Digitalisierung in der Gemeindeverwaltung

Fotoquelle: Janine Kuhnert
 

Als die Verwaltung der Insel Poel sich dazu entschied, die Personalabrechnung für die 45 Beamten, Angestellten und Aushilfen, die an unterschiedlichen Standorten für die Verwaltung tätig sind, outzusourcen, hatte sie vor allem die Verlässlichkeit der Abrechnungen im Kopf. Der Umzug der Daten ins Rechenzentrum dauerte gerade mal vier Stunden und hat sich für die Gemeinde schnell in puncto Zeit und Kosten rentiert. Über das Outsourcing machte sich die Verwaltung unabhängig von Krankheit und Urlaub der Mitarbeiter im Personalwesen und reduzierte das Ausfallrisiko. Dass man auch gleichzeitig erheblich an Kosten und Zeit einsparen würde, war ein ungeahnter, aber willkommener Faktor.

In der Personalabrechnung müssen der unterschiedliche Beschäftigungsstatus der Mitarbeiter, die daraus resultierenden separaten Abrechnungszeiträume, die verschiedenen Standorte mit eigenen Betriebsnummern und Lohnsteueranmeldungen berücksichtigt werden. Angst, die Daten in fremde Hände zu geben, hatte die Personalabteilung keine: Der Dienstleister J.M. software solutions und auch sein Rechenzentrum sitzen beide in Deutschland und die Personalabrechnung erfolgt über eine seit Jahren zertifizierte und geprüfte Software. Zudem arbeitet die Insel Poel bereits seit vielen Jahren mit JM zusammen und kann sich auf ihren IT-Partner verlassen: ?Egal, wie kurzfristig ich noch Änderungen für die Personalabrechnung habe, meine Ansprechpartner sind immer erreichbar. Das ist im Outsourcing auch Grundvoraussetzung.?, weiß Dunja Eggert aus der Personalverwaltung zu berichten.

Die Personalverantwortliche gibt die Daten aus der Zeiterfassung, Sonderzahlungen, Zuschläge, Krankheitstage etc. elektronisch und verschlüsselt an ihren Ansprechpartner bei JM weiter. Die Daten können in Form von einer Excel- oder Word-Datei oder einfach nur per E-Mail weitergegeben werden; so, wie es die in der Gemeinde eingesetzten Lösungen für Zeiterfassung, Dokumentenmanagement etc. hergeben und es für den jeweiligen Sachbearbeiter am einfachsten ist. Denn das Einpflegen in die Personalabrechnungs-Software übernimmt der Dienstleister J.M. software solutions für den Kunden.

Das outgesourcte Personalwesen generiert eine verschlüsselte Archivdatei mit allen Abrechnungen, Berichten und Zahlungsdateien und übermittelt die Daten automatisch an das Finanzamt, die Zusatzversorgungskasse (ZVK), die Krankenkasse und im Bedarfsfall an externe Prüfer. Mithilfe einer DLS-Schnittstelle erfolgt die Datenübermittlung also zwischen allen Parteien komplett digital. Für die Verantwortliche der Personalabrechnung ergeben sich daher eine Reihe von Vorteilen: ?Alleine im Bereich der Personalabrechnung spart mir das ca. 8 – 9 Stunden Arbeit jeden Monat. Rechne ich das Belegwesen hinzu, komme ich vermutlich auf 2 volle Arbeitstage, die ich nun für das Personalwesen oder andere Verwaltungsaufgaben verwenden kann. Aber wir sparen nicht nur Zeit, sondern auch Kosten: Für das, was wir für das Rechenzentrum bezahlen, könnten wir die Leistung nicht inhouse abbilden?.

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