Altes Büro aufpeppen – vom Arbeitskasten zum Open Space

Umgestaltung im Büro ist manchmal eine Platzanforderung, oft jedoch auch der Start in eine unternehmerische Veränderung. Offener und abteilungsübergreifend arbeiten ist ein Gewöhnungsprozess auf dem Weg zur Digitalisierung. Der Weg dorthin gelingt mit kleinen Veränderungen bei Einrichtung, Technik und interner Kommunikation.

Mehr Freiheit durch freiere Bürogestaltung

Kuben mit einzelnen Arbeitsplätzen, lange Bürogänge mit schweren Einzeltüren und eine Abteilung pro Etage sind Verwaltungsstrukturen des letzten Jahrtausends. Modern sind Open Spaces, die nicht nur als Mietbüros im Trend liegen. Die freie Bürogestaltung orientiert sich an der verfügbaren Bürotechnik, sammelt also gemeinsam genutzte Einrichtung räumlich und belässt einzelne Arbeitsplätze dort, wo es die Projektarbeit gerade erfordert. Auch feste Arbeitsplätze werden immer flexibler, also nutzbar abwechselnd für verschiedene Mitarbeiter. Mit solch freien Konzepten können Arbeitsschritte leichter ineinandergreifen, statt wie vorher mit Terminsetzungen zugearbeitet zu werden.

Umdenken ohne technische Abteilungsgrenzen

Die meiste technische Ausrüstung im Büro ist teuer und muss möglichst mehrere Zwecke in einem Gerät erfüllen. Es ist leichter, wenn alle Abteilungen die gleiche Technik nutzen – auch wegen eventuell nötiger Formatierungsansprüche. So, wie sich Software individuell erweitern lässt, müssen auch Abteilungen künftig erweiterungsfähig sein. Statt nach Zuständigkeiten werden sie besser nach aktuellen Prozessaufgaben benannt. Mitarbeiter sind nicht auf lange Sicht gleichen Arbeitsaufgaben zugewiesen. Vielmehr passen sich Fachwissen und technische Büroeinrichtung jeder neuen Herausforderung auch personell flexibel an.

Büromöbel ausrangieren oder modernisieren

Wächst das Unternehmen, wird manches Büro plötzlich wegen vieler Neueinstellungen zu eng. Möglicherweise wirkt auch die alte Einrichtung plötzlich zu wuchtig. Verwerter für gebrauchte Büromöbel nehmen die alten Aktenschränke mit, bereiten sie auf und verkaufen oder entsorgen sie. Die Umgestaltung geht nun in den ausgeräumten Büros weg von der gefühlt begehbaren Akten-Schrankwand und hin zu vielen kleinen, am besten mobilen Büromöbeln für einzelne Verwaltungsthemen statt Abteilungen. Jeder Mitarbeiter kann jetzt leichter Akten finden, entnehmen und wieder archivieren.

Unternehmensstruktur räumlich und menschlich besser vernetzen

Längst sitzen nicht mehr alle Mitarbeiter von morgens bis abends fest an ihrem Büroarbeitsplatz. Mit der Digitalisierung haben sich ebenfalls Homeoffice und mobiles Büro als Verwaltungsnetze etabliert. Selbst unter Geschäftspartnern ersetzen Videokonferenzen zwischendurch weite Anfahrtswege und endlose Präsenztreffen. Künftig können Mitarbeiter verschiedener Büroprojekte schnell online kommunizieren, statt ständig mit Aktenstapeln den Raum zu wechseln. Das Meeting für Zwischenabstimmungen bleibt trotzdem unverzichtbarer Direktkontakt für Prozessabsprachen.

Büro nach Mitarbeiterwünschen aufpeppen

Eine Umfrage zu Umgestaltungswünschen sollte etwa drei Monate vor den Veränderungsplänen am Schwarzen Brett aushängen oder im Verteiler weitergegeben werden. Denn erheblich wirkt sich Wohlfühlen auf die Leistungsfähigkeit aus. Allein durch die Umfrage fühlen sich alle ernst genommen. Sie beteiligen sich motiviert an der Bestandsaufnahme mit Zustandseinschätzung. Vielleicht sind nicht alle gestalterischen Wünsche umsetzbar. Wenn ein Teil davon erfüllt wird und über die anderen vor der Umgestaltung eine Abstimmung angeboten wird, stellt sich der Verwaltungserfolg garantiert menschlich, technisch und finanziell ein.

Fazit:
Die Zeiten geschlossener Büros mit unveränderlichen Zuständigkeiten nach Abteilung und Arbeitsraum werden allmählich von offeneren, vernetzten Unternehmensstrukturen abgelöst. Veränderungen auf diesem Weg beginnen mit leichterer Büroeinrichtung, flexibel durch unterschiedliche Mitarbeiter nutzbare Technik und Hybrid-Arbeitsmodelle über den stationären Büroalltag hinaus. Bei der Neugestaltung dürfen sich die Büroangestellten via Umfragen und Meetings gerne mit persönlichen Ideen einbringen.