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Digitales Einreichen von Dokumenten wird gut angenommen

Damit Bürgerinnen und Bürger behördenseitig benötigte Unterlagen sicher digital einreichen können, entwickelte das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) die ?Unterlagen App?, kurz ?Ula? genannt. Diese Applikation nutzt der Kreis Minden-Lübbecke seit dem 01.07.2020 produktiv im Jobcenter (wir berichteten). Zielsetzung ist es, das Papieraufkommen in der Behörde zu minimieren, den damit verbundenen Scanaufwand zu reduzieren und einen elektronischen Kanal im Sinne des OZG zu schaffen.

Die krz Ula ermöglicht es den Anwendenden seither, via mobilem Endgerät, Dokumente auf digitalem Wege einzureichen. Voraussetzung dafür ist ein Informationsschreiben der entsprechenden Behörde, auf dem ein spezieller QR-Code aufgebracht ist. Dieser enthält die notwendigen Daten für die technischen Hintergrundprozesse. Die App kann komfortabel aus dem App-Store geladen werden. Nach Scan des QR-Codes kann der Anwender orts- und zeitunabhängig direkt loslegen und Unterlagen elektronisch einreichen. Über eine technische Verarbeitungskette gelangen die Dokumente direkt in die digital geführten Akte der Behörde.

Sören Staas, der Amtsleiter für Digitalisierung und Informationstechnik im Kreis Minden-Lübbecke, blickt zufrieden auf das vergangene Jahr zurück: ?Wir waren seit Beginn der Entwicklung von der Lösung überzeugt und sehen uns durch die hohe Zahl der Downloads und die stetig steigende Zahl der Einreichungen bestätigt. Darüber hinaus stehen wir im laufenden Austausch mit dem Entwicklerteam im krz Lemgo, bringen vor dem Hintergrund weiterer Digitalisierungsprojekte Ideen ein und berücksichtigen natürlich auch das Feedback von Anwenderinnen und Anwendern. Die App wurde mit dem Jobcenter gemeinsam entwickelt, soll aber nun integraler Bestandteil in weiteren Verwaltungsbereichen werden, in denen trotz aller Digitalisierungsbestrebungen Dokumente manuell einzureichen sind. Ich danke dem krz Lemgo für die hervorragende Zusammenarbeit in diesem Projekt und freue mich auf die nächsten Entwicklungsschritte.?

Seit dem 01.07.2020 hat sich einiges getan: So wurden sämtliche Texte der ?Ula? durch den Kreis Minden-Lübbecke in mehrere Sprachen übersetzt. Auch eine Notizfunktion für die Einreichenden wurde geschaffen. Weiterhin wurde der FAQ-Bereich ausgestaltet, um die gängigsten Fragen der Endanwender/innen direkt in der App zu beantworten.

Die nah an den Endanwendern programmierte Applikation kommt jedenfalls an: Knapp 8000 Einreichungen seit Anbeginn dieses Jahres konnten über die Ula verzeichnet werden. Und seit Produktivsetzung wurde die Ula über 4000 Mal aus den gängigen App-Stores heruntergeladen, hierbei wird die App im Apple Store mit 4,6 von 5 Sternen sehr gut bewertet. In den kontaktlosen Zeiten steigt die Tendenz der digitalen Einreichungen weiter an.

Weitere Verwaltungsvorgänge, die mithilfe der Ula digital abgebildet werden sollen, stehen schon in den Startlöchern. Zudem entwickelt das krz derzeit eine Verwaltungsplattform für die Unterlagen App, die das Administrieren noch einfacher machen soll. ?Die Unterlagen App findet definitiv Anklang. Gerade in Zeiten der Pandemie ist solch eine Applikation gefragter denn je. Der Reiseaufwand entfällt und der Einreichungsvorgang ist intuitiv und komfortabel?, resümiert Projektleiterin Irina Fuchs final.

Der ostwestfälische Service-Provider

Das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) in Lemgo wurde 1971 gegründet und ist seit 1972 Informatik-Dienstleister der Kreise Minden-Lübbecke, Herford und Lippe sowie von inzwischen allen 36 Städten und Gemeinden aus diesen Kreisgebieten und der Stadt Nieheim. Direkt oder indirekt werden über 11,5 Mio. Einwohner in NRW mit Services des krz betreut.

Als kommunaler Zweckverband besitzt das krz den Status einer Körperschaft des öffentlichen Rechts. Zu den traditionellen Aufgaben zählen unter anderem die Entwicklung, Einführung und Wartung klassischer Kommunalanwendungen.Das krz hält für seine Kunden ein reichhaltiges Angebot an Software-Applikationen (Verfahren) und Dienstleistungen (Beratung, Schulung, Installation, Wartung und Support) bereit.

Um ihre Leistungen im technischen Bereich zu bündeln und zum Nutzen ihrer Verbandsmitglieder wirtschaftlicher zu erbringen, haben das krz und die GKD Paderborn einen gemeinsamen Zweckverband, die Ostwestfalen-Lippe-IT (OWL-IT), gegründet. Die OWL-IT hat die Aufgabe, für ihre Verbandsmitglieder Dienstleistungen im Bereich der technikunterstützten Informationsverarbeitung in dem Geschäftsfeld Rechenzentrum durchzuführen – d. h. Beschaffung und Betrieb der technischen Infrastruktur, der Netze, der Netzwerktechnik einschließlich der zum Betrieb notwendigen Sicherheitsarchitektur sowie der Annextätigkeiten im Rahmen der Bereitstellung der technischen Infrastruktur.

Das krz ist bekannt für einen ausgeprägten Datenschutz sowie eine höchstmögliche Datensicherheit und ist der erste kommunale IT-Dienstleister mit der BSI-Zertifizierung (ISO 27001).

Über 300 engagierte und qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind Garant für die Umsetzung der Unternehmensziele.

Das krz unterstützt etwa 8.000 PC-Arbeitsplätze mit rund 10.500 Geräten in den Verwaltungen des Verbandsgebietes. Über die Mitglieder hinaus nehmen mehr als 600 weitere Kunden aus dem kommunalen Umfeld Dienstleistungen des krz in Anspruch. Unter dem Motto „krz – Kunden rundum zufrieden“ ist das krz für seine Geschäftskunden ein zuverlässiger Partner.

Ebenso stehen dem krz aufgrund seiner Mitgliedschaften in der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der kommunalen IT-Dienstleister – VITAKO e. V. und im KDN, der Leistungsgemeinschaft von Kommunen, Landkreisen und Datenzentralen in NRW, starke Partner zur Seite, um Synergieeffekte optimal zu nutzen.

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