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Der erst Eindruck zählt – Kunden im Büro beeindrucken

Dass Kunden möglichst von einem Unternehmen beeindruckt sein sollen, ist natürlich klar. Meist wird dies durch das Produkt oder die Dienstleistung selbst erreicht. Oder zumindest die Präsentation dieser, durch Werbung oder Vorführung. Dabei wird jedoch häufig vergessen, dass der Gesamteindruck eines Unternehmens bei der Entscheidung für einen Kauf oder eine Zusammenarbeit in vielen Fällen ausschlaggebend ist. Das Unternehmen muss stand out & impress sein, also auffallen und beeindrucken. Und dabei ist häufig bereits der erste Eindruck ausschlaggebend. Dabei werden die Örtlichkeiten oftmals übersehen. Dabei ist das eigene Büro genau der richtige Ort um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.

Raumausstattung

Die Ästhetik eines Raums spielt beim ersten Eindruck eine übergeordnete Rolle. So sollte ein Büro natürlich in erster Linie gepflegt und modern aussehen. Dabei ist darauf zu achten, dass beispielsweise die Farbe an den Wänden nicht abplatzt und Teppiche regelmäßig gereinigt werden.

Doch nicht nur die Sauberkeit sagt einiges über ein Unternehmen aus. Auch die Einrichtung sollte mit Bedacht gewählt werden. Natürlich lässt sich über Geschmack streiten, allerdings gibt ein paar grundlegende Regeln, die es hier zu beachten gilt. So sollten die Farben der Möbel möglichst mit dem Unternehmens- oder Markenbranding übereinstimmen. Einzelne Büroräume sollten aufeinander abgestimmt sein. Zudem sollten Möbel und Dekor nicht überladen sein, sondern deutlich zeigen: Hier wird gearbeitet. Deshalb bieten sich funktionelle und elegante Ausstattungen, wie beispielsweise von bravour an.

Mitarbeiter

Häufig werden nur Rezeptionisten und eventuell die direkten Abteilungs-Mitarbeiter über den Besuch in Kenntnis gesetzt. Jedoch können Kunden durchaus auf dem Weg durch die Lobby oder zur Toilette mit anderen Angestellten in Kontakt treten. Dann sollte sichergestellt werden, dass diese sich von ihrer besten Seite zeigen und den Kunden mit ihrem Verhalten nachhaltig beeindrucken.

Eine E-Mail als Ankündigung, zusammen mit einem kurzen Briefing um wen es sich handelt, empfiehlt sich also. Vor allem bei wichtigen Kundenbesuchen die eventuell eine große Menge an Aufträgen mit sich bringen.

Höfliches und positives Auftreten sollten zwar an der Tagesordnung sein, aber auf Nummer sicher zu gehen, schadet hier garantiert nicht. So kann man seine Mitarbeiter also kurz vorher getrost auf die wichtigen Besucher hinweisen und eventuell an die richtigen Verhaltensweisen erinnern: Blickkontakt herstellen, lächeln, grüßen und hilfsbereit sein. Denn bereits diese kleinen Gesten können den gesamten Eindruck des Unternehmens beeinflussen.

Obst und Erfrischungen

Egal wie kurz das Meeting mit dem Kunden auch ist, eine Grundregel der Höflichkeit gebietet es, dem Besucher Erfrischungen anzubieten. Dabei sollte mindestens die Wahl zwischen Kaffee, Tee und Wasser bestehen. Vor allem bei längeren Zusammenkünften sollte darüber hinaus sichergestellt werden, dass auch angeboten wird, das Getränk aufzufüllen, oder zu einer anderen Erfrischung zu wechseln.

Zudem kann auch ein Korb mit frischem Obst im Büro einen positiven Eindruck hinterlassen. Denn das strahlt ein gewisses Gesundheitsbewusstsein aus und suggeriert zudem auch, dass man für den Kunden sorgt.

In diesem Zusammenhang kann man zudem Umweltbewusstsein vermitteln. So sollte beispielsweise Wasser nicht in Einwegbechern gereicht werden. Gläser oder Glasflaschen sehen außerdem auch eleganter aus. Dieser Faktor sollte auch bedacht werden, wenn es ein vollständiges Catering gibt. Denn Einweggeschirr ist nicht nur schlecht für die Umwelt, sondern erzeugt auch einen billigen Eindruck.

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