Arbeitszeiterfassung: Darum ist sie so wichtig

Werden die Daten der Arbeitszeiten von Mitarbeitern eines Unternehmens erfasst, wird dies als Arbeitszeiterfassung bezeichnet. In Deutschland wird diese im Rahmen des Arbeitszeitgesetzes geregelt. Daneben finden sich die Vorschriften darüber, wie mit den entsprechenden Arbeitszeiterfassungsdaten umgegangen werden muss, im Bundesdatenschutzgesetz.

Die Erfassung der Arbeitszeit stellt für Unternehmen ein überaus wichtiges Werkzeug dar, damit die Arbeitnehmer ihre eigene Arbeitszeit dokumentieren und die Arbeitgeber die Zeiten entsprechend kontrollieren können. Auch gegenüber Auftraggebern können durch die Nutzung der entsprechenden Zeiterfassungssysteme die geleisteten Arbeitsstunden nachweislich belegt werden.

Die Arbeitszeiterfassung stellt in den Unternehmen die Grundlage für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Verwaltung von Krankheits- und Urlaubszeiten dar. Sie erlaubt außerdem, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu überblicken und so unter anderem optimierte Aufwandsschätzungen zu erstellen.

Warum Unternehmen auf die Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter keinesfalls verzichten können und inwiefern auch die Arbeitnehmer von der Arbeitszeiterfassung profitieren, erklärt der folgende Beitrag.

Die Vorteile für die Mitarbeiter

Die Erfassung der Arbeitszeit stellt nicht nur für die Arbeitgeber, sondern ebenfalls für die Mitarbeiter einen Vorteil dar. Durch das Arbeitszeitgesetz werden Ruhepausen, Höchstarbeitszeiten und die Pflicht des Unternehmens, Arbeitszeiten, die über die vereinbarten Arbeitsstunden hinaus gehen, aufzuzeichnen, definiert. Die Einhaltung dieses Gesetzes kann nur garantiert werden, wenn eine Dokumentation der Arbeitszeiten vorliegt.

Für die Mitarbeiter wird durch die Zeiterfassung daneben die Möglichkeit zur Selbstkontrolle geschaffen, sodass diese Unter- oder Überstunden leicht identifizieren können. Das gängige Vorurteil, das die Arbeitszeiterfassung so lediglich dem Arbeitgeber zu Kontrollzwecken dient, ist nicht korrekt.

Jedoch werden die Arbeitszeiten nicht von allen Mitarbeitern in der Praxis korrekt erfasst, da das eigene Zeitgefühl oft täuscht oder die Erwartungshaltung durch die vertraglich definierte Arbeitszeit zu einem Aufrunden der Arbeitszeiten führt. In diesem Fall können innovative Softwarelösungen eine große Hilfe darstellen.

Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung

Aktuell sind viele Unternehmen auf der Suche nach neuen Konzepten. Den Mitarbeitern soll mehr Eigenverantwortung übertragen werden. So nutzen bereits heute viele Angestellte die Vorteile einer Vertrauensarbeitszeit oder arbeiten remote.

Allerdings darf auch in diesen Fällen die Dokumentation der Arbeitszeit nicht vernachlässigt werden. Im Mai 2019 urteilte dazu der Europäische Gerichtshof, dass Ruhezeiten und Höchstarbeitsgrenzen nur eingehalten werden können, wenn eine verlässliche Ermittlung der Überstundenanzahl und der tatsächlichen Arbeitszeit stattfindet. So müssen die Arbeitgeber immer gewährleisten, dass ihre Angestellten maximal 48 Stunden pro Woche arbeiten und eine Ruhezeit von elf zusammenhängenden Stunden pro Tag nutzen.

Bezüglich der Arbeitszeiterfassung werden häufig Bedenken geäußert, dass diese dem Gedanken eines agilen Arbeitens widerspricht. Allerdings sind diese Sorgen nicht begründet, da beispielsweise für besonders kleinteilige Arbeitsschritte gar keine detaillierte Arbeitszeiterfassung gefordert ist.

Vielmehr dient die Erfassung der Arbeitszeiten dem Schutz der Arbeitnehmer, der Selbstkontrolle und der Abrechnung der erbrachten Arbeitsleistung.

Home-Office und die Erfassung der Arbeitszeiten

Besonders in den aktuellen Zeiten arbeiten immer mehr Arbeitnehmer aus dem Home-Office. Diskutiert wird bereits seit längerem auch ein Gesetz, durch welches alle Arbeitnehmer pro Jahr mindestens 24 Tage Anspruch auf mobile Arbeit erhalten sollen.

Jedoch sind dann auch im Home-Office die Arbeitszeiten auf digitalem Wege zu dokumentieren. Die Details dazu, wie sich die Arbeitszeiterfassung in diesem Fall rechtlich korrekt umsetzen lässt, sind heute allerdings noch offen.