Begehungen mit sam® – mobil und KI-gestützt

Begehungen online planen und vor Ort mit dem Smartphone oder Tablet durchführen und protokollieren: Das geht nun ganz einfach mit dem neusten sam® Funktionsmodul. Für sein EHS-Lösungssystem hat secova jetzt auf der A+A 2025 – der Weltleitmesse für sicheres Arbeiten – zwei weitere Neuheiten vorgestellt. Genauso wie bei den Begehungen nutzen sowohl das Last Minute Risk Assessment (LMRA) als auch die digitalen Sicherheitsdatenblätter bereits aktuelle KI-Technologien. Künstliche Intelligenz automatisiert bei allen drei AI@sam®-Lösungen verschiedene Prozesse, erstellt Zusammenfassungen oder generiert Zusatzfragen.

Für secova ist „Künstliche Intelligenz (KI)“ keine Spielerei – mit seinem ganzheitlichen Ansatz erzielt AI@sam®vielmehr echte Wirkung. (Fach-)Spezifische Funktionen stehen dabei im Fokus. Gezielter Einsatz steigert Effizienz und Sicherheit im Arbeitsalltag, ohne den fachlichen Kontext zu verlassen. Die Integration in das bestehende System erfolgt nahtlos, ohne die Komplexität zu erhöhen. Somit ist AI@sam® weniger sichtbar, dafür aber spürbar. Sie assistiert und entlastet Nutzer mit Hinweisen, Hilfestellungen und Vorschlägen, belässt aber die finale Entscheidung beim menschlichen Fachexperten.

Sergej Pede (Head of Sales) ist überzeugt: „Die sam® Begehungen sind ein intelligentes Werkzeug. Es unterstützt Dich dabei, Beobachtungen strukturiert zu erfassen, Risiken zu reflektieren und auch dadurch präventiv zu handeln.“ Das Modul ist an jedem Ort mobil aufruf- und durchführbar – im direkten Zusammenspiel mit der sam®-Gefährdungsbeurteilung. Knapp zusammengefasst funktioniert es so: Anwender wählen vorab den Ort sowie alle Teilnehmenden aus und legen fest, wer protokolliert. Die Begehung selbst starten sie dann per App („Play“ drücken) auf einem mobilen Endgerät und halten nun per Spracheingabe alle Beobachtungen fest. Zusätzlich können sie an Ort und Stelle Fotos aufnehmen und direkt hinzufügen. KI verschriftlicht im Hintergrund alles mündlich Aufgenommene und erstellt direkt eine Zusammenfassung. Mehr noch: Sie schlägt auf Basis der Beobachtungen bereits passende Maßnahmen (GBU) und Verbesserungen (Ideenmanagement) vor.

Per App direkt vor Ort anpassen, durchführen und protokollieren

Neben einer reinen orts- ist auch eine tätigkeitsbezogene Begehung möglich, beispielsweise „Metallbearbeitung an Maschinen“. Die jeweils passenden Themenabschnitte können Anwender am Bildschirm aus Tätigkeitsprofilen, Gefährdungsfaktoren, Chemikalien und  Arbeitsmittel / Geräte / Anlagen auswählen. Durch „Speichern“ fügen sie diese ihrer Begehung entsprechend hinzu. Jetzt ist diese aktiviert und ihre Durchführung lässt sich via App ganz einfach steuern. Nach dem Starten und der Auswahl des tatsächlichen Ortes zeigt die App alle Teilnehmenden an. Diese Teilnehmerliste kann nun noch dynamisch angepasst werden (= z.B. Erkrankte löschen, zusätzliche Ts hinzufügen). Nach Hinterlegung von Datum und protokollierender Person erscheinen nun die ausgewählten Themenabschnitte. Diese lassen sich für Detailinformationen öffnen (z.B, „bewegte Maschinenteile“ -> welche Überprüfungen sind hier nötig?). Jetzt kann die Begehung starten. Wem dabei etwas auffällt, kann direkt ein Foto hinzufügen und mit passenden Kommentaren ergänzen. Im Protokoll erscheint dies dann an der entsprechenden Stelle der Begehung.

Nach ihrer Beendigung ist die Begehung direkt abschließbar und wird automatisch versendet. Für die spätere Betrachtung finden Nutzer unter „Dokumentierte Begehungen“ nun eine KI-generierte Zusammenfassung der Sprachaufnahme. Dabei befindet sich am unteren Rand auch eine Zahl (z.B. „10“), die für die Anzahl der bereits KI-basierten Maßnahmen- und Ideenvorschläge steht. Hier erhalten Verantwortliche die Möglichkeit, diese direkt mit einem Datum zu versehen und der/den entsprechenden Person/en zuzuweisen. Das System zeigt beim Thema Gefährdungsbeurteilung im Abschnitt „Begehungen“ jederzeit an, wieviele an welchem Ort durchgeführt wurden. Diese Anzeige beinhaltet auch die Anzahl der dort jeweils abgeleiteten Maßnahmen und Ideen. Ganz unten befinden sich die gesamten protokollierten Begehungen. Mit einem Klick erscheinen nun jeweils die Zusammenfassung, die Teilnehmenden, die abgeleiteten Maßnahmen und Ideen sowie deren Bearbeitungsstatus.

LMRA – mehr Sicherheit durch Bewusstsein

Mit dem Last Minute Risk Assessment (LMRA) bietet secova ein kurzes „Risiko-Bewusstseins-Training“ kurz vor Tätigkeitsaufnahme an. Welche möglichen Gefährdungen gibt es bei der jeweiligen Tätigkeit und wie begegne ich diesen präventiv und sicher? Die kurze Schulung liefert dazu nicht nur alle wichtigen Informationen, sondern sensibilisiert zusätzlich das Mindset. Das Ziel: Wer noch kurz vor Beginn über mögliche Risiken reflektieren kann, wird anschließend auch sicherheitsbewusst handeln. Somit ergänzt die LMRA die Gefährdungsbeurteilung um einen effizienten „Bewusstseins-Booster“, der auch die Sicherheitskultur im Unternehmen weiter stärkt. Die Durchführung selbst erfolgt einfach, schnell und intuitiv per (sam® EHS-Manager) App, mobil direkt an Ort und Stelle. Dynamische Sicherheitsfragen und KI-gestützte Zusatzfragen lenken die Aufmerksamkeit zielgerichtet dorthin, wo sie gebraucht wird.

Auch für das sam®-Gefahrstoffmanagement gibt es eine Neuerung, die u.a. auf eine KI-Unterstützung zugreifen kann. Denn nun besteht die Möglichkeit, digitale Sicherheitsdatenblätter direkt in sam® einzulesen – und zwar im SDSCom Format. Dieses vom „Bundesverband der Deutschen Industrie (BDI)“ geförderte, digitale Austauschformat unterstützt sam® aktuell in der Version 4.x. Dies stellt eine große Erleichterung für all diejenigen dar, die regelmäßig Betriebsanweisungen erstellen müssen. Das XML-basierte Datenformat ermöglicht es, Sicherheitsdaten von Gefahrstoffen auf digitalem Wege einfach, schnell und einheitlich zu übermitteln. So lassen sich alle sicherheitsrelevanten Informationen lückenlos und präzise übertragen. Die Vorteile der Importmöglichkeit knapp zusammengefasst: Automatisiert, zeitsparend, genau, flexibel und zukunftssicher!

Wir von secova GmbH & Co. KG – mit Hauptsitz im münsterländischen Rheine – entwickeln und vertreiben unsere professionelle, cloudbasierte EHS-Software sam®.

Schwerpunkt des browserbasierten Lösungssystems bildet der Bereich EHS (Environment, Health & Safety) mit den Themen Compliance, Unterweisungssystematik, Gefährdungsbeurteilung und Gefahrstoffmanagement.

Seit 2008 hat das über 100-köpfige Expertenteam mehr als 3,5 Millionen neue Anwender gewonnen, die mit den verschiedenen sam®-Funktionsmodulen arbeiten. Besonders wegen des einfachen Bedienkonzepts und der durchdachten Funktionalität sind namhafte Unternehmen und Konzerne heute überzeugte Referenzkunden.

In den Bereichen Wissensmanagement, Arbeitsschutz, Compliance, Qualitätsmanagement, Qualifikationsmatrix/-management und HR setzt secova mit sam® neue Maßstäbe.

Die ganzheitliche Softwarelösung und das Unternehmen selbst wurden bereits mehrfach ausgezeichnet – etwa beim „IT-Innovationspreis“, dem „Innovationspreis Münsterland“ oder als „TOP 100 – Deutschlands innovativste Unternehmen“ sowie bei „Great Place to Work“, „TOP JOB“ und „kununu“ als einer der besten Arbeitgeber in Deutschland.