Aufbewahrungspflicht: Akten rechtzeitig vernichten / Blitzarchiv gibt Tipps zum richtigen Verwahren und Entsorgen von aufbewahrungspflichtigen Geschäftsdokumenten

Alle Jahre wieder zum Jahresanfang stellt sich
in den Unternehmen und bei Freiberuflern von neuem die Frage nach den
Aufbewahrungspflichten: Welche Geschäftsdokumente müssen weiter
aufbewahrt, welche können mit Beginn des neuen Jahres vernichtet
werden? Einer aktuellen Studie von Blitzarchiv zufolge gehen 76
Prozent der mittelständischen Firmen davon aus, dass eine Vielzahl
von Betrieben in Deutschland ihre Dokumente unnötig lange aufheben.
Dies liegt daran, dass die Unternehmen sich unsicher sind, wie lange
die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sind und darüber hinaus gar
nicht wissen, wie lange bestimmte Unterlagen schon im eigenen Archiv
lagern.

Grundsätzlich gilt, dass Unterlagen in der Regel entweder sechs
oder zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Akten, die beispielsweise
in 2013 archiviert wurden, müssen dementsprechend bis 2019 bzw. 2023
aufbewahrt werden. Um genau zu wissen, wie lange Geschäftsakten schon
lagern oder gelagert werden müssen, rät der
Blitzarchiv-Geschäftsführer Benedikt Steinmetz zu folgendem Vorgehen:
1. Akten sollten strikt nach Entstehungsjahr getrennt aufbewahrt
werden.
2. Direkt bei der Einlagerung im Unternehmens- oder externen Archiv
sollten die Akten zudem gleich mit der Aufbewahrungszeit bzw. mit dem
Vernichtungsdatum gekennzeichnet werden.
3. Dokumente, die gesonderten Aufbewahrungsfristen unterliegen,
sollten von den übrigen getrennt verwaltet werden.

„Wer in seinem Aktenlager noch Dokumente seit 2003 oder älter
aufbewahrt, kann diese zum Jahresende vernichten, da die
Aufbewahrungspflicht – bis auf einige Ausnahmen – erloschen ist“,
fügt der Blitzarchiv-Geschäftsführer hinzu. „Akten sollten
rechtzeitig vernichtet werden, um den Datenschutzbestimmungen zu
entsprechen und um die Nutzfläche nicht unnötig mit Aktenbergen
zuzustellen. Ganz zu schweigen davon, dass in einem großen Aktenlager
die Suche nach bestimmten Dokumenten sehr viel länger dauern würde.“
Zu den Dokumenten mit gesonderten Aufbewahrungsfristen gehören zum
Beispiel Verträge, die sich verlängern wie Mietverträge, behördliche
Genehmigungen, Akten aus noch laufenden Verfahren, Baupläne und
Gerichtsurteile oder einfach Dokumente, die für ein Unternehmen einen
ideellen Wert haben oder bei denen gesonderte Branchenvorschriften
(wie bspw. Patientenakten) zu beachten sind.

Von diesen Ausnahmen abgesehen kann man laut Steinmetz
grundsätzlich aufbewahrungspflichtige Dokumente in zwei Zeiträume
einteilen. Zu den Unterlagen, die zehn Jahre aufbewahrt werden
müssen, zählen u. a. Ausgangsrechnungen, Gehaltslisten, Bankbelege,
Bewirtungsbelege, Eingangsrechnungen, Fahrtenbücher, Gewinn- und
Verlustrechnung (Jahresbilanz), Grundbuchauszüge sowie Buchungsbelege
und Steuererklärungen. Hingegen nur sechs Jahre aufbewahrt werden
müssen Unterlagen wie Bürgschaften, Bestellungen, Geschäftsbriefe,
Darlehensunterlagen, Kassenzettel, Geschenknachweise, Preislisten
sowie Einfuhr- und Exportunterlagen.

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