Bevor Sieüber Funktionen sprechen: Warum Ihr Intranet zuerst die Mitarbeiter:innen kennen muss

Die meisten Intranet-Projekte starten mit einer Frage, die schon in die falsche Richtung führt: „Welche Struktur brauchen wir?“ Die entscheidende Frage kommt erst viel später, wenn überhaupt, zur Sprache: „Was müssen unsere Mitarbeitenden im Alltag erledigen, und wo bremst sie das Intranet dabei aus?“

Ein Intranet aus IT-Sicht wird selten geliebt

Wenn ein neues Intranet entsteht, sitzen oft die falschen Personen zu lange allein am Tisch: IT, Kommunikation, vielleicht die Geschäftsleitung. Entschieden wird im Lenkungskreis, über Menschen, die im Projekt selbst nicht vorkommen: die Servicetechnikerin im Außendienst, der neue Mitarbeiter in den ersten 90 Tagen, die Führungskraft in der Verwaltung. Ihre Arbeitsrealität taucht in Anforderungslisten meist nur als Annahme auf, nicht als Erkenntnis. Das Ergebnis: ein System, das technisch sauber funktioniert und trotzdem niemand freiwillig öffnet. Nicht weil es an Features fehlt, sondern weil es an der falschen Stelle ansetzt.

Erfolgreiche Plattformen beginnen mit einer anderen Frage: Welche Aufgaben hat die Belegschaft im Arbeitsalltag, und wo kann das Intranet sie konkret entlasten? Diese Erkenntnisse gewinnt man nicht im Lenkungskreis, sondern in Gesprächen, Beobachtungen und kurzen Umfragen mit Menschen aus unterschiedlichen Bereichen, Standorten und Rollen.

Ein zweiter Punkt: Wer zur Konzeptphase bewusst auch skeptische Stimmen einlädt, verändert die Projektdynamik. Wer von Anfang an mitgestalten durfte, verteidigt das Ergebnis später eher, als dass er es blockiert.

Personas und Top-Tasks statt Bauchgefühl

Der Unterschied zeigt sich in der Vorgehensweise, nicht im Werkzeug. Wer zwei bis vier Personas entwickelt und daraus fünf bis zehn konkrete Top-Tasks ableitet, verschiebt die Perspektive spürbar: Nicht mehr „Was können wir bauen?“, sondern „Was muss diese Person zuverlässig erledigen können?“ Bei der Servicetechnikerin im Außendienst sieht die Antwort anders aus als beim neuen Mitarbeitenden in den ersten 90 Tagen, und genau das ist der Punkt: Jede Persona bekommt eigene, priorisierte Top-Tasks, statt einer Liste, die irgendwie für alle passen soll. Alles Weitere im Projekt ordnet sich diesen Top-Tasks unter, statt gleichberechtigt um Aufmerksamkeit zu konkurrieren.

Eine Persona entsteht dabei nicht am Schreibtisch, sondern aus echten Antworten auf ein paar zentrale Fragen: Wer ist diese Person im Arbeitsalltag, welche Rolle, welcher Standort, welcher typische Tagesablauf? Welche Aufgaben erledigt sie am häufigsten und mit welchen Tools arbeitet sie dafür bereits? Wo genau bremst das aktuelle Intranet sie aus, fehlen Informationen, sind sie schwer zu finden, oder fehlt der mobile Zugriff unterwegs? Und was würde bei ihrem nächsten Arbeitsschritt einen echten Unterschied machen in Bezug auf das Intranet?

Genauso wichtig wie diese Aufgaben sind die Ziele und Frustrationen dahinter: Wonach strebt diese Person eigentlich, und was kostet sie im Alltag am meisten Nerven? Über welche Kanäle sucht sie sich Informationen, wenn das Intranet ihr keine liefert, den Kollegen von nebenan, eine WhatsApp-Gruppe, eine Excel-Liste auf dem eigenen Rechner? Ein prägnantes Zitat aus einem echten Interview macht die Persona dabei greifbarer als jede Beschreibung in der dritten Person. Und damit die Persona kein Einzelfall bleibt, lohnt sich der Abgleich mit quantitativen Daten, etwa Nutzungszahlen oder Umfrageergebnissen, die zeigen, wie viele Mitarbeitende tatsächlich hinter diesem Muster stehen. Erst wenn diese Fragen mit echten Aussagen aus Gesprächen und Beobachtungen beantwortet sind, statt mit Annahmen aus dem Lenkungskreis, wird aus einem Namen mit Stockfoto eine Persona, die tatsächlich trägt.

Mitarbeitende in den Mittelpunkt zu stellen ist nur einer von neun Erfolgsfaktoren, die wir aus über 100 SharePoint-Intranet-Projekten destilliert haben. Die anderen acht drehen sich zum Beispiel um ein belastbares Zielbild, das dem Projekt von Anfang an eine klare Richtung gibt, eine Content-Governance, die nicht nach drei Monaten kollabiert, oder Barrierefreiheit, die von Anfang an mitgedacht statt nachträglich repariert wird. Im Praxis-Guide bekommen Sie zu jedem der neun Faktoren einen konkreten Praxis-Tipp und eine Checkliste, mit der Sie in wenigen Minuten ehrlich einschätzen können, wo Ihr eigenes Projekt heute steht – und woran Sie als Nächstes arbeiten sollten.

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