Dokumente digital einreichen

Der Kreis Minden-Lübbecke ist eine von deutschlandweit 104 Optionskommunen. Das bedeutet, dass dort die Arbeitsvermittlung genauso in eigener Regie durchgeführt wird, wie die Gewährung von Leistungen zur Sicherung des Lebensunterhaltes nach dem SGB II.

Derzeit haben rd. 21.000 Menschen in durchschnittlich 10.000 Bedarfsgemeinschaften (Familien oder Einpersonenhaushalte) Anspruch auf Leistungen der Grundsicherung nach dem SGB II. Darüber hinaus werden bei Bedarf auch Leistungen für Bildung und Teilhabe für Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene erbracht.

Zur Ermittlung der Leistungshöhe sind von den Anspruchsberechtigten teilweise sehr viele Unterlagen einzureichen. Einkommens- und andere Nachweise sind regelmäßig vorzulegen.

Diese Unterlagen nimmt das Jobcenter des Kreises seit dem 1.7.2020 auch digital entgegen und hat hierfür vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) eine Smartphone-App?entwickeln lassen, die in den gängigen App-Stores zur Verfügung steht. Personen, die sich im laufenden Leistungsbezug befinden, können vom Jobcenter einen so genannten QR-Code erhalten. Wird dieser in der App registriert, können Unterlagen abfotografiert oder aus der Galerie übernommen und direkt eingereicht werden. Sie werden unmittelbar durch automatisierte Prozesse in der digital geführten Akte der Bedarfsgemeinschaft abgespeichert. Die einreichende Person erhält hierüber eine Bestätigung und kann auf dem Smartphone nachvollziehen, wann welche Unterlagen eingereicht wurden.

Die App?wurde nach einer Idee des Kreises Minden-Lübbecke vom ostwestfälischen IT-Dienstleister entwickelt, dort werden auch das IT-Verfahren des Jobcenters und die digitale Aktenlösung gehostet.

?Wir haben im Jobcenter seit jeher ein sehr hohes Papieraufkommen und hierdurch einen ebenfalls hohen personellen Scanaufwand. Deshalb sind wir mit der Idee einer digitalen App-Lösung an das krz herangetreten. Schon nach kurzer Zeit konnten wir den ersten Prototyp eingehend sehen und ausprobieren. Die agile Herangehensweise des krz hat uns hierbei viel Zeit und Aufwand erspart, jeder Entwicklungsschritt konnte von uns getestet und bewertet werden. Unser Feedback ist dann unmittelbar in die Weiterentwicklung eingeflossen.?

Mit der Produktivsetzung zum 1.7.2020 können nun die Hilfeempfängerinnen und Hilfeempfänger im Kreis Minden-Lübbecke ganz einfach und schnell Ihre Unterlagen einreichen, ohne dafür extra im Jobcenter vorstellig werden zu müssen. Der Datenschutz wird dabei ebenso berücksichtigt wie die modernen Nutzungsgewohnheiten auf den mobilen Geräten?, loben Yasmin Glabach (Jobcenter) und Sören Staas (Digitalisierung, IT) vom Kreis Minden-Lübbecke die Lösung des ostwestfälischen IT-Dienstleisters.

So können nicht nur Fahrtwege oder Portokosten vermieden werden, auch wird dadurch die Bearbeitung beschleunigt und letztlich das Papieraufkommen im Jobcenter reduziert. Das digitale Einreichen der Unterlagen führt außerdem zu einer medienbruchfreien und direkten revisionssicheren Ablage.

Der Kreis Minden-Lübbecke ist Gründungsmitglied und arbeitet in vielen Bereichen erfolgreich mit dem krz zusammen. Aktuelle Schwerpunkte setzen hier u.a. die digitale Aktenführung und die Entwicklung von Onlineservices.

Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz)

Der ostwestfälische Service-Provider

Das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) in Lemgo wurde 1971 gegründet und ist seit 1972 Informatik-Dienstleister der Kreise Minden-Lübbecke, Herford und Lippe sowie von inzwischen allen 36 Städten und Gemeinden aus diesen Kreisgebieten und der Stadt Nieheim. Direkt oder indirekt werden über 11,5 Mio. Einwohner in NRW mit Services des krz betreut.

Als kommunaler Zweckverband besitzt das krz den Status einer Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Zu den traditionellen Aufgaben zählen unter anderem die Entwicklung, Einführung und Wartung klassischer Kommunalanwendungen. Um dem hohen Anspruch gerecht zu werden, hält das krz für seine Kunden ein reichhaltiges Angebot an Software-Applikationen (Verfahren), Netzwerktechnik, Arbeitsplatz- und Server-Hardware und Dienstleistungen (Beratung, Schulung, Installation, Wartung und Support) bereit. Das krz ist bekannt für einen ausgeprägten Datenschutz sowie eine höchstmögliche Datensicherheit und ist der erste kommunale IT-Dienstleister mit der BSI-Zertifizierung (ISO 27001).

Über 300 engagierte und qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, von der Verwaltungsfachkraft bis hin zum Technik-Experten, sind Garant für die Umsetzung der Unternehmensziele. Das krz unterstützt etwa 8.500 PC-Arbeitsplätze mit rund 10.850 Geräten in den Verwaltungen des Verbandsgebietes. Über die Mitglieder hinaus nehmen noch mehr als 600 weitere Kunden aus dem kommunalen Umfeld Dienstleistungen des krz in Anspruch. Der Servicedienst und die Hotline sorgen für eine Datenverfügbarkeit von nahezu 100 %.

Unter dem Motto “krz – Kunden rundum zufrieden” ist das krz für seine Geschäftskunden ein zuverlässiger Partner. Ebenso stehen dem krz aufgrund seiner Mitgliedschaften in der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der kommunalen IT-Dienstleister – VITAKO e. V. und im KDN, der Leistungsgemeinschaft von Kommunen, Landkreisen und Datenzentralen, starke Partner zur Seite, um Synergieeffekte optimal zu nutzen.

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