Büroausstattung kann teuer werden – Wo kann man sparen?

Besonders in der Startphase eines Unternehmens haben Gründer eine lange Liste von Aufgaben zu bewältigen. Die Büroausstattung und die Einrichtung der Räumlichkeiten stellen dabei einen besonders wichtigen Punkt dar – auch wenn dieser oft vernachlässigt wird, da alle anderen Dinge erst einmal dringender erscheinen.

Die Gestaltung und die Ausstattung der Geschäftsräume sind allerdings von großer Bedeutung, denn sie können sich maßgeblich auf den Erfolg des Unternehmens auswirken. Dies ist vielen Gründern gar nicht bewusst. Eine durchdachte Büroausstattung sorgt schließlich dafür, dass effizient gearbeitet werden kann und Geschäftspartnern und Kunden ein professioneller Eindruck vermittelt wird.

Doch die Büroausstattung, zu der vor allem technische Geräte und Programme gehören, stellt natürlich auch einen großen Kostenfaktor dar. Wie dieser reduziert werden kann und woran bei der Ausstattung der Arbeitsumgebung gedacht werden muss, zeigt der folgende Beitrag.

Die nötigen Programme und Geräte

Abhängig davon, in welcher Branche ein Unternehmen tätig ist, müssen den Mitarbeitern einige Programme, Maschinen und Geräte zur Verfügung stehen, damit diese ihre Arbeit produktiv ausführen können.

Die Geräte

In den meisten Branchen benötigen die Mitarbeiter auch heute noch einen voll ausgestatteten, eigenen Schreibtisch, der über einen Internet-Zugang verfügt. Die grundlegende Ausstattung umfasst dabei einen Rechner mit entsprechenden Monitoren, einer Maus und einer Tastatur. Ebenfalls ist ein Multifunktionsgerät empfehlenswert, mit dem gefaxt, gescannt und gedruckt werden kann.

Müssen spezielle Anforderungen durch die Geräte erfüllt werden, kann durchaus Geld gespart werden, wenn diese nicht selbst angeschafft, sondern gemietet werden. Falls beispielsweise häufig in großen Formaten gedruckt werden muss, kann man sich einen A3 Drucker leasen. Darüber hinaus müssen auch ausreichend Telefone zur Verfügung stehen, um mit Kollegen, Geschäftspartnern und Kunden zu kommunizieren.

Die Programme

Natürlich braucht es im Arbeitsalltag nicht nur Hardware, sondern auch Software. Die Tools und Programme, die relevant sind, richten sich dabei nach der jeweiligen Branche, in der ein Unternehmen tätig ist. Dennoch gibt es einige Softwareprogramme, die in nahezu jedem Unternehmen zu finden sind, um die Arbeitsabläufe zu vereinfachen.

Gute Programme zur Daten- und Textverarbeitung sind zum Beispiel Microsoft Word und Microsoft Excel. Auch erledigen Unternehmen ihre Buchhaltung heutzutage fast ausschließlich digital. Ein entsprechendes Buchhaltungsprogramm erleichtert die Arbeit demnach maßgeblich.

Die Optimierung von Abläufen in ganz unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens kann durch ERP-Systeme erreicht werden. Um die interne Kommunikation möglichst effizient zu gestalten, sind Team-Messenger empfehlenswert, mit denen sowohl Gruppen- als auch Einzelchats und Videokonferenzen möglich sind.

Für die jeweiligen Tools und Programme sind natürlich Lizenzen notwendig, die bei Online-Anbietern oder im Fachhandel erworben werden können. Der Online-Erwerb bietet dabei den Vorteil, dass die Lizenzen häufig über unbefristete Laufzeiten verfügen, sodass für diese nicht jedes Jahr erneut gezahlt werden muss. Um Kosten zu sparen, sollten natürlich im Vorfeld die Preise für die einzelnen Lizenzen verglichen werden, um das günstigste Angebot zu finden. Wichtig ist auch, dass nur die Leistungen in den Lizenzen enthalten sind, die wirklich benötigt werden – ansonsten besteht die Gefahr, viel mehr für die Programmnutzungen zu zahlen als eigentlich nötig.

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