Wie sie mit der passenden Software ihre Arbeitsprozesse optimieren

Die Automation von Arbeitsprozessen schreitet im Zuge der technischen Weiterentwicklung in vielen Bereichen immer schneller voran. Die Fähigkeiten künstlicher Intelligenz im Hinblick auf akustische und optische Wahrnehmung haben in besonderem Maße zugenommen. Entsprechend können immer komplexere Aufgaben auf maschinellem Wege erledigt werden. Auf der anderen Seite hinkt die Arbeitswelt jedoch noch in vielen Feldern hinterher, wenn es um den Einsatz von Software zur Erleichterung von Prozessen geht. Hier liegen noch große Potentiale im Sinne eines effektiveren Arbeitens.

Kein Überblick über den Markt

Der Grund hierfür liegt nicht zuletzt in der Komplexität der Wirtschaft im Allgemeinen wie auch des IT Bereichs im Besonderen. Die Anforderungen an Unternehmen werden immer größer. Dies gilt sowohl in Bezug auf die wachsenden Ansprüche von Kunden als auch im Hinblick auf immer kompliziertere rechtliche Rahmenbedingungen. Diese und viele andere Bereiche binden viele Kräfte im Unternehmen. Diese fehlen dann, wenn es um eine gute Ausrichtung für die Zukunft geht. Hier werden oft Trends verschlafen. Gerade bei der elektronischen Datenverarbeitung wird häufig in der Gründungsphase ein Gesamtkonzept erstellt, welches im Laufe der Zeit nur noch punktuell erweitert wird. Der große Schnitt wird aus Mangel an Beschäftigung mit der Materie, dem Angst vor Datenverlust und vielen anderen vorgeschobenen Gründen vermieden.

Neue Technik spart meist Kosten

Am unsinnigsten ist in diesem Zusammenhang meist das Kostenargument. Denn nicht immer erfordert neue Software auch gleich neue Hardware. Und auch wenn die Einarbeitung in neue Programme zu Beginn Arbeitszeit kostet, wird diese so gut wie immer innerhalb weniger Wochen wieder eingespart. Hinzu kommt die Erwartungshaltung von Kunden und Geschäftspartnern. Diese erwarten eine effektive Auftragsabwicklung bzw. Zusammenarbeit auf dem jeweils neuesten Stand der Technik. Vor allem aber wird die Effektivität der täglichen Arbeit gesteigert. Ein gutes Beispiel hierfür ist Gebäudereiniger Software. In dieser Branche kommt es entscheidend auf eine gute Vernetzung der Mitarbeiter an. Mittels einer zentralen Datenbank lassen sich Reibungsverluste bei der Arbeit vermeiden. Dies betrifft sowohl den Zugriff auf wichtige Informationen zu bestimmten Gebäuden als auch die Erfassung, welche Mitarbeiter gerade in welchem Objekt im Einsatz sind. Die Arbeitsorganisation wird auf diese Weise entscheidend vereinfacht.

Potentiale für praktisch jede Branche

Wie das Beispiel Gebäudereinigung zeigt, ergeben sich durch moderne Software zahlreiche Möglichkeiten, Arbeitszeit einzusparen bzw. diese deutlich effektiver zu nutzen. Dies gilt vor allem dann, wenn über die Jahre veraltete Software immer wieder an neue Rahmenbedingungen angepasst wurde. Gerade in diesen Fällen macht es meist Sinn, die zahlreichen handgestrickten Lösungen durch ein schlüssiges Gesamtkonzept in Sachen IT-System zu ersetzen.


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