Studie zur IT-Auslagerung: Outsourcing besser als sein Ruf

Das Outsourcing von IT-Leistungen ist in
deutschen Unternehmen allgegenwärtig. Das zeigt eine aktuelle Studie
der Unternehmensberatung AXXCON, an der rund 200 Geschäftsführer,
CIOs, IT-Leiter und Sicherheitsbeauftragte aus Unternehmen mit
mindestens 500 Mitarbeitern teilgenommen haben. 81 Prozent der
befragten Unternehmen haben IT-Funktionen wie Data Center Services,
Application Management, Desktop Services und LAN/WAN-Dienste ganz
oder teilweise ausgelagert. Und das mit überwiegend positivem
Ergebnis: 78 Prozent der Unternehmen geben an, dass sich die Qualität
der IT-Funktionen nach der Auslagerung nicht verschlechtert hat. 47
Prozent erklären sogar, dass sich die Qualität verbessert hat. Je
nach Dienstleistung sind zwischen 76 und 80 Prozent der Unternehmen
mit ihren Service-Providern so zufrieden, dass sie diese Anbieter
auch bei der Vergabe neuer Verträge wieder als Dienstleister wählen
würden.

Freiraum für Innovationen schaffen

„Das IT-Outsourcing ist deutlich besser als sein Ruf“, kommentiert
Torsten Beyer, Partner und Sourcing-Experte bei der
Unternehmensberatung AXXCON, diese Ergebnisse. „Vorbehalte wie sie
bei einigen Unternehmen noch bestehen, erweisen sich als weitgehend
unbegründet.“ Knapp jedes fünfte Unternehmen hat sich laut der
Umfrage dennoch gegen die Auslagerung von IT-Services entschieden,
vorrangig weil eigene Experten vorhanden sind und die Aufgaben
inhouse erledigt werden können. Dazu erklärt Beyer: „Firmen, die
Standard-IT-Funktionen nicht outsourcen, machen einen strategischen
Fehler. Sie binden die Energie der eigenen Fachleute an der falschen
Stelle.“ So bringe das Outsourcing zwar selbst kaum Innovationen
hervor, verschaffe aber den eigenen Experten Zeit, sich um die für
Innovation und Digitalisierung entscheidenden IT-Bereiche zu kümmern.

Wichtig ist im Umkehrschluss, dass die erfolgskritischen
IT-Leistungen im Unternehmen verbleiben. „Eine outgesourcte Leistung
zurückzuholen, kann daher durchaus eine strategische Entscheidung
sein“, so Beyer. 41 Prozent der befragten Unternehmen haben in den
vergangenen fünf Jahren ausgelagerte IT-Services wieder zurückgeholt.
In Firmen mit 500 bis 1.000 Mitarbeitern kam dies häufiger vor (48
Prozent) als in mitarbeiterstärkeren Unternehmen mit mehr als 1.000
Angestellten (31 Prozent). Am häufigsten wurde das Application
Management wieder ins Unternehmen zurückgeholt (55 Prozent). Es
folgen Data Center Services (49 Prozent) und LAN/WAN mit 45 Prozent.

Gründe für die Auslagerung von IT-Leistungen sind laut der Umfrage
die Einsparung und Flexibilisierung von Kosten, das Vorantreiben der
Digitalisierung sowie das Freischaffen von Investitionsspielräumen.
Zu 58 Prozent nutzen diejenigen Unternehmen, die IT-Services
outsourcen, neben den einzelnen Dienstleistern auch externe Anbieter
zur Serviceintegration. Diese koordinieren die verschiedenen
Dienstleister und kümmern sich um eine möglichst reibungslose
Zusammenarbeit. Beyer: „Das entlastet die eigene IT-Abteilung
zusätzlich und führt dazu, dass sie mit vergleichsweise wenigen
Leuten schlagkräftig agieren kann.“

Verträge ergebnisorientiert gestalten

Was die Vertragsgestaltung betrifft, zeigt die Studie: Die
Laufzeiten neuer IT-Serviceverträge gegenüber den alten
Outsourcing-Verträgen haben sich in jedem zweiten Unternehmen
verändert – in jedem dritten verlängert und in jedem fünften
verkürzt. Ein eindeutiger Trend lässt sich damit nicht feststellen.
Der Umfang der Verträge (z.B. Regulierungstiefe, Detailgrad der
Regulierungen) hat bei knapp jedem zweiten Unternehmen zugenommen.
Und mit dem Detaillierungsgrad der gegenwärtigen Outsourcingverträge
sind lediglich 40 Prozent der Führungskräfte zufrieden. So wünscht
sich jeder Dritte eine größere Detailtiefe. 23 Prozent sprechen sich
hingegen für weniger detaillierte Verträge aus. An diesem Ergebnis
lässt sich ein wichtiges Spannungsfeld bei der derzeitigen
Vertragsgestaltung ablesen. So sind die Outsourcing-Verträge heute
nicht selten über 1.000 Seiten lang. Aber auch in dieser
Ausarbeitungstiefe lassen sich nicht alle technischen und
organisatorischen Leistungspflichten zur Zufriedenheit der
Unternehmen absichern.

„Solche Verträge funktionieren nicht besonders gut, weil man gar
nicht an alles denken kann. Das wird auch nicht besser, wenn man noch
stärker ins Detail geht“, so Beyer. Und: Je tiefer man in die Technik
einsteige, desto mehr Experten benötige man, um die Einhaltung der
Lieferverpflichtungen zu prüfen – Experten, die im Bereich Innovation
und Digitalisierung wirksamer eingesetzt werden können. Aus diesen
Gründen empfiehlt der Experte eine neue Art der Vertragsgestaltung –
das sogenannte Outcome-based Contracting. Dieses orientiert sich
weniger an technischen und physikalischen Spezifikationen als an den
gewünschten Ergebnissen wie dem reibungslosen Funktionieren der
IT-Technik. Bei der Ausgestaltung dieser neuen Verträge könne ein
erfahrener Berater helfen.

Befragt wurden für die Sourcing-Studie in Großunternehmen
„Unternehmens-IT – immer mehr Auslagerung oder alles retour?“ vom
Meinungsforschungsinstitut Teleresearch Mannheim 200
IT-Verantwortliche in Unternehmen mit mindestens 500 Mitarbeitern im
Frühjahr 2018. Gewählt wurde ein Methodenmix aus telefonischer
Befragung und Online-Interviews.

Ãœber AXXCON

AXXCON ist ein unabhängiges und zu 100 Prozent inhabergeführtes
Dienstleistungsunternehmen mit weitreichenden Erfahrungen in
strategischen Transformationsprojekten. AXXCON unterstützt große und
mittelständische Unternehmen aus der Energiewirtschaft, Industrie und
Dienstleistungsbranchen. Bei den Kunden arbeiten unsere Berater an
der Nahtstelle von Fachbereichen, Prozessmanagement und
Informationstechnik. Die Schwerpunkte sind Transformation,
Change-Management, Effizienzsteigerung/Sourcing, IT-Strategie und
Organisation. Die messbare Verbesserung von Projektergebnissen und
Prozessen steht im Mittelpunkt der Beratungs- und
Management-Tätigkeit.

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Karim Schäfer
Main-Pressesprecher
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