CSI reagiert flexibel auf Wünsche

Die Vema – der Name steht für Vermögensmanagement – wurde 1989 als Abteilung der Hildenbrandt Immobilien in Stuttgart gegründet. Heute ist die Verwaltung eines von vier Unternehmen der Hildenbrandt-Gruppe, die alle Dienstleistungen rund um die Immobilie anbietet. Die Vema ist dabei für den Bereich Immobilienmanagement zuständig. Das Unternehmen verwaltet für Kunden interessante Altbauten – Mietshäuser mit Sanierungsstau – und entwickelt diese. „Das war und ist in dieser Art im nicht-gewerblichen Bereich einmalig in Deutschland“, sagt ihr Geschäftsführer Konstantin Kaufmann stolz. Die Arbeit fängt bereits damit an, für den privaten Investor das richtige Mehrfamilienhaus herauszusuchen und einen 10-Jahres-Plan zu entwickeln. Damit weiß der Kunde genau, welche Investitionssumme über den Kaufpreis hinaus auf ihn zukommt. Pro Jahr saniert das Unternehmen etwa 50 Wohnungen und baut 15 Dachgeschosse zu Wohnungen aus.

Immer wenn eine Wohnung frei wird, fragt die Vema bei ihrem Kunden an, ob er diese Wohnung sanieren will. Ist der Kunde einverstanden, kümmern sich die Stuttgarter um alles Weitere inklusive Finanzierung. Ist das Objekt komplett durchsaniert, also entwickelt, fällt es aus dem Objektmanagement in die normale Mietverwaltung. Ein Großteil der Kunden behält das entwickelte Haus und nutzt es zur Altersvorsorge. Seine wirtschaftlichen Vorgaben beschreibt Kaufmann so: „Die meisten unserer Kunden sind Selbstständige, die ihre Rente eigenständig organisieren müssen. Deshalb muss bei dem Objekt die Miete gegen den Zins immer mehr ins Plus gehen, damit irgendwann Geld ausgeschüttet werden kann.“ Der Kunde behalte die volle Kontrolle, weil jedes Jahr Soll gegen Ist gestellt werde. Die Vema erledigt so gut wie alles für den Kunden: Dazu gehören unter anderem das Betreuen des Girokontos und der Darlehen, die Auswahl von Bodenbelägen bei Sanierungen, der Kontakt mit den Nachbarn, Juristisches, Objektbewertungen und das Aushandeln neuer Finanzierungskonditionen. Der Kunde muss keinen Finger rühren.

Sozialmieter und Giovanni Trapattoni
1989 hat die Vema mit einem Objekt und drei Mitarbeitern angefangen, heute beschäftigt das Unternehmen zwölf Mitarbeiter. In den letzten 20 Jahren hat die Vema mehr als 150 Mehrfamilienhäuser entwickelt. Insgesamt bewirtschaftet das Unternehmen etwa 1500 Einheiten. Die Zahl der Einheiten mag nicht sehr groß erscheinen, doch dieses Immobilienmanagement ist sehr viel aufwendiger als die herkömmliche Verwaltung. Die Aufgaben reichen Kaufmann zufolge von der Betreuung von Sozialmietern in unrenovierten Wohnungen bis hin zur intensiven Betreuung von Top-Mietern wie dem ehemaligen Trainer des VfB Stuttgart, Giovanni Trapattoni. Der Geschäftsführer hat einige Wohnungen im obersten Preissegment im Angebot, zum Beispiel 200-Quadratmeter-Wohnungen im Stuttgarter Westen, die 14 Euro Miete pro Quadratmeter kosten.

Never touch a running system?
Die Vema hatte seit 1991 mit der Verwaltungs-Software GES gearbeitet, die damals von der Deutschen Bau- und Boden Bank – heute Aareon – angeboten wurde. Zum Jahreswechsel 2008/2009 stellte das Verwaltungsunternehmen auf Powerhaus von CSI um. „Gründe für die Umstellung gab es viele“, führt Kaufmann aus: „Das schlechte Preis-Leistungsverhältnis, die veraltete MS-Dos-Basis, wodurch die Software kompliziert zu bedienen und einfach nicht mehr zeitgemäß war. Außerdem hatten wir das Gefühl, als Kunde nicht wichtig zu sein.“ So reifte die Entscheidung, den Anbieter zu wechseln. Kaufmann hat von Anfang an versucht, seine Mitarbeiter mit ins Boot zu holen. Die Entscheidung, die Software umzustellen, wurde gemeinsam gefällt. Und gemeinsam wurden dann die Präsentationen verschiedener Software-Anbieter begutachtet. Am Schluss hatte Kaufmann von allen ein „Ja“ für die Umstellung und ein „Ja“ für Powerhaus. Dennoch hatten Kaufmann und seine Mitarbeiter vor der Umstellung ein mulmiges Gefühl, im Hinterkopf die Administratorenweisheit “Never touch a running system“ – greife nie in ein funktionierendes EDV-System ein. „Wir hatten Befürchtungen, dass der Wechsel zu einem anderen Anbieter nicht funktioniert“, so Kaufmann. „Deshalb haben wir auch lange überlegt, ob wir überhaupt wechseln sollen.“

Problemlose Datenmigration
Die Vema hat sich für CSI entschieden, weil das Unternehmen flexibel ist und prompt auf Kundenwünsche reagiert, so Kaufmann. „Natürlich hat es beim Übergang von GES zu Powerhaus auch mal gehakelt, aber wir sind während dieser heiklen Zeit sehr gut betreut worden.“ CSI-Mitarbeiter seien teilweise täglich gekommen, um sicherzustellen, dass der Übergang am 31. Dezember 2008 auch richtig funktioniert. „Das hat uns von Anfang an die Sicherheit gegeben, dass der Übergang reibungslos funktioniert. Ich bin sehr zufrieden mit dem Wechsel, der uns längst nicht so viel Arbeit bereitet hat, wie wir gedacht haben“, ist Kaufmann froh. Auch der EDV-Verantwortliche, Thomas Eichmüller, ist zufrieden: „Powerhaus ist moderner und vielseitiger als unsere Vorgängersoftware.“ Vor allem lobt der Administrator die Schulungen und die Flexibilität von CSI: „Als wir kurzfristig vor Weihnachten dringend eine Schulung gebraucht haben, hat Stephan Haas von CSI trotz vollem Terminkalender auch das möglich gemacht.“ Die Migration der Daten nach Powerhaus war Eichmüller zufolge problemlos. „Der Software-Wechsel zum 1. Januar 2009 hat sehr gut funktioniert, auch die Bankverknüpfung hat auf Anhieb geklappt.“ Die Objekt- und Mieterkonten der Vema werden nach wie vor bei der Aareal Bank geführt. Über die Schnittstelle Aareal Account können die Buchungen direkt in die Buchhaltung von Powerhaus übernommen werden. Kaufmann: „Es war uns wichtig, dass sich für unsere Mieter nichts ändert, die Kontoverbindungen bleiben können. Die Verbindung zum Aareal Account funktioniert erstklassig.“

Mit der Objektverwaltung zur Zertifizierung
Früher hatte die Vema wegen der hohen Kosten nur vier Plätze mit der Verwaltungs-Software ausgestattet. Das hat dazu geführt, dass die Firma keinen einheitlichen Außenauftritt hatte. Kaufmann: „Jeder hatte seine eigenen Formbriefe, jedes Schreiben sah anders aus. Jetzt haben wir einheitliche Briefvorlagen, die auch gleich in der Software beim richtigen Mieter hinterlegt und archiviert werden. Dadurch sind wir organisatorisch sehr viel besser aufgestellt. Heute kann jeder Mitarbeiter von seinem Arbeitsplatz aus jeden Vorgang seines Kollegen übernehmen, wenn dieser zum Beispiel im Urlaub ist.“ Powerhaus ist Eichmüller zufolge sehr komplex und vielseitig. Kaufmann schätzt, dass er und seine Mitarbeiter heute, nach einem halben Jahr, wahrscheinlich erst 20 bis 30 Prozent der Powerhaus-Funktionen nutzen. Allerdings will der Geschäftsführer noch in diesem Jahr das Zusatzmodul Objektverwaltung einführen. Bis Ende des Jahres wird eine Ablauforganisation aufgebaut, um die Geschäftsprozesse zu standardisieren. „Wenn eine Wohnungsübergabe bevorsteht, klicke ich einfach ,Übergabe’ an, und schon führt das Programm mich Schritt für Schritt durch den Ablauf und stellt mir die benötigten Vordrucke zur Verfügung. Das minimiert das Fehlerrisiko und bereitet mein Unternehmen mit einer möglichen Zertifizierung auf die Zukunft vor“, ist Kaufmann sicher.