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Bitkom-Studie ECM im Mittelstand: Zunehmende Informationsflut zwingt mittelständische Unternehmen zu Investitionen in Lösungen für das Dokumentenment

Digitale Inhalte entstehen in jedem Unternehmen in zunehmendem Umfang entlang der Geschäftsprozesse. Neben strukturierten Daten (z.B. Buchungsdatensätze), haben in den letzten zwei Jahrzehnten auch verstärkt weniger strukturierte Dokumente (z.B. Verträge, Korrespondenz) und Mediendaten (z.B. Grafiken, Fotos, Filme) an Bedeutung gewonnen. Die zentrale Verwaltung dieser Dokumente übernehmen inzwischen auch in immer mehr mittelständischen Unternehmen moderne ECM/DMS-Suiten. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie ?ECM im Mittelstand. Status Quo und Perspektiven für den Einsatz von Enterprise Content Management in Deutschland ?, die vom Bitkom Arbeitskreis Markt & Strategie mit Unterstützung der Trovarit AG und des Forschungsinstituts für Rationalisierung an der RWTH Aachen (FIR) bereits zum zweiten Mal durchgeführt wurde. Die Bitkom-Studie bietet anhand der Aussagen von über 800 mittelständischen Unternehmen eine Bestandsaufnahme der ECM/DMS-Praxis im Mittelstand. Im Vordergrund stehen Fragen zum Begriffsverständnis, zur Verbreitung, zu Nutzen und zu Kosten von ECM/DMS-Software ebenso wie zukünftige Entwicklungen und Trends rund um ECM/DMS im Mittelstand. Die Studienergebnisse stehen ab sofort unter www.trovarit.com/studien/ecm-mittelstand.html als kostenloses Whitepaper zur Verfügung.
Große ECM/DMS-Investitionsbereitschaft im Mittelstand
Die Studie ?ECM im Mittelstand? bringt es ans Tageslicht: ?Enterprise Content Management? hat sich im Mittelstand etabliert und wird in Zukunft weiter an Bedeutung gewinnen. Bei der Mehrheit der größeren Mittelständler wird heute bereits Standard-Software für ECM/DMS eingesetzt und der Einsatz weiter ausgebaut. Aber auch die kleineren Mittelständler weisen mit über 10% eine hohe Investitionsquote auf. Offensichtlich bestehen erhebliche Rationalisierungspotenziale, die seitens der Unternehmen nun in Angriff genommen werden. Daneben beeinflussen aktuelle Trends wie z.B. die ?Elektronische Akte? bzw. die dynamische Aktenbildung sowie der elektronische Rechnungsaustausch den ECM/DMS-Einsatz im Mittelstand maßgeblich.
Die große Zahl mittelständischer Unternehmen ? Deutschland verzeichnet laut amtlicher Statistik ca. 211.000 Betriebe zwischen 20 und 500 Mitarbeitern ? lassen auch auf die gesamtwirtschaftliche Bedeutung des mittelständischen ECM/DMS-Marktes schließen. Die Ergebnisse dieser Studie legen hier jährliche Investitionen in einer Größenordnung von ca. 1. Mrd. EURO nahe.
Nutzen von ECM/DMS-Lösungen für Unternehmen offensichtlich
Die Studienergebnisse lassen den Schluss zu, dass sich diese ECM/DMS-Investitionen im Mittelstand lohnen: Mittelständische Unternehmen mit Erfahrung hinsichtlich des Einsatzes von ECM/DMS-Lösungen (1/3 aller befragten Unternehmen) bescheinigen ihren ECM/DMS-Lösungen einen großen Beitrag zur Effizienzsteigerung und Kostenersparnis. Darüber hinaus steigert der Einsatz von ECM/DMS-Lösungen die Rechts- und Datensicherheit im Zusammenhang mit der Dokumentenverarbeitung deutlich.
Die Studie zeigt jedoch auch, dass sich das Thema ECM/DMS im Mittelstand etwas anders darstellt als z.B. bei größeren Unternehmen: So sorgen die vielen im ECM-Kontext von Anbietern und Beratern gerne verwendeten englischen Fachbegriffe im Mittelstand für Unverständnis und Verwirrung. Die Tatsache, dass der Schlüsselbegriff ?Enterprise Content Management? gerade einmal von ca. 20% der Mittelständler gut erläutert werden kann spricht diesbezüglich sicherlich Bände! Das bedeutet schlichtweg, dass 80 Prozent des Mittelstands einen guten Teil der Marktkommunikation der ECM-Anbieter nicht oder nur sehr eingeschränkt verstehen bzw. einordnen können.
Abseits der Begriffsverwirrung interpretiert der Mittelstand das Thema ?Enterprise Content Management? insgesamt eher bodenständig und pragmatisch. Im Vordergrund stehen ?Archivierung? und klassisches ?Dokumentenmanagement? während weitergehende Ansätze wie das Workflow Management oder Collaboration doch eher abwartend betrachtet werden. Weitere Informationen: www.trovarit.com/studien/ecm-mittelstand.html.
Hintergrundinformationen zur Studie: Die Studie „ECM im Mittelstand. Status Quo und Perspektiven für den Einsatz von Enterprise Content Management in Deutschland“ wurde im zweiten Halbjahr 2014 vom BITKOM-Arbeitskreis Markt & Strategie bereits zum zweiten Mal durchgeführt und auswertet. Dabei wurden die ECM-Experten vom Bitkom von der Trovarit AG und dem Forschungsinstitut für Rationalisierung an der RWTH Aachen unterstützt.
Die repräsentative Studie »ECM im Mittelstand« bietet eine Bestandsaufnahme der ECM-Praxis im Mittelstand. Im Vordergrund stehen Fragen zum Begriffsverständnis, zur Verbreitung, zu Nutzen und zu Kosten von ECM-Software ebenso wie zu zukünftigen Entwicklungen und Trends rund um ECM im Mittelstand. 800 mittelständische Unternehmen haben an der Studie teilgenommen.

Die Trovarit AG versteht sich als Marktanalyst und anbieterneutraler Berater im Umfeld von ERP- und Business-Lösungen. Mit spezialisierten Services und Werkzeugen unterstützt Trovarit jährlich über 300 Unternehmen dabei, Geschäftsprozesse effizient zu gestalten, den Einsatz der vorhandenen ERP- und Business-Systeme zu optimieren und Investitionen in neue ERP- und Business-Lösungen abzusichern.
Die Trovarit AG wurde im September 2000 von Peter Treutlein und Dr. Karsten Sontow als Spin-Off der RWTH Aachen gegründet. Sitz des Unternehmens ist Aachen.

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