Datenschutz im Unternehmen – Diese Maßnahmen sind wichtig

Der Schutz sensibler Daten ist Pflicht für große und kleine Unternehmen. Rechtliche Vorgaben wie die DSGVO schreiben den Umgang mit Daten vor, doch auch das Kundenvertrauen basiert darauf. Erfolgreiche Hackerangriffe gefährden das gesamte Unternehmen, denn sowohl Kunden als auch Geschäftspartner setzen auf den Schutz ihrer persönlichen Daten. Welche Maßnahmen kleine, mittelständische und große Unternehmen umsetzen sollten, wird nachfolgend genauer beleuchtet.

Aktenvernichtung professionell und sicher erledigen

Unzählige Daten befinden sich nach wie vor auf Papier. Nach erfolgreicher Digitalisierung ist der Wunsch verständlich, Akten und Dokumente loszuwerden, um mehr Platz zu schaffen. Mit einer Aktenvernichtung sind Unternehmen auf der sicheren Seite, solange diese DSGVO-konform ist.

Auch wenn das Papier nicht mehr benötigt wird, enthält es immer noch sensible Kundendaten, Finanzdokumente oder Verträge. Die Entsorgung im Papierkorb ist nicht nur fahrlässig, sondern nicht erlaubt. Der kleine Büro-Reißwolf ist nicht in der Lage, ganze Lager zu leeren. Professionelle Dienstleister garantieren die korrekte Arbeit nach Vorgaben der DSGVO und nach DIN 66399.

Cyber-Sicherheit schützt digitale Daten

Die Grundprinzipien des Datenschutzes enden nicht beim Umzug aus der analogen Welt ins Netz. Hier sind die Gefahren noch umfassender, Cyberangriffe können ein Unternehmen im schlimmsten Fall vollständig ruinieren. Datenlecks sind ein Einfallstor für Kriminelle und gefährden das IT-System, aber auch die gesammelten Daten von Geschäftspartnern und Kunden.

In kleinen Betrieben fehlt die erfahrene IT-Abteilung, hier sind Mitarbeitende und Verantwortliche selbst für den Eigenschutz zuständig. Mit simplen Maßnahmen lässt sich präventiv gegen Gefahren vorgehen:

• Datenverschlüsselung bei Online-Ãœbertragungen

• Sensibilisierung der Mitarbeitenden für gute Passwörter

• Penetrationstests und Sicherheitschecks

• Sicherheitsupdates regelmäßig durchführen

• Firewalls auf dem neuesten Stand halten

Zahlenfolgen wie „12345“ sind nach wie vor beliebte Passwörter. Der Faktor Mensch spielt somit eine Hauptrolle, wenn es um den Datenschutz geht. Eine sichere Kombination aus Buchstaben und Zahlen enthält weder den eigenen Namen noch das Geburtsdatum. Unternehmen sollten nicht nur Aufklärung betreiben, sondern ihre Mitarbeiter zum regelmäßigen Passwortwechsel anhalten.

Zugriffsbeschränkungen sind wichtig

Nicht jeder braucht im Unternehmen Zugriff auf alles. Sensible Informationen sollten nur von jenen Personen abgerufen werden, die auch tatsächlich damit arbeiten. In einem Einzelhandelsbetrieb beispielsweise muss das Kassenpersonal keine Einsicht darauf haben, welche Entscheidungen die Finanzierungsabteilung trifft. Je mehr Menschen auf persönliche Daten von Kunden zugreifen können, desto höher sind die Risiken.

Die Etablierung von Benutzerrollen und Zugriffsrechten über das IT-System liefert keinen arbeitstechnischen Nachteil, dafür aber mehr Sicherheit im Unternehmen.

Datenschutz spielt auch unterwegs eine Rolle

Die Arbeit außerhalb der Büroräumlichkeiten spielt eine zunehmende Rolle und damit gewinnen auch mobile Endgeräte als Arbeitsgeräte an Bedeutung. Im Hinblick auf Datenschutz steigen die Herausforderungen, denn stationäre PCs sind anders gesichert als das Handy der Mitarbeiter.

Die Einführung von Dienstgeräten hilft dabei, privat und beruflich voneinander zu trennen. Smartphones, Tablets und auch Laptops sollten mit den gleichen Sicherheitsstandards ausgestattet sein, wie die IT im Unternehmen. Dazu kann bei Nutzung von öffentlichen WLAN-Netzwerken auch die Nutzung eines VPNs gehören. Es hilft dabei, Übertragungen von Daten zu verschlüsseln.