Diese Fallen lauern bei Business-Messenger-Projekten

München, 6. August 2019 – Die fünf größten Herausforderungen bei der Einführung eines Business-Messengers und wie sich diese erfolgreich meistern lassen, beschreibt das Brabbler-Team.

Weniger formelle Sprache und dafür ein effizienterer Austausch mit schnelleren Ergebnissen: diesen großen Vorteil versprechen Messenger gegenüber der E-Mail. Vom kurzen und präzisen Informationsaustausch wollen zunehmend auch Unternehmen profitieren und führen deshalb spezielle Business-Messenger ein. Der Erfolg dieser Projekte steht und fällt aber mit der Akzeptanz der Mitarbeiter. Die Brabbler AG, Spezialist für vertrauliche digitale Kommunikation, zeigt auf, welche Fehler Unternehmen erfahrungsgemäß vermeiden sollten, um diese Akzeptanz nicht zu gefährden.

1. Mangelnde Vorbereitung.
Führt ein Unternehmen einen Messenger ein, ohne seinen Mitarbeitern die Gründe dafür vorab klar zu kommunizieren, kann es damit auf große Widerstände stoßen. Ein ähnlicher Effekt tritt ein, wenn sie das neue Tool einfach vorgesetzt bekommen und keine Möglichkeit zur umfassenden Einarbeitung erhalten. Deshalb sollten Unternehmen einen Change-Prozess aufsetzen, der die Mitarbeiter noch vor dem Ausrollen des Messengers in die geplanten Veränderungen einbezieht.

2. Angst vor Fehlern.
Ein neues Tool bringt viele neue Möglichkeiten mit, aber welche davon dürfen wirklich genutzt werden? Wissen die Mitarbeiter nicht, was gewünscht ist, gehen sie möglicherweise nur zaghaft ans Werk – weil sie befürchten, etwas falsch zu machen. In der Praxis hat es sich deshalb bewährt, einige wenige Regeln für den Gebrauch des Messengers zu kommunizieren und die Mitarbeiter ansonsten proaktiv zum freien Ausprobieren zu ermutigen.

3. Zu wenig Präsenz.
Nach dem Ausrollen des Messengers droht die Gefahr, dass er wieder aus dem Bewusstsein der Mitarbeiter verschwindet und sie in alte Verhaltensweisen zurückfallen, sprich: jedes Mal automatisch wieder ihr E-Mail-Postfach öffnen, wenn sie etwas kommunizieren möchten. Deshalb sollte das neue Tool für sie immer präsent sein. Das lässt sich etwa erreichen, indem er standardmäßig in den Autostart gesetzt wird, oder wenn Desktop-Notifications zum Einsatz kommen.

4. Messaging nicht vorleben.
Damit das Messaging von Anfang an Teil des beruflichen Alltags der Mitarbeiter ist, sollte es zudem im Unternehmen vorgelebt werden. Hilfreich sind hier „Sponsoren“ unter den Mitarbeitern, die das Tool mit Begeisterung nutzen und ihre Kollegen damit animieren, es ihnen gleichzutun. Idealerweise sind unter diesen Sponsoren auch Vertreter des obersten Managements, die vom Start weg auf die eine oder andere E-Mail verzichten und ihre Anliegen stattdessen via Messenger verbreiten.

5. Unzureichender Support.
Wird den Mitarbeitern kein richtiger Support zur Seite gestellt, rächt sich das ebenfalls. Unternehmen sollten einen verständnisvollen First-Level-Support sicherstellen, der bei Problemen und Fragen sofort unterstützen kann. Dann können die Mitarbeiter eine steile Lernkurve durchlaufen, fühlen sich beim Erkunden und Einsetzen des neuen Tools gut begleitet, entwickeln von selbst einen verantwortungsvollen und effizienten Umgang damit und nutzen es mit hoher Motivation.

„Die tollsten Innovationen bringen herzlich wenig, wenn sie nicht angenommen werden“, sagt Fabio Marti, Director Business Development bei Brabbler. „Auch Business Messenger haben es hier oft schwer, weil der Wandel in der digitalen Kommunikation sich erst nach und nach aus dem privaten Umfeld in den Arbeitsalltag ausbreitet. Deshalb ist es für Unternehmen entscheidend, ihre Mitarbeiter von Anfang an mitzunehmen und zur Nutzung des Messengers zu animieren. Die Produktivitäts- und auch Sicherheitsvorteile gegenüber der E-Mail sind nämlich beträchtlich und sollten nicht leichtfertig verschenkt werden.“

Diese Presseinformation und das Bild in höherer Auflösung können unter www.pr-com.de/brabbler abgerufen werden.