Chancen und Risiken beim Austausch des Warenwirtschaftssystems

Es gibt einige Gründe, warum ein Austausch des Warenwirtschaftssystems für ein Unternehmen sinnvoll oder notwendig sein kann. Neue oder veränderte Geschäftsprozesse zum Beispiel durch eCommerce, ein deutlich vergrößertes Sortiment und damit einhergehende Performance-Probleme, technisch veraltete oder nicht mehr gewartete Software oder Hardware sind einige, aber längst nicht alle dieser Gründe. Bei jeder Software im Einsatz werden früher oder später Funktionalitäten für neue oder veränderte Prozesse missbraucht. Das führt im Lauf der Zeit dazu, dass viele Dinge komplizierter gehandhabt werden als nötig. Außerdem ist das Wissen über korrekte Abläufe nur noch eingeschränkt vorhanden und kann sogar verloren gehen. Um eine ständige Optimierung zu gewährleisten und das Unternehmen an Änderungen anpassen zu können, sollte auch das Wissen im Bereich der Warenwirtschaftssysteme stetig erneuert und trainiert werden. Denn nur so kann sich das Unternehmen sowohl an Marktveränderungen als auch an Kundenwünsche neu ausrichten.

Neue Möglichkeiten erschließen
Ein modernes Warenwirtschaftssystem auf Basis neuester Technologien kann dem Unternehmen helfen, neue Strukturen zu entwickeln, Prozesse zu verbessern und die Kosten zu verringern. Die größer werdenden Anforderungen an Service-Prozesse, zum Beispiel das erhöhte Retouren-Aufkommen beim Online-Handel, oder die steigende Varianten-Vielfalt in der Produktion sind mit veralteten Systemen oft nur schwer abzubilden.
Weitere Vorteile sind beispielsweise Bedienbarkeit über Internet-Browser, Standard-Hardware-Komponenten und nicht zuletzt die Möglichkeit der durchgängigen Kommunikation, durch standardisierte Schnittstellen unter Umständen auch mit Lieferanten oder Kunden. Ein modularer Aufbau der Software ermöglicht es, nur die Teile anzuschaffen und einzusetzen, die tatsächlich gebraucht werden. Gleichzeitig wird eine spätere Erweiterung vereinfacht, wenn sie notwendig werden sollte.

Gute Planung ist das A und O
Hat man sich entschlossen, das Warenwirtschaftssystem auszutauschen, ist ein gut geplantes, strukturiertes Vorgehen der Schlüssel zum Erfolg. Eine Istanalyse mit besonderem Augenmerk auf die aktuellen Schwachstellen und eine Liste der Anforderungen an das neue System ist die Basis für die Suche nach einem geeigneten Anbieter. Bei der Auswahl der Lösung gibt es eine Vielzahl von Kriterien, die sehr von der jeweiligen Situation und den Erfordernissen des Unternehmens abhängen. Ein Anbieter mit guten Referenzen und einer breiten Basis an Installationen gibt in jedem Fall ein gewisses Maß an Sicherheit.

Einige Fallstricke
Gerade beim Austausch eines Warenwirtschaftssystems ist eine reibungslose Übernahme von Daten aus dem alten in das neue System lebenswichtig. Ein schlüssiges Migrationskonzept zu erstellen und einen vollständigen Test durchzuführen, ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Dafür sollte man die Dienste des Software-Herstellers oder eines externen Dienstleisters in Anspruch nehmen.
Nicht zu unterschätzen sind auch die Beharrungskräfte im Unternehmen, wenn es um die Einführung einer grundlegenden Software geht. Die betroffenen Mitarbeiter sollten von Anfang an in das Projekt eingebunden werden, um eine möglichst hohe Akzeptanz zu gewährleisten.