller.

Rundum-Service: Umfassender Support und Austausch defekter Geräte während der Inventur minimieren Ausfallzeiten.

So bleibt die Hardwarefrage kein Engpass, sondern wird zu einem planbaren Servicebestandteil.

Fazit: Digitale Inventur als strategischer Vorteil

Die Vorbereitung auf die Stichtagsinventur erfordert einen Paradigmenwechsel: weg von manuellen, fehleranfälligen Prozessen hin zu einem vollständig digitalen, revisionssicheren Ablauf.

Durch den Einsatz einer modularen Inventurplattform mit Echtzeit-Backend und MDE-Mietservice können Einzelhändler den Aufwand deutlich reduzieren, die Prozessqualität steigern und eine belastbare Datenbasis für die zukünftige Planung schaffen.

Erfahren Sie in einem unverbindlichen Beratungsgespräch, wie der COSYS Inventurservice Ihre jährliche Bestandsaufnahme im Einzelhandel fehlerfrei und kosteneffizient gestaltet. Testen Sie außerdem die kostenlose COSYS Inventur Demo App im Google Play Store und Apple App Store, um die intuitive Bedienung live zu erleben.

Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.