Außendienst kann gefährlich sein. Software hilft, die Lücken in der Sicherheitsarchitektur zu schließen.
Nicht nur im Betrieb, auch draußen beim Kunden müssen Sie Ihre Mitarbeiter*innen vor Gefahren schützen. Sicherheitsrisiken im Außendienst sind weit verbreitet.
Üblicherweise bilden Unternehmen ihre MitarbeiÂter*innen in der sicheren Durchführung von Wartungs- und KonstrukÂtionsarbeiten und anderen AußendienstÂeinsätzen aus. Die SicherheitsÂschulungen reichen von der korrekten Ausführung der Arbeiten bis hin zu Hygiene und Elektrik. In reglemenÂtierten Branchen sind ZertifiÂzierungen erforderlich. Damit ist es jedoch nicht getan.
SICHERHEITSRISIKO 1:
FAHRUNTAUGÂLICHE UND UNGEÂEIGNETE FAHRZEUGE
Ein häufiges Sicherheitsrisiko im Außendienst besteht darin, dass das Fahrzeug nicht angemessen beladen ist. Das Umklappen der Rücksitze, der Verzicht auf feste SchutzvorÂrichtungen und SicherheitsÂgurte zur Sicherung der Ladung (Glas, Chemikalien, schwere Teile etc.) führt zu einer ungewohnten FahrzeugÂführung. Die Ladung wird zur Gefahr, das UnfallÂrisiko steigt.
Weitere GefahrenÂsituationen entstehen, wenn das Fahrzeug auf der Straße zum Stehen kommt. Grund kann alles Mögliche sein, vom ReifenÂwechsel bis zur Verwicklung in einen Unfall.
SCHLECHTE FAHRZEUGE BEDEUTEN MEHR STRESS
Ein zusätzliches Sicherheitsrisiko im Außendienst ergibt sich, wenn die Fahrzeuge Schäden haben oder nicht genügend FahrtmögÂlichkeiten vorhanden sind. Um solche Lücken zu schließen, müssen sich in manchen Unternehmen mehrere MitarbeiÂter*innen die verbleiÂbenden Fahrzeuge teilen.
Die Folge: Der Fuhrpark nutzt sich weiter ab und die AußendienstÂtouren kommen durcheinander – vor allem, wenn die MitarbeiÂter*innen ihre Schichten von zuhause aus starten. Das erhöht den Stress. Die AlterÂnative, Fahrzeuge zu mieten, bedeutet Mietkosten. Zudem ist das UnterÂnehmen darauf angewiesen, dass ein geeigneter Ersatz bereitsteht.
WENIGER RISIKO DURCH BESSERE PLANUNG
Um diese Sicherheitsrisiken im Außendienst zu minimieren, setzen Unternehmen bereits bei der EinsatzÂplanung an. Eine Software zur Termin- und TourenÂplanung verteilt die Ressourcen auf optimale Weise und ordnet die richtigen Außendienst-MitÂarbeiter*innen (zum Beispiel mit der erforÂderlichen FührerÂscheinÂklasse) den richtigen Fahrzeugen zu.
Vorbeugende WartungsÂarbeiten lassen sich in Schichten planen, eine mobile App kann Telematik- und StandortÂdaten für Analysen und RettungsÂmaßnahmen übermitteln. Das System optimiert die TerminÂplanung auf Grundlage der verbleiÂbenden Fahrzeuge und MitarbeiÂter-Skills.
Außerdem sendet es BenachÂrichtiÂgungen über VerspäÂtungen an die wartenden Parteien aus. Für die Disposition bedeutet das weniger ÜberÂraschungen und weniger Druck, der durch unsichere ErsatzÂtransporte entstehen würde.
SICHERHEITSRISIKO 2
ÜBERSTUNDEN UND ÜBERÂMÜDUNG
Etwa 10 bis 20 Prozent aller Unfälle sind auf die ÜberÂmüdung der FahÂrer*innen zurückÂzuführen, schätzt Brake, eine britische OrganiÂsation für sichere MobiÂlität. Der FachkräfteÂmangel im Handwerk wie auch im BerufsÂkraftfahrerÂgewerbe führt zu mehr Druck auf die vorhanÂdenen ArbeitsÂkräfte und letztlich zu längeren ArbeitsÂzeiten hinter dem Steuer. Das erhöht die SicherheitsÂrisiken im Außendienst.
Selbst wenn die MitarbeiÂter*innen die Anweisung erhalten, Pausen einzulegen, etwa nach zwei Stunden Fahrzeit, geht das Unternehmen ein Risiko ein. Denn es muss sich darauf verlassen, dass die FahÂrer*innen ihre eigenen Fähigkeiten realistisch einschätzen und zur richtigen Zeit anhalten.
WENIGER RISIKO DURCH KÜNSTÂLICHE INTELLIGENZ
Software für die Touren- und EinsatzÂplanung verhindert das Risiko überÂmäßiger ArbeitsÂzeiten und der Ermüdung der Fahrer. Und zwar bevor die MitarbeiÂter*innen im Außendienst losfahren. Anhand der AuftragsÂart und der SLAs berückÂsichtigt sie die VerfügÂbarkeit der Ressourcen und passt die Zeitpläne an, um eine optimale Auslastung und Effizienz zu erreichen und so Überstunden zu vermeiden.
Das System berücksichÂtigt zum Beispiel Regeln für pünktÂliche Heimkehr und Pausen. Zu den positiven AusÂwirkungen auf die Sicherheit gehört eine ausgewogene ArbeitsÂbelastung, die zu geringerer Müdigkeit und besserer KonzenÂtration führt. Außerdem verbessert sich die DatenÂerfassung und der Betrieb erhält einen genaueren Überblick.
Die Ergebnisse eines sicherÂheitsorienÂtierten AußendienstÂsteuerung spiegeln sich auch in einer verbesÂserten Mitarbeiter- und letztlich KundenÂzufrieÂdenheit wider. Eine KI-geÂstützte EntÂscheidungsÂfindung senkt durch intelÂligentere TerminÂfenster nicht nur Kosten, sondern minimiert die SicherheitsÂrisiken im Außendienst.
SICHERHEITSRISIKO 3
EINZELEINÂSÄTZE UND RISIKOÂARBEITEN
Das vielleicht deutlichÂste Sicherheitsrisiko im Außendienst besteht darin, dass ein*e Ingenieur*in oder ein*e Techniker*in während einer Schicht viele verschieÂdene Gebäude anfährt und unterÂschiedliche Arbeiten ausführt. Zumal wenn dies ohne weitere Kolleg*innen erfolgt. Die Einsätze finden in Industrie-, Gewerbe- oder PrivatÂgebäuden statt, häufig in KriechÂkellern, hoch gelegenen Räumen und ArbeitsÂbereichen, wo Wasser, Gas oder ElekÂtrizität nicht fern sind.
Unternehmen begegnen den Gefahren mit einer RisikoÂbewertung und geeigneten Maßnahmen zur RisikoÂminderung bei der Arbeit in gewerbÂlichen beziehungsÂweise industriellen Bereichen. Dazu gibt es eine Matrix von SicherheitsÂmaßnahmen, wie zum Beispiel BesucherÂprotokolle, zusätzliche persönÂliche SchutzÂausrüstung (PSA) und VideoÂüberwachung (CCTV).
WENIGER RISIKO DURCH BESSERE DATEN
Ohne Daten können die RisikoÂbewertungen aber nur allgeÂmeiner Natur sein. Die EntscheiÂdungsfinÂdung liegt trotzdem letztlich in den Händen der AußenÂdienst-MitarÂbeiter*innen. DispoÂsitions- und PlanungsÂteams sollten daher digitale Tools einsetzen, um Daten zur Bewertung des Risikos von EinzelÂeinsätzen zu sammeln.
Eine moderne Plattform zur Termin- und TourenÂplanung bietet hierfür folgende Funktionen, die Ihre SicherÂheitsarÂchitektur für den AußenÂdienst unterstützen:
DigitaliÂsierte TerminÂfenster berechnen die geschätzte ArbeitsÂzeit, die ein Auftrag erfordert, wenn er einzeln ausgeführt wird.
Das System plant und kartiert die FahrtÂrouten nach Straßen- und FahrzeugÂtyp, Tageszeit und FahrÂgeschwinÂdigkeit sowie WetterÂbedinÂgungen. Diese Daten werden in einer Datenbank gespeichert.
Die BewerÂtung des Standorts kann aus der Ferne anhand von geoÂcodierten StandortÂdaten (nicht nur anhand von PostleitÂzahlen) erfolgen. Dadurch erhalten die DispoÂnenten Zugangs- und ParkÂinformaÂtionen. Das SicherheitsÂniveau ändert sich je nach Umgebung (beispielsÂweise ein belebter IndustrieÂkomplex am Tag versus eine VorstadtÂsiedlung bei Nacht). CRM-Daten aus dem Ticket oder aus früheren OrtsÂbesichtiÂgungen geben Aufschluss über alterÂnative VorgehensÂweisen.
Es gibt die Möglichkeit, simulÂtane Arbeiten und Aufträge in einem Ticket zusammenÂzufassen, um EinzelÂeinsätze zu vermeiden.
Das System sendet SicherheitsÂanweisungen direkt an die AußenÂdienst-MitarbeiÂter*innen, über eine native App mit Live-VerÂbindung. Eine App ermöglicht regelÂmäßige KommuniÂkation, zum Beispiel zeitlich festÂgelegte Check-Ins und Live-StandortÂdaten.
Der Betrieb erhält BenachÂrichtiÂgungen über Ankunft/AbÂfahrt und WeiterÂreise.
Lagerbestände und WertÂgegenÂstände wie Werkzeuge, ProduktÂteile und AusrüsÂtung lassen sich tracken.
Daten über den ErfolgsÂstatus des Auftrags kann das System in Ihr CRM einspielen.
SOFTWARE ERHÖHT DIE SICHERHEIT
Selbst die modernste Software kann nicht alle Sicherheitsrisiken im Außendienst eliminieren. Doch sie füllt Lücken in der SicherÂheitsarchiÂtektur und verminÂdert die Gefahren durch menschliches Versagen.
Der Schlüssel dazu liegt in der smarten Planung, der DatenÂerfassung und der ReaktionsÂfähigkeit des Systems. Moderne Lösungen unterÂstützen dabei, Fehler zu miniÂmieren und die Sicherheit Ihrer MitarbeiÂter*innen zu erhöhen.
Wir sind FLS. Wir sind FAST LEAN SMART.
Seit fast 30 Jahren entwickelt und vertreibt die FLS GmbH Echtzeit-Software für Termin- und Tourenplanung, Workforce Management und Mobile Lösungen. Das Produktportfolio um FLS VISITOUR, FLS MOBILE, FLS PORTAL und DISPATCH NOW basiert auf dem einzigartigen PowerOpt-Algorithmus, der durch Präzision und Schnelligkeit selbst bei hohem Auftragsvolumen und sehr spezifischen Aufgabenstellungen individuelle, optimale Planungsergebnisse in Echtzeit erzielt. Dabei decken die Lösungen von FLS den gesamten Service- und Lieferprozess von der Simulation, Planung und Disposition über die Durchführung bis hin zu Monitoring und Analyse ab. So bildet FLS die Anforderungen jedes Service- und Logistikbusiness in einer Echtzeit-Termin- und Tourenplanung ab: schnell, effizient und sehr smart.