DGAP-Media: SGH Service AG: SGH unterstützt elektronischen Rechnungsprozess der SGS Gruppe Deutschland

SGH Service AG / Schlagwort(e): Unternehmen

14.10.2010 10:49
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Automatisierte Dokumentenservices und elektronischer Rechnungsaustausch
schaffen Freiräume für das Kerngeschäft

Hildesheim – Die SGS Gruppe Deutschland führt für ihre Kunden
Qualitätsdienstleistungen durch. Um sich auf diese eigenen Kernkompetenzen
konzentrieren zu können, hat SGS bereits auf elektronische
Rechnungsprozesse umgestellt. Das Auslagern des Verarbeitens von
Eingangsrechnungen an die SGH Service AG verschafft zusätzliche Freiräume.
Seit Jahresmitte 2010 digitalisiert die SGH diese Belege und stellt sie SGS
elektronisch zur Verfügung. Parallel dazu stellt SGH die Lieferanten der
SGS auf elektronischen Rechnungsversand um. Die SGH ist ein auf dem
deutschen Markt führender Spezialist für elektronische Dokumentenservices.

Mitarbeiter der SGS scannten bisher 70.000 Belege pro Jahr selbst oder
erfassten und prüften sie manuell. Erst dann verarbeiteten sie die
Rechnungsdaten automatisiert. Dieser Prozess war sehr arbeitsaufwendig und
nur mitÜberstunden zu bewältigen. Die SGS entschied sich daher für die
Vergabe des Belegmanagements an einen Dienstleister und das Umstellen auf
elektronischen Rechnungsaustausch.

SGS sondierte gründlich den Markt und wählte die SGH Service AG als
Dienstleister. Das Verständnis für die internen Prozesse gab den Ausschlag
für die Entscheidung. Die SGH konnte sofort die Prozesse von SGS
nachbilden. Sie scannt nun die Eingangsbelege, erfasst die Daten und
transferiert sie im XML-Formatüber eine Schnittstelle zu SGS. Die
gescannten Bilder fügt sie im TIF-Format bei. Dieses Verfahren reduziert
den Zeitaufwand und schafft eine höhere Transparenz bei den Kosten. Die
Abrechnung erfolgt pro Beleg. Fixkosten werden in variable Kosten
umgewandelt.

SGS legt höchsten Wert auf sicherheitsrelevante Faktoren wie Qualität und
Datenschutz. Die Entscheiderüberzeugten sich daher persönlich davon: Das
Personal der SGH ist gut geschult und ausschließlich auf das Bearbeiten von
Dokumenten spezialisiert. Der gesamte Verarbeitungsprozess unterliegt
ständigen Qualitätskontrollen. SGH-Mitarbeiterüberprüfen beim Vorbereiten
alle Belege auf Unversehrtheit. Die Qualität des Scannens untersuchen sie
stichprobenartig und die Plausibilität kontinuierlich beim Verifizieren der
gescannten Daten. Qualifiziertes Personal kontrolliert beim Nacherfassen
noch einmal alle extrahierten Rechnungsdaten. Das verbessert die
Datenqualität. Sie ist vertraglich geregelt und durch Service Level
definiert.

Gerrit Hoppen, Vorstand der SGH, freut sich: –Wir konnten unseren Kunden
SGSüberzeugen, uns seine sensiblen Daten anzuvertrauen. Bei der SGH sind
das Wahren des Postgeheimnisses, das Einhalten des Datenschutzes sowie
absolute Vertrauenswürdigkeit selbstverständlich. Unser Kunde muss die
Rechnungen jetzt nur noch buchen. Das aufwendige Abtippen entfällt und das
Verifizieren der Datenübernehmen wir.–

SGS– Ziel ist der Empfang von elektronischen Rechnungen. Das Umstellen der
Lieferantenübernimmt die SGH parallel. Die Lösung SGH-Viper ist schnell
und ohne den Eingriff in bestehende Systeme, Abläufe und Strukturen
einsatzbereit. Lieferanten installieren den SGH-Viper-Connector wie einen
Druckertreiber. Anstatt die Rechnung auf Papier auszudrucken, wird ein
verschlüsselter Datenstrom zur SGHübertragen. Hier erhält das Dokument
eine qualifizierte elektronische Signatur. Gleichzeitig entsteht ein
Datensatz, der analog zu den extrahierten Daten aus den Papierbelegen in
das Buchhaltungssystem von SGS einfließt. Die Daten sind jederzeit online
verfügbar. Einem vernetzten Arbeiten steht somit nichts im Wege.

Die SGH Service AG
Die SGH Service AG ist ein auf dem deutschen Markt führender Anbieter für
Outsourcing im Rechnungswesen. Das 1990 gegründete Unternehmen ist auf die
automatisierte Rechnungsverarbeitung, den elektronischen Rechnungsaustausch
und die technische Zentralregulierung spezialisiert. Der Dienstleister
betreut branchenübergreifend Kunden aus Industrie, Handel und
Dienstleistung sowie Verbundgruppen. www.sgh-net.de

Die SGS Gruppe
Prüfen, testen, verifizieren und zertifizieren – die SGS Gruppe ist das
weltweit führende Unternehmen auf diesen Gebieten. Das Unternehmen ist mit
mehr als 59.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und 1.000 Niederlassungen
inüber 140 Ländern auf jedem Kontinent vertreten. Die SGS setzt Standards
bei Inspektions- undÃœberwachungsdiensten im internationalen Handel, bei
Industriegütern, in der Agrar-, der Rohstoff- und der Konsumgüterindustrie.
SGS ist für Hersteller und Händler tätig, für Regierungen und
Organisationen, für Lieferanten und Konsumenten. Für mehr Sicherheit und
Qualität, neutral und unabhängig. Seit 1920 existiert SGS in Deutschland.
Hauptsitz ist in Taunusstein (Frankfurt/M). Von Nord bis Süd, von Ost bis
West ist SGS bundesweit präsent: in 34 Niederlassungen und Laboren sind
rund 2,600 Mitarbeiter beschäftigt. www.sgs.com

Mirja Weinert, SGH Service AG, Daimlerring 51, 31135 Hildesheim, Tel.:
(05121) 7646-712, Fax.: (05121) 7646-611, E-Mail: m.weinert@sgh-net.de

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