Studie: Kapitulation im Papierkrieg – Zwei von fünf Firmen nutzen eigene Anleitungen nicht

In 39 Prozent der deutschen Unternehmen wird
aufwändig niedergeschrieben, wie Geschäftsprozesse ablaufen sollen,
ohne dass diese Aufzeichnungen später benutzt werden. Grund sind
Qualitätsprobleme der Dokumentation: Im Rahmen einer Befragung von
mehr als 250 Führungskräften bis hin zur CEO-Ebene gibt jeder dritte
Teilnehmer an, dass die Abläufe unvollständig oder unverständlich
beschrieben werden. Dies zeigt die Studie „Unternehmenssteuerung
2016″ der Unternehmensberatung Kampmann, Berg & Partner.

Festgelegte, einheitlich umgesetzte Prozesse sind ein wesentlicher
Faktor für gleichbleibende Arbeitsqualität. Um diese bei Teamarbeit
oder in Vertretungs- sowie Einarbeitungssituationen zu gewährleisten,
ist die Dokumentation von Geschäftsprozessen und Regelwerken ein
wichtiges Hilfsmittel. In vielen Unternehmen verursacht die
Dokumentation dabei erheblichen Zusatzaufwand: 38 Prozent der
Befragten geben an, dass der Pflegeaufwand unverhältnismäßig hoch
ist.

„Grundsätzlich muss man zwei Hauptursachen für Schwächen in der
Prozessdokumentation unterscheiden“, erläutert Dr. Torsten Lund,
Managing Partner bei Kampmann, Berg & Partner. „Zunächst einmal
mangelt es häufig an professionellen Dokumentationsstandards. Folge
davon sind Unverständlichkeit für den Nutzer, schlechte Verfügbarkeit
der Dokumentation sowie überbordende Detaillierung und
–Regelungswut–. Wenn darüber hinaus die beschriebenen Prozesse selbst
noch überkompliziert sind, verschärft dies die Probleme in der
Dokumentation zusätzlich.“ So geben beispielsweise 49 Prozent aller
Befragten an, dass ihre Abstimmungswege unnötige Schleifen enthalten
oder Abteilungen und Standorte mit einbeziehen, die für den konkreten
Vorgang gar nicht benötigt werden.

Welchen Hebel die Dokumentation von Geschäftsprozessen und
Regelwerken auf die Unternehmensperformance entfalten kann,
verdeutlicht ein differenzierter Blick auf die leistungsstarken und
leistungsschwachen Unternehmen. Vergleicht man die Antworten des am
besten mit denen des am schlechtesten bewerteten Viertels, so zeigen
sich erhebliche Unterschiede darin, welches Ansehen die Dokumentation
im Unternehmen genießt: 85 Prozent der High-Performer nutzen ihre
Dokumentationen im Alltagsgeschäft. Bei den Low-Performern sind es
lediglich 26 Prozent.

High-Performer akzeptieren zudem den Erstellungsaufwand als
notwendig und angemessen. Nur 15 Prozent sehen darin einen kritischen
Faktor, im Gegensatz zu 81 Prozent am anderen Ende der
Leistungsskala. Darüber hinaus beklagt nur jedes zehnte der
ergebnisorientierten Unternehmen mangelnde Verständlichkeit oder
Vollständigkeit, während rund zwei Drittel der weniger effizienten
Firmen in diesen Bereichen mit Problemen kämpfen. Auch bei der
Beurteilung der Geschäftsprozesse selbst zeigt sich eine auffällige
Diskrepanz. Bei den leistungsstarken Unternehmen geben nur 16 Prozent
an, dass diese zu komplex sind. Im unteren Viertel sind 85 Prozent
der Befragten dieser Ansicht.

„Stark ergebnisorientierte Unternehmen haben erkannt, dass die
Dokumentation von Geschäftsprozessen und Regelwerken nicht lästige
Pflicht und letztlich sinnloser Papierkrieg ist, sondern einen
positiven Beitrag für das Alltagsgeschäft liefern sollte“,
interpretiert Lund das Ergebnis. „So einfach wie möglich, so komplex
wie nötig“ kann hierbei als ein Leitmotto dienen, sowohl für die
Prozesse selbst als auch für die Prozessdokumentation.

Über Kampmann, Berg & Partner:

Kampmann, Berg & Partner berät mit besonderem Fokus
Finanzdienstleister und Unternehmen der Dienstleistungsindustrie
(u.a. Handel, Logistik, Infrastruktur, Real Estate, …) zu
sämtlichen strategischen Fragestellungen des Managements entlang der
gesamten Wertschöpfung sowie zu Veränderungsprozessen im Unternehmen.
Schwerpunkte der Arbeit sind dabei folgende Themenfelder:
Unternehmensentwicklung, Marketing & Vertrieb, Financial Management,
Change Management, Organisationsentwicklung und Prozesse sowie
Corporate Finance und Outsourcing. Die Topmanagementberatung zeichnet
sich durch besondere Seniorität aus: Gestandene Berater entwickeln
auf Basis fundierter Analysen umsetzbare Lösungskonzepte abseits der
Standardmuster großer Beratungshäuser. Darüber hinaus bietet
Kampmann, Berg & Partner Beratung zu strategischen Querschnittthemen,
zum Beispiel Business Wargaming.

Weitere Informationen: www.kampmann-berg.de.

Pressekontakt:
Faktenkontor GmbH
Lisa Hyna
Telefon: +49 40 253 185-142
E-Mail: lisa.hyna@faktenkontor.de

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