Akzentum: Sicheres Dokumenten-Management mit PROXESS® 5:

Sichere Dokumentarchivierung hat oberste Priorität. Ein erhöhtes Sicherheitsbedürfnis besteht insbesondere in den sensiblen Geschäftsbereichen. Der Softwarehersteller Akzentum aus Rengsdorf hat auf die gestiegenen Anforderungen reagiert: Das Dokumenten-Management-System PROXESS® 5, das quer durch den Mittelstand beste Referenzen abgibt, ist nun absolut sicher vor Zugriff von innen und außen. Ein neues Rechtesystem ermöglicht die selektive Delegation der Benutzerverwaltung durch einen Supervisor und ergänzt so den klassischen Administrator – ein Novum im Bereich der DMS-Soft­warelösungen.

Seit 2001 vertreibt und entwickelt Akzentum, Spezialist rund um elektronische Dokumentenarchivierung, das DMS PROXESS. PROXESS setzt entscheidende Akzente, mittelständischen Unternehmen den Weg zum papierlosen Büro schnell und problemlos zu ermöglichen, die Produktivität der Mitarbeiter zu erhöhen und die Kosten zu senken.

PROXESS® 5 in sensiblen Unternehmensbereichen
Im Personalbereich sind die gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz besonders hoch. Gerade bei der elektronischen Aufbewahrung gibt es in vielen Unternehmen aber oft noch enorme Sicherheitslücken, um Daten vor dem unerlaubten Zugriff zu schützen. Studien unterstützen dies: So sei das Risiko von Datendiebstahl in den Unternehmen in den vergangenen Jahren drastisch gestiegen. Dies hängt zum einen mit neuen technischen Möglichkeiten durch mobile Datenträger, beispielsweise USB-Sticks, aber auch mit gestiegener Mitarbeiterfluktuationen nicht zuletzt durch die aktuelle Wirtschaftskrise zusammen. Denn gerade dann, wenn Mitarbeiter ein Unternehmen verlassen, verlassen auch ungefragt und unerlaubt vertrauliche Daten das Unternehmen. Eine Umfrage des Security-Herstellers SafeNet ergab beispielsweise, dass sich 74 Prozent aller befragten IT-Sicherheitsverantwortlichen in Unternehmen durch Datendiebstahl und Cyberkriminalität bedroht fühlen oder sie bestätigen, dass sie bestehende Zugangsbeschränkungen umgehen können.

Dabei sind Unternehmen von Seiten des Gesetzgebers verpflichtet, ihre Kundendaten vor jeder Art von Fremdzugriff zu schützen. Und neben handelsrechtlich relevanten Unterlagen aus dem operativen Geschäft wie Rechnungen und Lieferscheine gilt für Dokumente aus den Bereichen Vertragswesen oder Personal ebenfalls eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht.
Lutz Krocker, Produktmanager der Akzentum GmbH: „Gerade in diesen sensiblen Geschäftsbereichen besteht ein erhöhtes Sicherheitsbedürfnis des Unternehmens, denn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist ist das eine. Auf der anderen Seite hat jeder Inhaber, Geschäftsführer etc. das grundsätzliche Interesse, dass etwa Personalunterlagen, Verträge oder andere vertrauliche Informationen, die oftmals die Säulen und Voraussetzungen des Unternehmens und Geschäftsbetriebes darstellen, absolut vor Zugriff von außen und innen geschützt sind. Um diesen Anforderungen Rechnung zu tragen und die gesicherte Archivierung sensibler Dokumente zur ermöglichen, haben wir unser Dokumenten-Management-System PROXESS® noch sicherer gemacht und mit einem neuen Rechtesystem ausgebaut.“

Neues Rechtesystem

Danach wird zukünftig der klassische Administrator durch einen Supervisor ergänzt. Dieser Supervisor, zum Beispiel ein Mitglied der Geschäftsleitung oder des Vorstands, der sich über eine Smartcard am System autorisiert, stattet einen oder mehrere Administratoren für ihre jeweiligen Teilbereiche mit funktionalen und inhaltlichen Rechten aus. So können sensible Bereiche auch vor Zugriff von innen, etwa unautorisierten Administratoren, geschützt werden.
Auf diese Weise werden mit PROXESS® 5 vertrauliche Dokumente wie etwa Personalunterlagen, Verträge etc. wirklich zugriffssicher aufbewahrt, ohne dass sich der Supervisor um ein Parallelsystem mit eigener Hardware, eigenem Safe, eigenen Passworten und eigener Systembetreuung kümmern muss. Damit sichert er seine Daten wirksam vor Industriespionage oder Datenklau, ohne sich um den Schutz einzelner Dokumente zu kümmern.

Lutz Krocker: „Wir haben großen Wert darauf gelegt, dass diese Delegation der Benutzerverwaltung für den Supervisor einfach und problemlos zu handhaben ist. Im Prinzip ist der Vorgang vergleichbar mit dem Geldabheben am Automaten. Trotz dieser Einfachheit erhält der Anwender höchsten Sicherheitsstandard. Das macht PROXESS® 5 so einzigartig.“

Darüber hinaus geht PROXESS® 5 noch weiter: Ergänzend zur Änderung des Rechtesystems und der doppelten Verschlüsselung der Dokumente nach AES-Standard werden auch die korrespondierenden PROXESS® 5-Datenbankinhalte und alle gespeicherten PROXESS® 5-Dateien durch Verschlüsselung vor einem unberechtigten Zugriff oder Manipulation von außen noch besser als bisher geschützt.