Desk Sharing mit der Haltian Empathic Building App

„Eine Homeoffice-Regelung mit einem flexiblen Arbeitstag pro Woche würde die jahresdurchschnittliche Büroauslastung auf knapp über 50 Prozent senken. Bei zwei flexiblen Tagen reduziert sich die mittlere Auslastung auf etwas weniger als 40 Prozent, bei drei Tagen auf rund 25 Prozent“, erklären die Analysten der genossenschaftlichen Bank.

Als Reaktion auf die Entwicklung hat das Unternehmen sich dazu entschieden, das innovative Bürokonzept Desk Sharing einzuführen. Dies soll etwa 20 Prozent der Schreibtische einsparen und dadurch die Bürokosten deutlich reduzieren. Doch was versteht man unter Desk Sharing und New Work eigentlich und wie kann das Bürokonzept in der Praxis umgesetzt werden?

Definition von Desk Sharing

Beim Bürokonzept Desk Sharing (auch bekannt als „Shared Desk“, „Flexdesk“, „Flexible Desk“ oder „Flexible Office“) haben Mitarbeiter keine festen Arbeitsplätze mehr. Die Organisationsform sieht stattdessen vor, dass Mitarbeiter bei ihrem Eintreffen im Büro aus den freien Schreibtischen flexibel ihren Arbeitsplatz auswählen.

Definition von New Work

New Work beschreibt ein neues Verständnis von Arbeit, das vor allem durch die Globalisierung und Digitalisierung geprägt ist. Zentral sind bei New Work vor allem Freiheit, Teilhabe an der Gemeinschaft und Selbständigkeit. Konkret bedeutet dies etwa, dass Mitarbeiter nicht mehr regelmäßig im Büro anwesend sind, sondern zum Beispiel aus dem Home-Office oder einem Coworking-Space in einer anderen Stadt oder sogar einem anderen Land arbeiten können. Es wird somit deutlich, dass New Work den Bedarf an festen Schreibtischen weiter reduzieren wird und somit das Desk Sharing für Unternehmen noch attraktiver macht.

Studie untersucht New Work und Desk Sharing

Im Rahmen des vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) geförderten Projekts „New Work“ hat das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (Fraunhofer IAO) Erfolgsfaktoren der neuen Arbeitsmodelle analysiert. Die zentrale Frage der Studie war: „Mit welchem Prozess, unter welcher Einbeziehung der Mitarbeitenden und Führungskräfte und mit welchem Veränderungsmanagement ist dies erfolgreich umsetzbar?“ Die dabei ermittelten Best Practices sowie die Erfahrungsberichte zahlreicher Unternehmen zeigen, dass es bei New Work und dem Bürokonzept Desk Sharing vor allem auf die Organisation ankommt.

Die Haltian Empathic Building Software

Die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) sowie Konzerne nutzen für die Organisation des Desk Sharing deshalb spezielle Softwarelösungen wie die Haltian Empathic Building App. Es handelt sich dabei um ein Buchungssystem, mit dem Mitarbeiter live von ihrem Smartphone oder Laptop einsehen können, welche Schreibtische im Büro noch verfügbar sind. Um schnell den gewünschten Arbeitsplatz zu finden, bietet die Empathic Building Software ihren Nutzern zudem die Möglichkeit, bevorzugte Räume oder Schreibtische zu kennzeichnen.

Auch aus unternehmerischer Perspektive ist Haltian Empathic Building interessant, weil die einfach zu nutzende Desk Sharing App es ermöglicht, die Auslastung der Schreibtische detailliert zu dokumentieren und zu analysiere. Die dabei gewonnenen Informationen helfen dem Büromanagement dabei, einen Überblick über den Bedarf an Schreibtischen zu behalten und auf Veränderungen und Trends schnell zu reagieren. Die von Spieleentwicklern entwickelte Software kann zudem in MS Teams und Office 365 integriert werden und fügt sich somit nahtlos in die bereits vorhanden Softwarelandschaft ein.