Digitalisierung schafft Mehrwert für Unternehmensarchive – was Verantwortliche jetzt beachten sollten

Die Digitalisierung hält immer stärker Einzug in
unterschiedliche Unternehmensbereiche. Mitarbeiter tauschen sich in
sozialen Netzwerken aus, künstliche Intelligenz wird immer stärker
ein Teil der Arbeitswelt und kollaboratives Arbeiten rund um den
Globus mehr und mehr zur Realität. Auch für Unternehmensarchive
bietet die Digitalisierung Chancen, zu mehr Wertschöpfung innerhalb
von Unternehmen beizutragen. Durch eine Modernisierung von
Unternehmensarchiven werden Inhalte zugänglicher, der Wissenstransfer
wird verbessert und die Firmenhistorie kann in die
Unternehmenskommunikation integriert werden. Da im Zuge der
Digitalisierung die Anzahl der elektronischen Dokumente stetig
steigt, muss sich jedes Unternehmen mit dem Thema Datensicherung
auseinandersetzen. Digitale Langzeitarchivierung ist also eine
Notwendigkeit, um auch im digitalen Zeitalter eine effiziente und
schnelle Datensicherung gewährleisten zu können.

Wie Unternehmensarchive den Wissenstransfer im Unternehmen
verbessern

In Unternehmensarchiven werden Dokumente gesichert, die über
interne Arbeitsprozesse und projektbezogene Vorgehensweisen
Aufschluss geben. Unternehmensarchive fungieren deshalb als große
Wissensspeicher, die durch neue Infrastrukturen effizienter genutzt
werden können. Die Distribution der Inhalte gestaltet sich schneller,
einfacher und zielgerichteter, weswegen ein modernes
Unternehmensarchiv hinsichtlich eines effizienten Wissenstransfers
einen wichtigen Baustein darstellt. Carmen Russo, Archiv- und
Digitalexpertin der D+S 360° Media World, erklärt: „Wissensmanagement
ist heute ein wichtiger Wettbewerbsfaktor für Unternehmen. Dabei geht
es nicht nur um das Wissen der Mitarbeiter, sondern auch um den
Zugang zu Wissen. Archive können hier zu einer wichtigen
Schnittstelle im Unternehmen werden, denn sie kennen sich mit dem
Dokumentieren, Katalogisieren, Aufbereiten und Bewerten von Inhalten
aus.“

Mit Unternehmensarchiven die Identität stärken

Für die Kommunikation eines Unternehmens ist das Archiv ein wahrer
Schatz. Mit historischem Material, das digital aufbereitet wurde,
lassen sich Social-Media-Plattformen ebenso bespielen wie die
Unternehmenshomepage oder das Intranet, um so die Identität und
Herkunft des Unternehmens zu stärken. Gleichzeitig können durch
Geschichtskommunikation die Markenbildung unterstützt, gemeinsame
Werte innerhalb der Belegschaft transportiert und das Vertrauen bei
Konsumenten gestärkt werden.

Unternehmensarchive müssen in moderne Infrastruktur investieren

Mit der Digitalisierung bietet sich für die Verantwortlichen die
große Chance, die Funktion von Unternehmensarchiven konzeptionell neu
aufzustellen und diese als festen Bestandteil in die
Wertschöpfungskette eines Unternehmens zu integrieren. Unternehmen
sollten sich deshalb mit den Möglichkeiten der Digitalisierung im
Archivwesen vertraut machen. Hierbei können Digital- und
Archivexperten Unternehmen unterstützen, indem sie Unternehmen
Lösungen und Perspektiven aufzeigen.

Thesen zu der Entwicklung des Archivwesens finden Sie unter:
www.your-archive.de

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