Von wegen eingestaubt: Ramboll machtÄmter und Behörden fit für die digitale Zukunft

Kreativer Lösungsentwickler, effizienter und gut
vernetzter Fallmanager, persönlicher Berater und attraktiver
Arbeitgeber. So soll das Bild der deutschen Verwaltung 2030 aussehen.
Doch noch prägen vielerorts eingefahrene Abläufe und eine primär an
Zuständigkeiten und Regeln orientierte Kultur den Arbeitsalltag. Das
digitale Potenzial bleibt weitgehend ungenutzt. Dazu kommt der Frust
vieler Bürger über lange Warte- und Bearbeitungszeiten und – aufgrund
des bevorstehenden Generationenwechsels in der Verwaltung – ein immer
härterer Wettbewerb um Talente und Fachkräfte. Wie sich hier
gegensteuern und der digitale Wandel einleiten lässt, zeigen Dresden
und der Landkreis Nordsachsen.

Nicht nur unzufriedene Bürger und der drohende Fachkräftemangel
machen zunehmend Bund, Ländern und Kommunen in Deutschland zu
schaffen. Auch das Onlinezugangsgesetz erhöht den
Modernisierungsdruck in der Verwaltung: Es schreibt bis 2023 die
Umstellung auf die digitale Antragsbearbeitung und elektronische
Aktenverwaltung vor. Ämter und Behörden müssen vorhandene
Arbeitsweisen auf den Prüfstand stellen und moderne Technologien als
Chance begreifen, um Prozesse neu zu denken und zu gestalten. Denn
Digitalisierung und Automatisierung steigern die Effizienz und
erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Ämtern. So
bleibt mehr Zeit für persönliche Beratung, die Betreuung komplexerer
Fälle und kreative Lösungen. Orts- und zeitflexibles Arbeiten sowie
eine Kultur der Wertschätzung nach innen und außen steigern zudem die
Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Mehr Zeit für Beratung und kreative Lösungen dank automatisierter
Prozesse

„Viele standardisierte Abläufe und Verfahren in Ämtern und
Behörden lassen sich gut automatisieren“, so Dominik Benke, Experte
für Veränderungsprozesse im öffentlichen Sektor bei Ramboll. „In
einer digitalen Verwaltung entfällt in der Regel zum Beispiel das
zeitaufwändige Abtippen und der Abgleich von Daten durch den
zuständigen Sachbearbeiter, da die Eingabe bei Standardvorgängen
durch den Bürger im Vorfeld online erledigt wird. Ob ein Antrag
vollständig ist, wird dank künstlicher Intelligenz automatisch
geprüft. Das entlastet die Mitarbeiter und verschafft ihnen Zeit,
sich intensiver um komplexere Fälle zu kümmern.“ Auch die Bürger
profitieren, weil ihre Anträge schneller bearbeitet werden,
Entscheidungen nicht mehr so lange dauern und sie – bei Bedarf – eine
bessere Beratung erhalten.

Erfolgreiche Digitalisierung muss Mitarbeiter mitnehmen

Länder wie Dänemark und die Niederlande gelten als Vorreiter für
eine digitale Verwaltung. Bürger finden dort an Servicepoints
unkompliziert und schnell Hilfe bei ihren Anliegen. Mitarbeiter sind
dank agiler und flexibler Arbeitsstrukturen und -prozesse zufriedener
als ihre deutschen Kollegen. Dank Digitalisierung und Automatisierung
können sie Aufgaben schneller und auch außerhalb der Amtsstube
erledigen, beispielsweise im Homeoffice oder direkt vor Ort beim
Kunden. „Diese Flexibilität und Freiheit fördert Kreativität und
Eigeninitiative, stärkt das lösungsorientierte Denken und Handeln
sowie die Bereitschaft zur abteilungs- und behördenübergreifenden
Zusammenarbeit“, so Dominik Benke. „Zudem gewinnt die Verwaltung als
Arbeitgeber an Attraktivität.“

Auf dem Weg zur digitalen Verwaltung reicht es also nicht aus,
Behörden mit moderner Technologie auszustatten. Erfolgsentscheidend
sind zu 80 Prozent die Mitarbeiter. Sie müssen sich von
Althergebrachtem verabschieden und neue Wege gehen. „Wenn wir
Behörden und Ämter auf dem Weg in die digitale Zukunft beraten, gehen
wir die bestehenden Prozesse ganzheitlich, ziel- und
lösungsorientiert an und stellen die Bedürfnisse und Erwartungen der
beteiligten Menschen in den Mittelpunkt“, erklärt Dominike Benke den
Beratungsansatz von Ramboll. „Denn nur wenn Mitarbeiter und
Führungskräfte den digitalen Wandel mittragen und die Modernisierung
von Strukturen und Prozessen als Chance begreifen, kann die Amtsstube
ihr verstaubtes Image ablegen.“

Dresden und Nordsachsen machen vor, wie es geht

Wie der digitale Wandel auch in Deutschland erfolgreich und
gemeinsam mit allen Beteiligten angegangen werden kann, zeigt das
Beispiel Dresden. Hier bietet nicht nur der geplante Rathausneubau
Chancen, Kultur und Arbeitsweise der Verwaltung zu modernisieren.
Gemeinsam mit Ramboll arbeitet die Landeshauptstadt auch daran, die
6.000-Mitarbeiter starke Verwaltung strukturell und technisch fit für
die Zukunft sowie attraktiver für Mitarbeiter und Bürger zu machen.
Für das Umsetzungskonzept, das kurz vor dem Abschluss steht, hat
Ramboll zusammen mit den Mitarbeitern, Führungskräften und den sechs
Bürgermeistern der Stadtverwaltung Zielbilder für die Verwaltung 2030
entwickelt. Auch konkrete Maßnahmen für den Weg dorthin wurden
ausgearbeitet. Der Veränderungsprozess beginnt ab Januar 2019.

Als großer, dünnbesiedelter Landkreis mit einer alternden
Bevölkerung und zum Teil sehr strukturschwachen Gemeinden steht
Nordsachsen noch stärker als Dresden vor dem Problem qualifizierte
Fachkräfte für die Verwaltung zu finden. Dazu kommt, dass auch die
Bürger fern der Verwaltungszentren einen einfachen und schnellen
Zugang zu Services und persönlicher Beratung benötigen. Gemeinsam mit
Ramboll analysiert der Landkreis deshalb zurzeit Handlungsbedarfe und
-felder. Zum Beispiel verlieren insbesondere die Mitarbeiter, die für
soziale Dienste zuständig sind und Hausbesuche bei Familien oder
Senioren machen müssen, viel Zeit durch lange An- und Abfahrtswege.
Mobile Endgeräte, die Einführung der E-Akte und Homeoffice-Lösungen
könnten hier Abhilfe schaffen. Auch die Beantragung und Beauftragung
von Wohngeld, Baugenehmigungen und Wirtschaftsförderung soll
optimiert werden. Digitale Lösungen und eine neue Front- und
Back-Office-Struktur helfen dabei, Prozesse zeiteffizienter
aufzusetzen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und gleichzeitig
dem Wunsch der verschiedenen Zielgruppen nach einem persönlichen
Ansprechpartner gerecht zu werden.

Das dänische Beratungsunternehmen Ramboll stellt die
Zusammenarbeit mit Nordsachsen und Dresden auf der Smart Country
Convention in Berlin vor. Als digitaler Vorreiter ist Dänemark
Partnerland der Veranstaltung. Auch Ramboll trägt mit Kollegen aus
Skandinavien zum länderübergreifenden Austausch bei. Weitere
Informationen erhalten Interessierte am Ramboll-Stand (Halle B, Stand
302) oder im Gespräch mit den Digitalisierungs-Experten.

Ãœber Ramboll

Ramboll ist ein führendes Ingenieur-, Planungs- und
Managementberatungsunternehmen. Mit mehr als 14.000 Mitarbeiterinnen
und Mitarbeitern – und 300 Offices in 35 Ländern – gehört der
dänische Konzern zu den größten internationalen Beratungsgruppen.
Ramboll kombiniert lokale Expertise mit globalem Knowhow in den
Geschäftsbereichen Hochbau & Architektur, Transport & Infrastruktur,
Stadtplanung & -gestaltung, Wasser, Umwelt & Gesundheit, Energie
sowie Management Consulting. In Deutschland beschäftigt Ramboll 500
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an insgesamt zehn Standorten.
www.ramboll.de / www.ramboll.com

Pressekontakt:
Ramboll GmbH
Ulrike Boy, Head of Communications Germany
T: +49 30 302020-105
E: ulrike.boy@ramboll.com

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