Bearbeitung von Emails und Internet-Bestellungen wie von Geisterhand

Die Herausforderung, einen vollen Email-Posteingang zeitnah zu bearbeiten, kennt heute jeder Betrieb. Das mühsame Sortieren des Posteingangs nach reinen Info-Mails, Werbung oder Benachrichtigungen, die einen festgelegten Workflow nach sich ziehen, frisst einen nicht zu unterschätzenden Teil der Arbeitszeit auf. Hinzukommen eingehende Faxe und postalische Informationen. Doch mittels der neuen Gateway-Funktion des IQ-optimize Workflow Management Systems können Dateneingänge, die eine festgelegte Bearbeitung erfordern, bereits vorselektiert und an das Workflow-System übergeben werden.

So stellt das neue Gateway sicher, dass Emails mit Bearbeitungscharakter keine Leerlaufzeit im Posteingang verbringen oder die elektronisch eingehenden Faxe und gescannten postalischen Informationen Staub ansetzen. Das System integriert sowohl die Daten des Absenders, den Inhalt der Mail und ggf. Email-Anlagen und eröffnet einen Bearbeitungs-Prozess. Dieser wird so weit wie möglich vom System strukturiert, dann dem dafür im System hinterlegten Mitarbeiter zur weiteren Bearbeitung zugewiesen und der Mitarbeiter automatisch benachrichtigt.

Wie von Geisterhand werden also Daten sortiert, geprüft und der entsprechende Workflow völlig automatisch angestoßen. Mittels sogenannter Agenten können z. B. unterschiedliche Email-Accounts aus den unterschiedlichen Unternehmensbereichen überwacht und bearbeitet werden, wie z. B. support@firma.de, bewerbung@firma.de oder vertrieb@firma.de. Diese einfach einzurichtenden Agenten sind frei definierbar und können auch dafür verwendet werden, auf bestimmte Absender zu reagieren, automatische Antworten zu versenden oder einen Workflow zu starten, sobald ein bestimmter Datensatz generiert oder verändert wird.

Das neue IQ-optimize Gateway der Maintaler Software Spezialisten kann nicht nur im bestehenden Workflow-System eingesetzt werden, sondern kann auch Fremdsysteme überwachen und somit quasi Workflow-fähig machen. Das System kann z. B. so eingerichtet werden, dass bei einer eingehenden Bestellung im E-Shop über das Datenbank-Gateway sogleich ein Prozess gestartet wird, der die Abwicklung dieser Bestellung garantiert. Alle Unternehmensbereiche profitieren durch diese Zeit- und Kostenersparnis.