All-in-one-Lösung synchronisiert Dokumente

Starnberg, 16. Juni 2009 – Mit der ERP-Lösung „InfoCenter“ lassen sich Mail-Anhänge künftig automatisch synchronisieren, da Dokumente jetzt auch per einfachem Doppelklick in einer Datenbank und nicht nur im Dateisystem abgelegt werden. Anwender können so mit nur einem System arbeiten, wobei zu jedem Zeitpunkt sicher gestellt ist, wer zu welchem Zeitpunkt welches Dokument geöffnet und verändert hat.

Mit dem in die Unternehmenssoftware „InfoCenter“ eingebundenen Dokumentenmanagement-System der Staware GmbH werden Dokumente aller Art und jeglichen Formats über eine vordefinierte Dateiablage richtig abgespeichert. Diese Lösung des Starnberger ERP-Anbieters bildet alle relevanten Geschäftsabläufe zuverlässig und umfassend ab. So können z.B. Mitarbeiter in Ingenieur- und Architekturbüros bestimmte Inhalte, Pläne oder Zeichnungen schnell und einfach finden, richtig zuordnen und bearbeiten.

Künftig werden Dokumente zusätzlich nicht nur in einer Dateiablage abgespeichert, sondern auch in einer Datenbank, in der aktuelle Projektdaten blitzschnell zur Verfügung stehen. Der Dokumentenzugriff innerhalb der Datenbank lässt sich über diverse Berechtigungen innerhalb von Vorgangstypen, Dokumentenarten und in einzelnen Projekten regeln. Vertrauliche Dokumente z.B. sind nur für einen bestimmten Personenkreis sichtbar. Um Sicherheitslücken auszuschließen, sind die unterschiedlichen Bearbeitungsmöglichkeiten und Zugriffsrechte für bestimmte Mitarbeiter individuell je Vorgang oder Projekt definierbar. Auf diese Weise ist transparent, wer welche Dokumente gerade geöffnet hat bzw. bearbeitet und wie aktuell Dokumente sind. Entsprechend der Aktualität können Zugriffsberechtigte Dokumente ändern. Um gegenseitiges Überschreiben zu verhindern, sind entsprechende Check-In- und Check-Out-Mechanismen implementiert, die auch mehrfaches Öffnen von Dokumenten aus der Datenbank problemlos erlauben.
„Damit ist eine echte Versionsverwaltung von Dokumenten in einer Datenbank möglich“, sagt Staware-Geschäftsführer Christian Paucksch.

Anwender öffnen Dokumente aus der Datenbank über die Unternehmenssoftware „Infocenter“ per Doppelklick. Welche Dokumente oder zu welchen Vorgangstypen Dokumente in die Datenbank wandern, entscheidet der Administrator im Vorfeld.
Auch Mail-Anhänge, z.B. vom PDA, werden automatisch in einer Datenbank abgelegt und können somit am Firmen-PC synchronisiert werden. Damit ist es möglich, im Rahmen der kompletten Dokumentenverwaltung mit nur einem einzigen System zu arbeiten. Beispielsweise, wenn die Personalabteilung gleichzeitig mit Geschäftsleitung und Fachabteilung digital vorliegende Bewerbungsunterlagen bearbeitet.

Die Lösung ist für „InfoCenter“-Anwender optional ab Juli erhältlich, der Preis liegt pro Arbeitsplatz bei rund 100 Euro (zusätzlich zur InfoCenter-Lizenz).

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