Verwaltungsdigitalisierung in Krisenzeiten ? E-Rechnung im Land Berlin

Die am 26. Mai 2014 in Kraft getretene EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Die Umsetzung im Land Berlin erfolgt gemäß des Berliner Gesetzes zum Umgang mit elektronischen Rechnungen (BERG) vom 4. März 2019 und der Verordnung über den elektronischen Rechnungsverkehr (E-Rechnungsverordnung) vom 30. September 2019.

Seit dem 16. April 2020 sind öffentliche Auftraggeber im Land Berlin in der Lage, elektronische Rechnungen für Aufträge aus dem oberschwelligen Vergabebereich empfangen und verarbeiten zu können. Für den Eingang elektronischer Rechnungen im Standard XRechnung nutzt das Land Berlin die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE). Für Rechnungssteller ist diese unter https://xrechnung-bdr.de abrufbar und die Nutzung nach vorheriger Registrierung kostenlos.

Alle Rechnungen, die an die unmittelbare Landesverwaltung sowie weitere öffentliche Auftraggeber adressiert sind, werden über eine zentrale Abholkomponente von der Plattform abgerufen und automatisiert an die jeweiligen Empfänger zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet. Auch Anstalten, Körperschaften, Stiftungen und Beteiligungen können hiervon bei Bedarf Gebrauch machen und auf diese Weise den geforderten elektronischen Empfang sicherstellen.

Das Gesamtvorhaben wurde durch die Senatsverwaltung für Finanzen unter Mitwirkung der Bonpago GmbH und der Schütze AG gesteuert und erfolgreich abgeschlossen. Im Fokus stand hierbei, neben der Schaffung der rechtlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen, die Integration einer schlanken und effizienten Lösung für den Rechnungsempfang sowie die Mitnutzung einer zentralen Rechnungseingangsplattform. Bei der Konzeption wurden die Vorgaben des IT-Rahmenkonzeptes des Landes Berlin, aber auch parallellaufende Projekte wie die Einführung einer neuen Software für das Berliner Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (?HKR-neu?), berücksichtigt.

Die Beratungsleistungen von Bonpago und Schütze umfassten insbesondere die Prozess- und Anforderungsanalyse, Entscheidungsunterstützung und Qualitätssicherung der Projektergebnisse. In der Phase der Umsetzung konnten die Kooperationspartner ihre langjährigen Rollout-Erfahrungen unter Beweis stellen und die Bereitstellung der Softwarekomponenten sowie die Anbindung einer Vielzahl von Rechnungsempfängern sicherstellen. Hierbei galt es, trotz der durch die Corona-Krise verbundenen Kontakteinschränkungen, die Kommunikation mit allen Beteiligten aufrechtzuerhalten, den Projektfortschritt nachzuhalten und die gesetzliche Frist einzuhalten.

Das Land Berlin geht damit einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung der Verwaltung. Weitere Informationen zur E-Rechnung im Land Berlin finden Sie unter: https://www.berlin.de/e-rechnung/