Aufgaben effizient verwalten und bearbeiten

Haftnotizen, To-Do-Listen in Excel oder Outlook ? es gibt viele Varianten der Aufgabenorganisation. Bei der Xpert-Timer Software zur Projektzeiterfassung ist die Aufgabenverwaltung auf Basis der GTD-Methode bereits im umfangreichen Basispaket des Xpert-Timer Pro inkludiert. Mit der effizienten und benutzerfreundlichen Aufgabenverwaltung von Xpert-Timer behalten Sie jederzeit den Überblick. Vergeben Sie Prioritäten oder filtern und kategorisieren Sie Ihre Aufgaben zur besseren Übersicht. Die Bearbeitung einer Aufgabe ist stets transparent nachvollziehbar.

Aufgaben anlegen und bearbeiten

Zunächst legen Sie z. B. eine neue Aufgabe im Xpert-Timer an mit dem Betreff ?Besprechungstermin mit Teamleiter Projekt B?. Ordnen Sie diese dem entsprechenden Projekt und ggf. auch einem Mitarbeiter zu. Es ist auch möglich die Aufgabe ohne Mitarbeiterbezug zu erstellen, sie wird in diesem Fall in den gemeinsamen Aufgabenpool der Mitarbeiter aufgenommen. Diese können sich dann eine Aufgabe per Rechtsklick zuweisen, wenn sie Zeit haben, diese zu bearbeiten. Über den Aufgabenstatus legen Sie fest, in welchem Arbeitsschritt sich die Aufgabe gerade befindet und im Feld ?Beginnt ab? geben Sie an, ab wann Sie die Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste angezeigt bekommen möchten. Legen Sie bei Bedarf auch ein Fälligkeitsdatum fest, bis zu dem die Aufgabe fertig bearbeitet sein soll.

In den Aufgabeneigenschaften lassen sich Zusatzinformationen zur Aufgabe erfassen. Eine ausführliche Aufgabenbeschreibung ist im Reiter ?Text? möglich, in den ?Notizen? werden Statusänderungen festgehalten, zu denen Sie auch Notizen für Kollegen hinterlassen können. Aufgabenbezogene Dokumente erfassen Sie unter dem Reiter ?Anhänge?. Sicherheitsstufen regeln hier die Sichtbarkeit der Dokumente. Sie können die Arbeitszeit auch direkt auf Aufgaben buchen. Die Aufgabe ist mit einem Projekt verknüpft, so dass die Zeit auf das Projekt gebucht wird. Auch in den Aufgabeneigenschaften haben Sie die Möglichkeit die erfassten Zeiten der Aufgabe einzusehen. Wechseln Sie dazu auf den Reiter ?Zeiten?. Hier stehen zahlreiche Filter- und Gruppierungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Haben Sie die Option ?Erinnerungsfunktion an offene Aufgaben? aktiviert, öffnet sich beim Start des Xpert-Timer ein Dialog mit den offenen, fälligen Aufgaben. In diesem Dialog können Sie direkt Aufgaben bearbeiten, starten oder auf den Status ?erledigt? setzen. So behalten Sie immer den Überblick über noch anfallende Tätigkeiten.

Aufgabenvorlagen und Aufgabenpakete

Mit Aufgabenvorlagen können Sie einzelne wiederkehrende Aufgaben als Vorlage speichern, die Sie dann per Drag&Drop unterschiedlichen Projekten zuweisen können. So müssen Sie bei gleichen Abläufen pro Projekt nicht jede anfallende Aufgabe neu anlegen. Aus mehreren Aufgabenvorlagen lassen sich auch Aufgabenpakete schnüren, die per Drag&Drop einem Projekt zugeordnet werden können.

Last but not least – der direkte Weg spart Zeit

Zeit sparen Sie nicht nur mit einer effizienten Aufgabenverwaltung sondern auch durch die Konzentration auf kurze Kommunikationswege. Der schnellste und oftmals zielführendste Kommunikationsweg ist das direkte Gespräch. Die Vorteile liegen auf der Hand: Weniger Missverständnisse, Rückfragen und Nachbearbeitung, sowie sofortiges Klären und Protokollieren von Themenpunkten und idealerweise den Abschluss von Vorgängen noch innerhalb des Gesprächs.

Weitere Informationen unter www.xperttimer.de.

Zeitfresser rechtzeitig identifizieren, Arbeitsabläufe optimieren, Projektzeiten transparent dokumentieren – effizientes Zeitmanagement ist die Mission von Xpert-Timer Software, die seit 1999 das Projektzeiterfassungstool „Xpert-Timer“ entwickelt und vertreibt.

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